Как работать в ехеле. Создание формул в Excel. Использование текста в формулах

Во второй части цикла Excel 2010 для начинающих вы научитесь связывать ячейки таблиц математическими формулами, добавлять строки и столбцы к уже готовой таблице, узнаете о функции автозаполнения и многое другое.

Введение

В первой части цикла «Excel 2010 для начинающих» мы познакомились с самыми азами программы Excel, научившись в ней создавать обычные таблицы. Строго говоря, дело это нехитрое и конечно возможности этой программы намного шире.

Основное преимущество электронных таблиц состоит в том, что отдельные клетки с данными можно связать между собой математическими формулами. То есть при изменении значения одной из связанных между собой ячеек, данные других будут пересчитаны автоматически.

В этой части мы разберемся, какую же пользу могут принести такие возможности на примере уже созданной нами таблицы бюджетных расходов, для чего нам придется научиться составлять простые формулы. Так же мы познакомимся с функцией автозаполнения ячеек и узнаем, каким образом можно вставлять в таблицу дополнительные строки и столбцы, а так же объединять в ней ячейки.

Выполнение базовых арифметических операций

Помимо создания обычных таблиц, Excel можно использовать для выполнения в них арифметических операций, таких как: сложение, вычитание, умножение и деление.

Для выполнения расчетов в любой ячейке таблицы необходимо создать внутри нее простейшую формулу , которая всегда должна начинаться со знака равенства (=). Для указания математических операций внутри формулы используются обычные арифметические операторы:

Например, давайте представим, что нам необходимо сложить два числа - «12» и «7». Установите курсор мыши в любую ячейку и напечатайте следующее выражение: «=12+7». По окончании ввода нажмите клавишу «Enter» и в ячейке отобразится результат вычисления - «19».

Чтобы узнать, что же на самом деле содержит ячейка - формулу или число, - необходимо ее выделить и посмотреть на строку формул - область находящуюся сразу же над наименованиями столбцов. В нашем случае в ней как раз отображается формула, которую мы только что вводили.

После проведения всех операций, обратите внимание на результат деления чисел 12 на 7, который получился не целым (1,714286) и содержит довольно много цифр после запятой. В большинстве случаев такая точность не требуется, да и столь длинные числа будут только загромождать таблицу.

Чтобы это исправить, выделите ячейку с числом, у которого необходимо изменить количество десятичных знаков после запятой и на вкладке Главная в группе Число выберите команду Уменьшить разрядность . Каждое нажатие на эту кнопку убирает один знак.

Слева от команды Уменьшить разрядность находится кнопка, выполняющая обратную операцию - увеличивает число знаков после запятой для отображения более точных значений.

Составление формул

Теперь давайте вернемся к таблице бюджетных расходов, которую мы создавали в первой части этого цикла.

На данный момент в ней зафиксированы ежемесячные личные расходы по конкретным статьям. Например, можно узнать, сколько было истрачено в феврале на продукты питания или в марте на обслуживание автомобиля. А вот общие ежемесячные расходы здесь не указаны, хотя именно эти показатели для многих являются самыми важными. Давайте исправим эту ситуацию, добавив внизу таблицы строчку «Ежемесячные расходы» и рассчитаем ее значения.

Чтобы посчитать суммарный расход за январь в ячейке B7 можно написать следующее выражение: «=18250+5100+6250+2500+3300» и нажать Enter, после чего вы увидите результат вычисления. Это является примером применения простейшей формулы, составление которой ничем не отличается от вычислений на калькуляторе. Разве что знак равно ставится вначале выражения, а не в конце.

А теперь представьте, что при указании значений одной или нескольких статей расходов вы допустили ошибку. В этом случае, вам придется скорректировать не только данные в ячейках с указанием расходов, но и формулу вычисления суммарных трат. Конечно, это очень неудобно и поэтому в Excel при составлении формул часто используются не конкретные числовые значения, а адреса и диапазоны ячеек .

С учетом этого давайте изменим нашу формулу вычисления суммарных ежемесячных расходов.

В ячейку B7, введите знак равно (=) и… вместо того, чтобы вручную вбивать значение клетки B2, щелкните по ней левой кнопкой мыши. После этого вокруг ячейки появится пунктирная выделительная рамка, которая показывает, что ее значение попало в формулу. Теперь введите знак «+» и щелкните по ячейке B3. Далее проделайте тоже самое с ячейками B4, B5 и B6, а затем нажмите клавишу ВВОД (Enter), после чего появится то же значение суммы, что и в первом случае.

Выделите вновь ячейку B7 и посмотрите на строку формул. Видно, что вместо цифр - значений ячеек, в формуле содержатся их адреса. Это очень важный момент, так как мы только что построили формулу не из конкретных чисел, а из значений ячеек, которые могут со временем изменяться. Например, если теперь поменять сумму расходов на покупку вещей в январе, то весь ежемесячный суммарный расход будет пересчитан автоматически. Попробуйте.

Теперь давайте предположим, что просуммировать нужно не пять значений, как в нашем примере, а сто или двести. Как вы понимаете, использовать вышеописанный метод построения формул в таком случае очень неудобно. В этом случае лучше воспользоваться специальной кнопкой «Автосумма», которая позволяет вычислить сумму нескольких ячеек в пределах одного столбца или строки. В Excel можно считать не только суммы столбцов, но и строк, так что используем ее для вычисления, например, общих расходов на продукты питания за полгода.

Установите курсор на пустой клетке сбоку нужной строки (в нашем случае это H2). Затем нажмите кнопку Сумма на закладке Главная в группе Редактирование . Теперь, вернемся к таблице и посмотрим, что же произошло.

В выбранной нами ячейке появилась формула с интервалом ячеек, значения которых требуется просуммировать. При этом опять появилась пунктирная выделительная рамка. Только в этот раз она обрамляет не одну клетку, а весь диапазон ячеек, сумму которых требуется посчитать.

Теперь посмотрим на саму формулу. Как и раньше, вначале идет знак равенства, но на этот раз за ним следует функция «СУММ» - заранее определенная формула, которая выполнит сложение значений указанных ячеек. Сразу за функцией идут скобки расположенные вокруг адресов клеток, значения которых нужно просуммировать, называемые аргументом формулы . Обратите внимание, что в формуле не указаны все адреса суммируемых ячеек, а лишь первой и последней. Двоеточие между ними обозначает, что указан диапазон клеток от B2 до G2.

После нажатия Enter, в выбранной ячейке появится результат, но на этом возможности кнопки Сумма не заканчиваются. Щелкните на стрелочку рядом с ней и откроется список, содержащий функции для вычисления средних значений (Среднее), количества введенных данных (Число), максимальных (Максимум) и минимальных (Минимум) значений.

Итак, в нашей таблице мы посчитали общие траты за январь и суммарный расход на продукты питания за полгода. При этом сделали это двумя разными способами - сначала с использованием в формуле адресов ячеек, а затем, функции и диапазона. Теперь, самое время закончить расчеты для оставшихся ячеек, посчитав общие затраты по остальным месяцам и статьям расходов.

Автозаполнение

Для расчета оставшихся сумм воспользуемся одной замечательной особенностью программы Excel, которая заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными.

Иногда в Excel приходится вводить похожие однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Помните, в первой части этого цикла в шапке таблицы мы вводили название месяца в каждый столбец по отдельности? На самом деле, совершенно необязательно было вводить весь этот список вручную, так как приложение во многих случаях может сделать это за вас.

Давайте сотрем все названия месяцев в шапке нашей таблицы, кроме первого. Теперь выделите ячейку с надписью «Январь» и переместите указатель мыши в правый ее нижний угол, что бы он принял форму крестика, который называется маркером заполнения . Зажмите левую кнопку мыши и перетащите его вправо.

На экране появится всплывающая подсказка, которая сообщит вам то значение, которое программа собирается вставить в следующую клетку. В нашем случае это «Февраль». По мере перемещения маркера вниз она будет меняться на названия других месяцев, что поможет вам понять, где нужно остановиться. После того как кнопка будет отпущена, список заполнится автоматически.

Конечно, Excel не всегда верно «понимает», как нужно заполнить последующие клетки, так как последовательности могут быть довольно разнообразными. Представим себе, что нам необходимо заполнить строку четными числовыми значениями: 2, 4, 6, 8 и так далее. Если мы введем число «2» и попробуем переместить маркер автозаполнения вправо, то окажется, что программа предлагает, как в следующую, так и в другие ячейки вставить опять значение «2».

В этом случае, приложению необходимо предоставить несколько больше данных. Для этого в следующей ячейке справа введем цифру «4». Теперь выделим обе заполненные клетки и вновь переместим курсор в правый нижний угол области выделения, что бы он принял форму маркера выделения. Перемещая маркер вниз, мы видим, что теперь программа поняла нашу последовательность и показывает в подсказках нужные значения.

Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, что бы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.

Теперь давайте применим эту полезную возможность программы к нашей таблице, что бы ни вводить формулы вручную для оставшихся клеток. Сначала выделите ячейку с уже посчитанной суммой (B7).

Теперь «зацепите» курсором правый нижний угол квадратика и перетащите маркер вправо до ячейки G7. После того как вы отпустите клавишу, приложение само скопирует формулу в отмеченные ячейки, при этом автоматически изменив адреса клеток, содержащихся в выражении, подставив правильные значения.

При этом если маркер перемещать вправо, как в нашем случае, или вниз, то ячейки будут заполняться в порядке возрастания, а влево или вверх - в порядке убывания.

Существует так же способ заполнения ряда с помощью ленты. Воспользуемся им для вычисления сумм затрат по всем расходным статьям (столбец H).

Выделяем диапазон, который следует заполнить, начиная с ячейки с уже введенными данными. Затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажимаем кнопку Заполнить и выбираем направление заполнения.

Добавление строк, столбцов и объединение ячеек

Чтобы получить больше практики в составлении формул, давайте расширим нашу таблицу и заодно освоим несколько основных операций ее форматирования. Например, добавим к расходной части, статьи доходов, а затем проведем расчет возможных бюджетных накоплений.

Предположим, что доходная часть таблицы будет располагаться сверху над расходной. Для этого нам придется вставить несколько дополнительных строк. Как всегда, сделать это можно двумя путями: используя команды на ленте или в контекстном меню, что быстрее и проще.

Щелкните в любой ячейке второй строки правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Вставить… , а затем в окне - Добавить строку .

После вставки строки обратите внимание на тот факт, что по умолчанию она вставляется над выбранной строкой и имеет формат (цвет фона ячеек, настройки размера, цвета текста и т. д.) ряда располагающегося над ней.

Если нужно изменить форматирование, выбранное по умолчанию, сразу после вставки щелкните по кнопке Параметры добавления , которая автоматически отобразится рядом с правым нижним углом выбранной ячейки и выберите нужный вариант.

Аналогичным методом в таблицу можно вставлять столбцы, которые будут размещаться слева от выбранного и отдельные ячейки.

Кстати, если в итоге строка или столбец после вставки оказались на ненужном месте, их легко можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, принадлежащей удаляемому объекту и в открывшемся меню выберите команду Удалить . В завершении укажите, что именно необходимо удалить: строку, столбец или отдельную ячейку.

На ленте для операций добавления можно использовать кнопку Вставить , расположенную в группе Ячейки на закладке Главная , а для удаления, одноименную команду в той же группе.

В нашем случае нам необходимо вставить пять новых строк в верхнюю часть таблицы сразу после шапки. Для этого можно повторить операцию добавления несколько раз, а можно выполнив ее единожды использовать клавишу «F4», которая повторяет самую последнюю операцию.

В итоге после вставки пяти горизонтальных рядов в верхнюю часть таблицы, приводим ее к следующему виду:

Белые неформатированные ряды в таблице мы оставили специально, что бы отделить доходную, расходную и итоговую часть друг от друга, написав в них соответствующие заголовки. Но перед тем как это сделать, мы изучим еще одну операцию в Excel - объединение ячеек .

При объединении нескольких смежных ячеек образуется одна, которая может занимать сразу несколько столбцов или строк. При этом именем объединенной ячейки становится адрес верхней девой ячейки объединяемого диапазона. В любой момент вы можете снова разбить объединенную ячейку, а вот клетку, которая никогда не была объединена, разбить не удастся.

При объединении ячеек, сохраняются данные только верхней левой, данные же всех остальных объединяемых ячеек будут удалены. Помните это и сначала лучше производите объединение, а лишь потом вводите информацию.

Вернемся к нашей таблице. Для того, что бы написать заголовки в белых строчках нам понадобится лишь одна ячейка, в то время как сейчас они состоят из восьми. Давайте исправим это. Выделите все восемь ячеек второго ряда таблицы и на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкните на кнопку Объединить и поместить в центре .

После выполнения команды, все выделенные ячейки в строке объединятся в одну большую ячейку.

Рядом с кнопкой объединения расположена стрелочка, нажатие на которую вызовет меню с дополнительными командами, позволяющими: объединять ячейки без центрального выравнивания, объединять целые группы ячеек по горизонтали и вертикали, а так же отменить объединение.

После добавления заголовков, а так же заполнения строк: зарплата, бонусы и ежемесячные доходы, наша таблица стала выглядеть вот так:

Заключение

В заключении давайте рассчитаем последнюю строчку нашей таблицы, воспользовавшись полученными знаниями в этой статье, вычисления значений ячеек которой будут происходить по следующей формуле. В первом месяце баланс будет складываться из обычной разницы между доходом, полученным за месяц и общими расходами в нем. А вот во втором месяце мы к этой разнице приплюсуем баланс первого, так как мы ведем расчет именно накоплений. Расчёты для последующих месяцев будут выполняться по такой же схеме - к текущему ежемесячному балансу будут прибавляться накопления за предыдущий период.

Теперь переведем эти расчеты в формулы понятные Excel. Для января (ячейки B14) формула очень проста и будет выглядеть так: «=B5-B12». А вот для ячейки С14 (февраль) выражение можно записать двумя разными способами: «=(B5-B12)+(C5-C12)» или «=B14+C5-C12». В первом случае мы опять проводим расчет баланса предыдущего месяца и затем прибавляем к нему баланс текущего, а во втором в формулу включается уже рассчитанный результат по предыдущему месяцу. Конечно, использование второго варианта для построения формулы в нашем случае гораздо предпочтительнее. Ведь если следовать логике первого варианта, то в выражении для мартовского расчета будет фигурировать уже 6 адресов ячеек, в апреле - 8, в мае - 10 и так далее, а при использовании второго варианта их всегда будет три.

Для заполнения оставшихся ячеек с D14 по G14 применим возможность их автоматического заполнения, так же как мы это делали в случае с суммами.

Кстати, для проверки значения итоговых накоплений на июнь, находящегося в клетке G14, в ячейке H14 можно вывести разницу между общей суммой ежемесячных доходов (H5) и ежемесячных расходов (H12). Как вы понимаете, они должны быть равны.

Как видно из последних расчетов, в формулах можно использовать не только адреса смежных ячеек, но и любых других, вне зависимости от их расположения в документе или принадлежности к той или иной таблице. Более того вы вправе связывать ячейки находящиеся на разных листах документа и даже в разных книгах, но об этом мы уже поговорим в следующей публикации.

А вот и наша итоговая таблица с выполненными расчётами:

Теперь, при желании, вы уже самостоятельно сможете продолжать ее наполнение, вставляя как дополнительные статьи расходов или доходов (строки), так и добавляя новые месяцы (столбцы).

В следующем материале мы более подробно поговорим о функциях, разберемся с понятием относительных и абсолютных ссылок, обязательно освоим еще несколько полезных элементов редактирования таблиц и многое другое.

Программа Microsoft Office Excel представляет собой редактор таблиц, в котором удобно с ними всячески работать. Еще здесь можно задавать формулы для элементарных и сложных вычислений, формировать графики и диаграммы , программировать , создавая настоящие платформы для организаций, упрощая работу бухгалтера, секретаря и остальных отделов, имеющих дело с базами данных.

Как научиться работать в excel самостоятельно

Самоучитель excel 2010 подробно описывает интерфейс программы и все доступные ей возможности. Чтобы начать самостоятельно работать в Еxcel нужно ориентироваться в интерфейсе программы, разбираться в панели задач, где расположены команды и инструменты. Для этого нужно просмотреть урок по данной теме.

В самом верху Эксель мы видим ленту вкладок с тематическими наборами команд. Если подвести курсор мыши к каждой из них, появляется подсказка, подробно описывающая направление действия.

Под лентой вкладок находится строка «Имя», где прописывается наименование активного элемента и «Строка Формул», отображающая формулы либо текст. При осуществлении расчетов строка «Имя» преобразуется в выпадающий список с набором функций по умолчанию. Нужно лишь только выбрать необходимый вариант.

Большую часть окна программы excel занимает рабочая область, где собственно и строятся таблицы, графики, производятся расчеты. Здесь пользователь осуществляет любые необходимые действия , пользуясь при этом командами из ленты вкладок.

В нижней части excel в левой стороне можно переключаться между рабочими областями. Здесь добавляются дополнительные листы в случае необходимости создания разных документов в одном файле. В правом нижнем углу находятся команды, отвечающие за удобный просмотр созданного документа. Выбрать можно режим просмотра рабочей книги, кликнув по одному из трех значков, а также изменить масштаб документа, поменяв положение ползунка.

Основные понятия

Первое, что мы видим при открытии программы – это чистый лист, разбитый на ячейки, представляющие собой пересечение столбцов и строк. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. Именно с их помощью создаются таблицы любой сложности, в них осуществляются необходимые расчеты.

Любой видео урок в интернете описывает создание таблиц в Еxcel 2010 двумя способами:

Для работы с таблицами используются данные нескольких типов, основные из которых:

• текстовый,
• числовой,
• формула.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячеек, а числовые и формулы – по правому.

Чтобы вписать нужную формулу в ячейку необходимо начинать со знака равно, а затем путем нажатия на ячейки и проставления между значениями в них нужных знаков получаем ответ. Также можно пользоваться выпадающим списком с функциями, находящимся в верхнем левом углу. Они зафиксированы в «Строке Формул». Ее можно просмотреть, сделав активной ячейку с подобным вычислением.

VBA в excel

Упростить работу со сложными массивами данных или повторяющимися функциями в Еxcel позволяет язык программирования, встроенный в приложение Visual Basic for Applications (VBA). Инструкцию по программированию можно скачать в интернете бесплатно.

В Microsoft Office Excel 2010 VBA отключен по умолчанию. Для того чтобы его включить, нужно во вкладке «Файл» выбрать слева на панели пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне слева нажать «Настройка ленты», а затем в правой части окна поставить галочку возле пункта «Разработчик», чтобы в Экселе появилась такая вкладка.

Начиная программировать, необходимо понять, что объект В Excel – это лист, книга, ячейка и диапазон. Они подчиняются друг другу, поэтому находятся в иерархии.

Главенствующую роль играет Application. Далее следуют Workbooks, Worksheets, Range . Таким образом, нужно прописывать весь путь иерархии, чтобы обратиться к определенной ячейке.

Еще одно важное понятие - свойства. Это характеристики объектов. Для Range - это Value или Formula.

Методы представляют собой определенные команды. Они отделяются от объекта точкой в коде VBA. Зачастую при программировании в Excel необходима команда Cells (1,1). Select. Иначе говоря, нужно выбрать ячейку с координатами (1,1), то есть A 1.

Способен в значительной мере облегчить пользователю работу с таблицами и числовыми выражениями, автоматизировав ее. Этого удается достичь с помощью инструментов приложения и различных его функций. Давайте рассмотрим наиболее полезные из них.

Ввиду широкого функционального предназначения программы пользователь далеко не всегда знает о возможностях, которые упрощают взаимодействие со многими инструментами Экселя. Далее в статье мы расскажем о 10 лучших функциях, которые могут пригодиться в разных целях, а также предоставим ссылки на подробные уроки по работе с каждой из них.

Функция «ВПР»

Одной из самых востребованных функций в Microsoft Excel является «ВПР» («VLOOKUP)» . Задействовав ее, можно перетягивать значения одной или нескольких таблиц в другую. При этом поиск производится только в первом столбце таблицы, тем самым при изменении данных в таблице-источнике автоматически формируются данные и в производной таблице, в которой могут выполняться отдельные расчеты. Например, сведения из таблицы, в которой находятся прейскуранты на товары, могут использоваться для расчета показателей в таблице об объеме закупок в денежном выражении.

ВПР запускается путем вставки оператора «ВПР» из «Мастера функций» в ту ячейку, где данные должны отображаться.

В появившемся окне после запуска этой функции нужно указать адрес ячейки или диапазона ячеек, откуда данные будут подтягиваться.

Сводные таблицы

Еще одной важной функцией программы Excel является создание сводных таблиц, обеспечивающее группировку данных из других таблиц по различным критериям, выполнение различных расчетов с ними (суммирование, умножение, деление и т.д.), а результаты выводятся в отдельную таблицу. При этом существуют очень широкие возможности по настройке полей сводной таблицы.

Создается она на вкладке «Вставка» нажатием на кнопку, которая так и называется — «Сводная таблица» .

Создание диаграмм

Для визуального отображения данных, размещенных в таблице, удобно использовать диаграммы. Их часто применяют для создания презентаций, написания научных работ, в исследовательских целях и т.д. Excel предоставляет широкий набор инструментов по созданию различного типа диаграмм.

Чтобы создать диаграмму, нужно выделить набор ячеек с данными, которые вы хотите визуально отобразить. Затем, находясь на вкладке «Вставка» , выбрать на ленте тот тип диаграммы, который считаете наиболее подходящим для достижения поставленных целей.

Более точная настройка диаграмм, включая установку ее наименования и наименования осей, производится в группе вкладок «Работа с диаграммами» .

Одним из видов диаграмм являются графики. Принцип построения их тот же, что и у остальных типов диаграмм.

Формулы в Excel

Для работы с числовыми данными в программе позволяется использовать специальные формулы. С их помощью можно производить различные арифметические действия с данными в таблицах: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень извлечение корня и т.д. Чтобы применить формулу, нужно в ячейке, куда планируется выводить результат, поставить знак «=» . После этого вводится сама формула, которая может состоять из математических знаков, чисел и адресов ячеек. Для указания адреса ячейки, из которой берутся данные для расчета, достаточно кликнуть по ней мышкой, и ее координаты появится в ячейке для вывода результата.

Excel также удобно использовать и в качестве обычного калькулятора. Для этого в строке формул или в любой ячейке просто вводятся математические выражения после знака «=» .

Функция «ЕСЛИ»

Одной из самых популярных функций, которые используются в Excel, является «ЕСЛИ» . Она дает возможность задать в ячейке вывод одного результата при выполнении конкретного условия и другого результата в случае его невыполнения. Ее синтаксис выглядит следующим образом: ЕСЛИ(логическое выражение; [результат если истина]; [результат если ложь]) .

Операторами «И» , «ИЛИ» и вложенной функцией «ЕСЛИ» задается соответствие нескольким условиям или одному из нескольких условий.

Макросы

С помощью макросов в программе записывается выполнение определенных действий, а потом они воспроизводятся автоматически. Это существенно экономит время на выполнении большого количества однотипной работы. Макросы записываются путем включения захвата своих действий в программе через соответствующую кнопку на ленте.

Запись макросов также можно производить, используя язык разметки Visual Basic в специальном редакторе.

Условное форматирование

Чтобы выделить определенные данные, в таблице применяется функция условного форматирования, позволяющая настроить правила выделения ячеек. Само условное форматирование позволяется выполнить в виде гистограммы, цветовой шкалы или набора значков. Переход к ней осуществляется через вкладку «Главная» с выделением диапазона ячеек, который вы собираетесь отформатировать. Далее в группе инструментов «Стили» нажмите кнопку, имеющая название «Условное форматирование» . После этого останется выбрать тот вариант форматирования, который считаете наиболее подходящим.

Форматирование будет выполнено.

«Умная» таблица

Не все пользователи знают, что таблицу, просто начерченную карандашом или границами, Excel воспринимает как простую область ячеек. Заставить программу видеть этот набор данных как таблицу можно через переформатирование. Делается это просто: для начала выделяем нужный диапазон с данными, а затем, находясь на вкладке «Главная» , кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» . Появится список с различными вариантами стилей оформления, где укажите подходящий.

Таблица также создается нажатием на кнопку «Таблица» , которая расположена на вкладке «Вставка» , предварительно выделив определенную область листа с данными.

Выделенный набор ячеек редактор будет воспринимать как таблицу. Вследствие этого, к примеру, если вы введете в расположенные у границ таблицы ячейки какие-то данные, они будут автоматически включены в нее. Вдобавок к этому при прокрутке вниз шапка будет постоянно в пределах области зрения.

Подбор параметра

С помощью функции подбора параметров можно подобрать исходные данные, руководствуясь желаемым для вас результатом. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Анализ «что если»» , расположенную в блоке инструментов «Работа с данными» . В появившемся списке укажите пункт «Подбор параметра…» .

Откроется окно подбора параметра. В поле «Установить в ячейке» вы должны указать ссылку на ячейку, которая содержит нужную формулу. В поле «Значение» должен быть указан конечный результат, который вы хотите получить. В поле «Изменяя значения ячейки» вставьте координаты ячейки с корректируемым значением.

Функция «ИНДЕКС»

Возможности, которые предоставляет функция «ИНДЕКС» , в чем-то близки к возможностям функции «ВПР» . Она также позволяет искать данные в массиве значений и возвращать их в указанную ячейку. Синтаксис выглядит следующим образом: ИНДЕКС(диапазон_ячеек;номер_строки;номер_столбца) .

Это далеко не полный перечень всех функций, которые доступны в программе Microsoft Excel. Мы остановили внимание только на самых популярных и наиболее важных из них.

Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке - своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ - это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.

Добрый день.

Когда-то, написать самостоятельно формулу в Excel - для меня было чем-то невероятным. И даже, несмотря на то, что часто приходилось работать в этой программе, ничего кроме текста не набивал…

Как оказалось, большинство формул не представляют из себя ничего сложного и с ними легко можно работать, даже, начинающему пользователю компьютера. В статье, как раз, хотелось бы раскрыть самые нужные формулы, с которыми чаще всего и приходится работать…

И так, начнем…

1. Основные операции и азы. Обучение основам Excel.

Все действия в статье будут показываться в Excel версии 2007г.

После запуска программы Excel - появляется окно со множеством клеточек - наша таблица. Главная особенность программы в том, что она может считать (как калькулятор) ваши формулы, которые вы напишете. Кстати, добавить формулу можно в каждую ячейку!

Формула должна начинаться со знака «=». Это обязательное условие. Дальше вы пишите то, что вам нужно посчитать: например, «=2+3» (без кавычек) и нажимаете по клавише Enter - в результате вы увидите, что в ячейке появился результат «5». См. скриншот ниже.

Важно! Несмотря на то, что в ячейке А1 написано число «5» - оно считается по формуле («=2+3»). Если в соседней ячейке просто текстом написать «5» - то при наведении курсора на эту ячейку - в редакторе формулы (строка сверху, Fx ) - вы увидите простое число «5».

А теперь представьте, что в ячейку вы можете писать не просто значение 2+3, а номера ячеек, значения которых нужно сложить. Допустим так «=B2+C2».

Естественно, что в B2 и C2 должны быть какие-нибудь числа, иначе Excel покажет нам в ячейке A1 результат равный 0.

И еще одно важное замечание…

Когда вы копируете ячейку, в которой есть формула, например A1 - и вставляете ее в другую ячейку - то копируется не значение «5», а сама формула!

Причем, формула изменится прямо-пропорционально: т.е. если A1 скопировать в A2 - то формула в ячейке A2 будет равна «=B3+C3». Excel сам меняет автоматически вашу формулу: если A1=B2+C2, то логично, что A2=B3+C3 (все цифры увеличились на 1).

Результат, кстати, в A2=0, т.к. ячейки B3 и С3 не заданы, а значит равны 0.

Таким образом можно написать формулу один раз, а затем ее скопировать во все ячейки нужного столбца - и Excel сам произведет расчет в каждой строчки вашей таблицы!

Если вы не хотите, чтобы B2 и С2 изменялись при копировании и всегда были привязаны к этим ячейкам, то просто добавьте к ним значок «$». Пример ниже.

Таким образом, куда бы вы ни скопировали ячейку A1 - она всегда будет ссылаться на привязанные ячейки.

2. Сложение значений в строках (формула СУММ и СУММЕСЛИМН)

Можно, конечно, каждую ячейку складывать, делая формулу A1+A2+A3 и т.п. Но чтобы так не мучатся, есть в Excel специальная формула, которая сложит все значения в ячейках, которые вы выделите!

Возьмем простой пример. Есть на складе несколько наименований товара, причем мы знаем, сколько каждого товара по отдельности в кг. есть на складе. Попробуем посчитать, а сколько всего в кг. груза на складе.

Для этого переходим в ячейку, в которой будет показываться результат и пишем формулу: «=СУММ(C2:C5)». См. скриншот ниже.

В результате все ячейки в выделенном диапазоне будут просуммированы, а вы увидите результат.

2.1. Сложение с условием (с условиями)

А теперь представим, что у нас есть определенные условия, т.е. сложить надо не все значения в ячейках (Кг, на складе), а лишь определенные, скажем, с ценой (1 кг.) меньше 100.

Для этого есть замечательная формула «СУММЕСЛИМН «. Сразу же пример, а затем пояснение каждого символа в формуле.

=СУММЕСЛИМН(C2:C5 ;B2:B5 ;«<100» ) , где:

C2:C5 - та колонка (те ячейки), которые будут суммироваться;

B2:B5 - колонка, по которой будет проверяться условие (т.е. цена, например, менее 100);

«<100» - само условие, обратите внимание, что условие пишется в кавычках.

Ничего сложного в этой формуле нет, главное соблюдать соразмерность: C2:C5;B2:B5 - правильно; C2:C6;B2:B5 - неправильно. Т.е. диапазон суммирования и диапазон условий должны быть соразмерны, иначе формула вернет ошибку.

Важно! Условий для суммы может быть много, т.е. можно проверять не по 1-й колонке, а сразу по 10, задав множество условий.

3. Подсчет количества строк, удовлетворяющих условиям (формула СЧЁТЕСЛИМН)

Довольно часто-встречающаяся задача: подсчитать не сумму значений в ячейках, а количество таких ячеек, удовлетворяющих определенным условиям. Иногда, условий очень много.

И так… начнем.

Для подсчета товаров в нужной ячейке написали следующую формулу (см. выше):

=СЧЁТЕСЛИМН(B2:B5 ;«>90» ) , где:

B2:B5 - диапазон, по которому будут проверять, по заданному нами условию;

«>90» - само условие, заключается в кавычки.

Теперь попробуем немного усложнить наш пример, и добавим счет еще по одному условию: с ценой больше 90 + количество на складе менее 20 кг.

Формула приобретает вид:

=СЧЁТЕСЛИМН(B2:B6;»>90″;C2:C6 ;«<20» )

Здесь все осталось таким же, кроме еще одного условия (C2:C6;»<20″ ). Кстати, таких условий может быть очень много!

Понятно, что для такой маленькой таблицы никто не будет писать такие формулы, а вот для таблицы из нескольких сотен строк - это уже совсем другое дело. Для примера же эта таблица - более чем наглядна.

4. Поиск и подстановка значений из одной таблицы в другую (формула ВПР)

Представим, что к нам пришла новая таблица, с новыми ценниками для товара. Хорошо, если наименований 10-20 - можно и в ручную их все «перезабить». А если таких наименований сотни? Гораздо быстрее, если бы Excel самостоятельно нашел в совпадающие наименования из одной таблицы в другой, а затем скопировал новые ценники в старую нашу таблицу.

Для такой задачи используется формула ВПР . В свое время сам «мудрил» с логическими формулами «ЕСЛИ» пока не встретил эту замечательную штуку!

И так, начнем…

Вот наш пример + новая таблица с ценниками. Сейчас нам нужно автоматически подставить новые ценники из новой таблицы в старую (новые ценники красные ).

Ставим курсор в ячейку B2 - т.е. в первую ячейку, где нам нужно изменить ценник автоматически. Далее пишем формулу, как на скриншоте ниже (после скриншота будет подробное пояснение к ней).

=ВПР(A2 ;$D$2:$E$5 ;2 ) , где

A2 - то значение, которое мы будем искать, чтобы взять новый ценник. В нашем случае ищем в новой таблице слово «яблоки».

$D$2:$E$5 - выделяем полностью нашу новую таблицу (D2:E5, выделение идет от верхнего левого угла к правому нижнему по диагонали), т.е. там, где будет производится поиск. Знак «$» в этой формуле необходим для того, чтобы при копировании этой формулы в другие ячейки - D2:E5 не менялись!

Важно! Поиск слова «яблоки» будет вестись только в первой колонке вашей выделенной таблицы, в данном примере «яблоки» будет искаться в колонке D.

2 - Когда слово «яблоки» будет найдено, функция должна знать, из какого столбика выделенной таблицы (D2:E5) скопировать нужное значение. В нашем примере копировать из колонки 2 (E), т.к. в первой колонке (D) мы производили поиск. Если ваша выделенная таблица для поиска будет состоять из 10 колонок, то в первой колонке производится поиск, а со 2 по 10 колонки - вы можете выбрать число для копирования.

Чтобы формула =ВПР(A2;$D$2:$E$5;2) подставила новые значения и для других наименований товара - просто скопируйте ее в другие ячейки столбца с ценниками товара (в нашем примере копируйте в ячейки B3:B5). Формула автоматически произведет поиск и копирование значения из нужной вам колонки новой таблицы.

5. Заключение

В статье мы рассмотрели основы работы с Excel, с того как начать писать формулы. Привели примеры самых распространенных формул, с которыми очень часто приходится работать большинству, кто работает в Excel.

Надеюсь что кому-то пригодятся разобранные примеры и помогут ускорить его работу. Удачных экспериментов!

А какие формулы используете вы, можно ли как-то упростить формулы приведенные в статье? Например, на слабых компьютерах, при изменении каких-то значений в больших таблицах, где производятся автоматически расчеты - компьютер зависает на пару секунд, пересчитывая и показывая новые результаты…