Užitočné funkcie v programe Microsoft Excel. Vytváranie vzorcov v programe Microsoft Excel V programe Excel

MS Excel má veľa úžasných nástrojov, o ktorých väčšina používateľov nevie alebo ich veľmi podceňuje. Tie obsahujú Excelové tabuľky. Povedali by ste, že celý Excel je tabuľkový procesor? Nie Pracovná oblasť listu je len súbor buniek. Niektoré sú zaplnené, niektoré prázdne, no podstatou a funkčnosťou sú všetky rovnaké.

Excelová tabuľka je úplne iná. Nejde len o rozsah údajov, ale o celý objekt, ktorý má svoje meno, vnútornú štruktúru, vlastnosti a mnoho výhod oproti bežnému rozsahu buniek. Tiež známe ako „inteligentné tabuľky“.

Ako vytvoriť tabuľku v Exceli

K dispozícii je obvyklý rozsah údajov o predaji.

Ak chcete previesť rozsah na tabuľku, vyberte ľubovoľnú bunku a potom Vložiť → Tabuľky → Tabuľka

Existuje klávesová skratka Ctrl+T.

Zobrazí sa malé dialógové okno, v ktorom môžete upraviť rozsah a uviesť, že prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov.

Spravidla nič nemeníme. Po kliknutí na OK sa pôvodný rozsah zmení na excelovú tabuľku.

Predtým, ako prejdeme k vlastnostiam tabuľky, najprv sa pozrime, ako to vidí samotný Excel. Mnohé sa okamžite vyjasní.

Štruktúra a odkazy na excelovú tabuľku

Každá tabuľka má svoj vlastný názov. To je možné vidieť v záložke Konštruktér, ktorý sa zobrazí, keď je vybratá ľubovoľná bunka tabuľky. V predvolenom nastavení to bude "Tabuľka1", "Tabuľka2" atď.

Ak plánujete mať vo svojom excelovom zošite niekoľko tabuliek, potom má zmysel dať im popisnejšie názvy. To uľahčí ich používanie v budúcnosti (napríklad pri práci v Power Pivot alebo ). Zmením názov na „Správa“. Tabuľka prehľadov je viditeľná v Správcovi názvov Vzorce → Definované názvy → Správca mien.

A tiež pri manuálnom písaní vzorca.

Najzaujímavejšie však je, že Excel nevidí len celú tabuľku, ale aj jej jednotlivé časti: stĺpce, nadpisy, súčty atď. Odkazy vyzerajú takto.

=Nahlásiť[#All]– pre celú tabuľku
=Report[#Data]– iba údaje (bez riadku hlavičky)
=Správa[#Headings]– iba v prvom riadku nadpisov
=Report[#Results]- na výsledky
=Nahlásiť[@]– pre celý aktuálny riadok (kde je zadaný vzorec)
=Report [Predaje]– pre celý stĺpec „Predaj“.
=Report[@Sales]– do bunky z aktuálneho riadku stĺpca „Predaj“.

Na písanie odkazov nie je vôbec potrebné pamätať si všetky tieto štruktúry. Pri manuálnom zadávaní vzorcov sú všetky viditeľné v popisoch po výbere Tabuľka a otvorení hranatej zátvorky (v anglickom rozložení).

Pomocou tlačidla vyberte požadovaný Tab. Nezabudnite uzavrieť všetky zátvorky, vrátane hranatých zátvoriek.

Ak do niektorej bunky napíšete vzorec na sčítanie celého stĺpca „Predaj“.

SUM(D2:D8)

potom sa automaticky prevedie na

To znamená, že graf alebo tam, kde je ako zdroj zadaná tabuľka Excel, sa automaticky načítajú nové záznamy.

A teraz o tom, ako tabuľky uľahčujú život a prácu.

Vlastnosti tabuľky Excel

1. Každá tabuľka má hlavičky, ktoré sú zvyčajne prevzaté z prvého riadku zdrojového rozsahu.

2. Ak je tabuľka veľká, potom pri rolovaní nadol názvy stĺpcov tabuľky nahradia názvy stĺpcov hárka.

Veľmi pohodlné, nie je potrebné špeciálne zabezpečiť oblasti.

3. V predvolenom nastavení je do tabuľky pridaný automatický filter, ktorý je možné vypnúť v nastaveniach. Viac o tom nižšie.

4. Nové hodnoty napísané v prvom prázdnom riadku zdola sa automaticky zahrnú do tabuľky Excel, takže okamžite prejdú do vzorca (alebo grafu), ktorý odkazuje na niektorý stĺpec v tabuľke.

Nové bunky sú tiež naformátované tak, aby zodpovedali štýlu tabuľky, a vyplnené vzorcami, ak existujú v určitom stĺpci. Stručne povedané, na rozšírenie tabuľky stačí zadať iba hodnoty. Formáty, vzorce, odkazy – všetko sa pridá automaticky.

5. Do tabuľky budú automaticky zahrnuté aj nové stĺpce.

6. Keď zadáte vzorec do jednej bunky, okamžite sa skopíruje do celého stĺpca. Nie je potrebné ťahať ručne.

Okrem zadaných vlastností je možné vykonať ďalšie nastavenia.

Nastavenia tabuľky

Na kontextovej karte Konštruktér Existujú ďalšie nástroje na analýzu a nastavenie.

Používanie značiek začiarknutia v skupine Možnosti štýlu tabuľky

Môžete vykonať nasledujúce zmeny.

- Odstráňte alebo pridajte riadok hlavičky

— Pridajte alebo odstráňte riadok so súčtom

— Urobte formát reťazca prekladaný

— Prvý stĺpec označte tučným písmom

— Posledný stĺpec označte tučným písmom

— Vyplňte riadky striedavo

— Odstráňte predvolený automatický filter

Video tutoriál nižšie ukazuje, ako to funguje v praxi.

V skupine Štýly tabuľky môžete si vybrať iný formát. V predvolenom nastavení je to ako na obrázkoch vyššie, ale v prípade potreby sa to dá ľahko zmeniť.

V skupine Nástroje Môcť vytvoriť kontingenčnú tabuľku, odstrániť duplikáty, a previesť do normálneho rozsahu.

Najzaujímavejšia je však tvorba plátky.

Slice je filter umiestnený v samostatnom grafickom prvku. Kliknite na tlačidlo Vložte plátok, vyberte stĺpce, podľa ktorých budeme filtrovať,

Microsoft Excel je mimoriadne užitočný program v rôznych oblastiach. Hotová tabuľka s možnosťou automatického dopĺňania, rýchleho výpočtu a výpočtu, zostavovania grafov, diagramov, vytvárania správ alebo analýz atď.

Tabuľkové nástroje môžu výrazne uľahčiť prácu špecialistom z mnohých odvetví. Nižšie uvedené informácie predstavujú základy práce v Exceli pre figuríny. Po zvládnutí tohto článku získate základné zručnosti, ktorými začína akákoľvek práca v Exceli.

Návod na prácu v Exceli

Zošit programu Excel pozostáva z listov. List je pracovná oblasť v okne. Jeho prvky:

Ak chcete do bunky pridať hodnotu, kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši. Zadajte text alebo čísla z klávesnice. Stlačte Enter.

Hodnoty môžu byť číselné, textové, peňažné, percentuálne atď. Ak chcete nastaviť/zmeniť formát, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a vyberte „Formátovať bunky“. Alebo stlačte kombináciu klávesových skratiek CTRL+1.

Pre číselné formáty môžete priradiť počet desatinných miest.

Poznámka. Ak chcete rýchlo nastaviť formát čísla pre bunku, stlačte kombináciu klávesových skratiek CTRL+SHIFT+1.

Pre formáty dátumu a času ponúka Excel niekoľko možností zobrazenia hodnôt.

Upravme hodnoty buniek:

Ak chcete odstrániť hodnotu bunky, použite tlačidlo Odstrániť.

Ak chcete presunúť bunku s hodnotou, vyberte ju a stlačte tlačidlo s nožnicami („strih“). Alebo stlačte kombináciu CTRL + X. Okolo bunky sa zobrazí bodkovaná čiara. Vybraný fragment zostane v schránke.

Umiestnite kurzor niekde inde v pracovnom poli a kliknite na „Vložiť“ alebo na kombináciu CTRL+V.

Rovnakým spôsobom môžete presunúť niekoľko buniek naraz. Na tom istom hárku, na inom hárku, v inej knihe.

Ak chcete presunúť viacero buniek, musíte ich vybrať:

1. Umiestnite kurzor do najvyššej bunky vľavo.
2. Stlačte Shift, podržte a pomocou šípok na klávesnici vyberte celý rozsah.

Ak chcete vybrať stĺpec, kliknite na jeho názov (latinské písmeno). Ak chcete zvýrazniť riadok, použite číslo.

Ak chcete zmeniť veľkosť riadkov alebo stĺpcov, posuňte okraje (kurzor má v tomto prípade podobu krížika, ktorého brvno má na koncoch šípky).

Aby sa hodnota zmestila do bunky, stĺpec sa môže automaticky rozbaliť: dvakrát kliknite na pravý okraj.

Aby to bolo krajšie, posuňme trochu okraj stĺpca E, zarovnajme text na stred vzhľadom na vertikálu a horizontálu.

Poďme zlúčiť niekoľko buniek: vyberte ich a kliknite na tlačidlo „Zlúčiť a umiestniť do stredu“.

Excel má funkciu automatického dopĺňania. Do bunky A2 zadajte slovo „január“. Program rozpozná formát dátumu a automaticky doplní zostávajúce mesiace.

Chytíme pravý dolný roh bunky s hodnotou „Január“ a pretiahneme ju pozdĺž čiary.

Otestujme funkciu automatického dopĺňania na číselných hodnotách. Do bunky A3 vložíme „1“ a do A4 „2“. Vyberte dve bunky, uchopte značku automatického dopĺňania myšou a potiahnite ju nadol.

Ak vyberieme iba jednu bunku s číslom a potiahneme ju nadol, ide o číslo „násobiť“.

Ak chcete skopírovať stĺpec do susedného, ​​vyberte tento stĺpec, „chytte“ značku automatického dopĺňania a potiahnite ju na stranu.

Rovnakým spôsobom môžete kopírovať reťazce.

Poďme odstrániť stĺpec: vyberte ho - kliknite pravým tlačidlom myši - "Odstrániť". Alebo stlačením kombinácie klávesových skratiek: CTRL+"-"(mínus).

Ak chcete vložiť stĺpec, vyberte stĺpec vedľa vpravo (stĺpec sa vkladá vždy vľavo), kliknite pravým tlačidlom myši - „Vložiť“ - „Stĺpec“. Kombinácia: CTRL+SHIFT+"="

Ak chcete vložiť čiaru, vyberte tú, ktorá susedí so spodnou časťou. Kombinácia kláves: SHIFT+MEDZERNÍK pre výber riadku a stlačenie pravého tlačidla myši - „Vložiť“ – „Riadok“ (CTRL+SHIFT+"=") (riadok sa vždy vkladá zhora).



Ako pracovať v Exceli: vzorce a funkcie pre figuríny

Aby program vnímal informácie zadané do bunky ako vzorec, umiestnime znak „=“. Napríklad = (2+3)*5. Po stlačení klávesu ENTER Excel vypočíta výsledok.

Postupnosť výpočtu je rovnaká ako v matematike.

Vzorec môže obsahovať nielen číselné hodnoty, ale aj odkazy na bunky s hodnotami. Napríklad =(A1+B1)*5, kde A1 a B1 sú odkazy na bunky.

Ak chcete skopírovať vzorec do iných buniek, musíte „zavesiť“ značku automatického dopĺňania v bunke so vzorcom a potiahnuť ju nadol (na stranu - ak kopírujete do buniek riadku).

Keď skopírujete vzorec s relatívnymi odkazmi na bunky, Excel zmení konštanty v závislosti od adresy aktuálnej bunky (stĺpca).

V každej bunke stĺpca C je druhý výraz v zátvorkách 3 (odkaz na bunku B1 je konštantný a nemenný).

Vstavané funkcie výrazne rozširujú funkčnosť programu. Ak chcete vložiť funkciu, musíte stlačiť tlačidlo fx (alebo kombináciu kláves SHIFT+F3). Otvorí sa takéto okno:

Aby ste sa vyhli rolovaniu vo veľkom zozname funkcií, musíte najprv vybrať kategóriu.

Keď je funkcia vybratá, kliknite na tlačidlo OK. Otvorí sa okno Argumenty funkcie.

Funkcie rozpoznávajú číselné hodnoty aj odkazy na bunky. Ak chcete vložiť odkaz do poľa argumentov, musíte kliknúť na bunku.

Excel pozná iný spôsob zadávania funkcie. Do bunky umiestnite znak „=“ a začnite zadávať názov funkcie. Po prvých znakoch sa zobrazí zoznam možných možností. Ak umiestnite kurzor na niektorú z nich, zobrazí sa popis.

Dvakrát kliknite na požadovanú funkciu - sprístupní sa poradie vyplnenia argumentov. Ak chcete dokončiť zadávanie argumentov, musíte zatvoriť zátvorky a stlačiť Enter.

ENTER - program našiel druhú odmocninu čísla 40.

Vzorec hovorí programu Excel, čo má robiť s číslami alebo hodnotami v bunke alebo skupine buniek. Bez vzorcov nie sú tabuľky v zásade potrebné.

Konštrukcia vzorcov zahŕňa: konštanty, operátory, prepojenia, funkcie, názvy rozsahov, zátvorky obsahujúce argumenty a iné vzorce. Na príklade rozoberieme praktickú aplikáciu vzorcov pre začínajúcich používateľov.

Vzorce v Exceli pre figuríny

Ak chcete nastaviť vzorec pre bunku, musíte ju aktivovať (umiestniť kurzor) a zadať rovná sa (=). Do riadka vzorcov môžete zadať aj znamienko rovnosti. Po zadaní vzorca stlačte Enter. Výsledok výpočtu sa zobrazí v bunke.

Excel používa štandardné matematické operátory:

Pri násobení je potrebný symbol „*“. Je neprijateľné ho vynechať, ako je to zvykom pri písomných aritmetických výpočtoch. To znamená, že Excel nebude rozumieť položke (2+3)5.

Excel možno použiť ako kalkulačku. To znamená, že do vzorca zadajte čísla a operátory matematických výpočtov a okamžite získate výsledok.

Častejšie sa však zadávajú adresy buniek. To znamená, že používateľ zadá odkaz na bunku, s hodnotou ktorej bude vzorec fungovať.

Keď sa hodnoty v bunkách zmenia, vzorec automaticky prepočíta výsledok.

Operátor vynásobil hodnotu bunky B2 0,5. Ak chcete do vzorca zadať odkaz na bunku, stačí na túto bunku kliknúť.

V našom príklade:

1. Umiestnite kurzor do bunky B3 a zadajte =.
2. Klikli sme na bunku B2 - Excel ju „označil“ (názov bunky sa objavil vo vzorci, okolo bunky sa vytvoril „blikajúci“ obdĺžnik).
3. Zadajte znak *, z klávesnice hodnotu 0,5 a stlačte ENTER.

Ak sa v jednom vzorci použije niekoľko operátorov, program ich spracuje v nasledujúcom poradí:

• %, ^;
• *, /;
• +, -.

Postupnosť môžete zmeniť pomocou zátvoriek: Excel najprv vypočíta hodnotu výrazu v zátvorkách.



Ako označiť konštantnú bunku vo vzorci programu Excel

Existujú dva typy odkazov na bunky: relatívne a absolútne. Pri kopírovaní vzorca sa tieto väzby správajú odlišne: relatívne sa menia, absolútne zostávajú konštantné.

Nájdite značku automatického dopĺňania v pravom dolnom rohu prvej bunky stĺpca. Kliknite na tento bod ľavým tlačidlom myši, podržte ho a „potiahnite“ ho dole v stĺpci.

Uvoľnite tlačidlo myši - vzorec sa skopíruje do vybratých buniek s relatívnymi odkazmi. To znamená, že každá bunka bude mať svoj vlastný vzorec s vlastnými argumentmi.

V druhej časti série Excel 2010 pre začiatočníkov sa dozviete, ako prepojiť bunky tabuľky s matematickými vzorcami, pridávať riadky a stĺpce do hotovej tabuľky, dozviete sa o funkcii Automatické dopĺňanie a mnoho ďalšieho.

Úvod

V prvej časti série “Excel 2010 pre začiatočníkov” sme sa zoznámili so samotnými základmi Excelu a naučili sme sa v ňom vytvárať pravidelné tabuľky. Presne povedané, ide o jednoduchú záležitosť a samozrejme možnosti tohto programu sú oveľa širšie.

Hlavnou výhodou tabuľkových procesorov je, že jednotlivé dátové bunky môžu byť navzájom prepojené pomocou matematických vzorcov. To znamená, že ak sa zmení hodnota jednej z prepojených buniek, údaje ostatných sa automaticky prepočítajú.

V tejto časti zistíme, aké výhody môžu takéto príležitosti priniesť na príklade tabuľky rozpočtových výdavkov, ktorú sme už vytvorili, pre ktorú sa budeme musieť naučiť vytvárať jednoduché vzorce. Zoznámime sa aj s funkciou automatického dopĺňania buniek a naučíme sa, ako môžete do tabuľky vkladať ďalšie riadky a stĺpce, ako aj zlučovať bunky v nej.

Vykonávať základné aritmetické operácie

Okrem vytvárania bežných tabuliek je možné v Exceli vykonávať aritmetické operácie, ako sú sčítanie, odčítanie, násobenie a delenie.

Ak chcete vykonať výpočty v ľubovoľnej bunke tabuľky, musíte v nej vytvoriť najjednoduchšie vzorec, ktorý musí vždy začínať znakom rovnosti (=). Na špecifikáciu matematických operácií vo vzorci sa používajú bežné aritmetické operátory:

Predstavme si napríklad, že musíme pridať dve čísla - „12“ a „7“. Umiestnite kurzor myši do ľubovoľnej bunky a zadajte nasledujúci výraz: „=12+7“. Po dokončení zadávania stlačte kláves „Enter“ a v bunke sa zobrazí výsledok výpočtu – „19“.

Ak chcete zistiť, čo bunka v skutočnosti obsahuje - vzorec alebo číslo - musíte ju vybrať a pozrieť sa na riadok vzorcov - oblasť umiestnenú bezprostredne nad názvami stĺpcov. V našom prípade zobrazuje iba vzorec, ktorý sme práve zadali.

Po vykonaní všetkých operácií venujte pozornosť výsledku delenia čísel 12 číslom 7, ktoré nie je celé číslo (1,714286) a obsahuje pomerne veľa číslic za desatinnou čiarkou. Vo väčšine prípadov sa takáto presnosť nevyžaduje a takto dlhé čísla len zanesú stôl.

Ak to chcete opraviť, vyberte bunku s číslom, pre ktoré chcete zmeniť počet desatinných miest za desatinnou čiarkou, a na karte Domov v skupine číslo vybrať tím Znížte bitovú hĺbku. Každé kliknutie na toto tlačidlo odstráni jeden znak.

Naľavo od tímu Znížte bitovú hĺbku Je tu tlačidlo, ktoré vykonáva opačnú operáciu – zvyšuje počet desatinných miest pre zobrazenie presnejších hodnôt.

Zostavovanie vzorcov

Teraz sa vráťme k tabuľke rozpočtu, ktorú sme vytvorili v prvej časti tejto série.

Momentálne eviduje mesačné osobné výdavky na konkrétne položky. Môžete napríklad zistiť, koľko sa minulo na jedlo vo februári alebo na údržbu auta v marci. Celkové mesačné výdavky tu však nie sú uvedené, hoci tieto ukazovatele sú pre mnohých najdôležitejšie. Túto situáciu opravíme pridaním riadku „Mesačné výdavky“ na koniec tabuľky a vypočítame jeho hodnoty.

Ak chcete vypočítať celkové výdavky za január do bunky B7, môžete napísať nasledujúci výraz: „=18250+5100+6250+2500+3300“ a stlačte kláves Enter, po ktorom uvidíte výsledok výpočtu. Toto je príklad použitia jednoduchého vzorca, ktorého zostavenie sa nelíši od výpočtov na kalkulačke. Pokiaľ nie je znamienko rovnosti umiestnené na začiatku výrazu a nie na konci.

Teraz si predstavte, že ste urobili chybu pri uvádzaní hodnôt jednej alebo viacerých nákladových položiek. V tomto prípade budete musieť upraviť nielen údaje v bunkách označujúcich výdavky, ale aj vzorec na výpočet celkových výdavkov. Samozrejme, je to veľmi nepohodlné, a preto sa v Exceli pri vytváraní vzorcov často nepoužívajú konkrétne číselné hodnoty, ale adresy a rozsahy buniek.

S ohľadom na to zmeňme náš vzorec na výpočet celkových mesačných výdavkov.

Do bunky B7 zadajte znamienko rovnosti (=) a... Namiesto manuálneho zadávania hodnoty bunky B2 kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši. Potom sa okolo bunky objaví bodkovaný zvýraznený rámik, ktorý označuje, že jej hodnota je zahrnutá vo vzorci. Teraz zadajte znamienko „+“ a kliknite na bunku B3. Ďalej urobte to isté s bunkami B4, B5 a B6 a potom stlačte kláves ENTER, po ktorom sa zobrazí rovnaká hodnota sumy ako v prvom prípade.

Znova vyberte bunku B7 a pozrite sa na riadok vzorcov. Je vidieť, že namiesto čísel - hodnôt buniek obsahuje vzorec ich adresy. Toto je veľmi dôležitý bod, pretože sme práve vytvorili vzorec nie z konkrétnych čísel, ale z hodnôt buniek, ktoré sa môžu časom meniť. Ak napríklad teraz v januári zmeníte výšku výdavkov na nákup vecí, tak sa automaticky prepočítajú celé mesačné celkové výdavky. Pokúsiť sa.

Teraz predpokladajme, že potrebujete sčítať nie päť hodnôt, ako v našom príklade, ale sto alebo dvesto. Ako viete, použitie vyššie uvedeného spôsobu vytvárania vzorcov je v tomto prípade veľmi nepohodlné. V tomto prípade je lepšie použiť špeciálne tlačidlo „AutoSum“, ktoré vám umožní vypočítať súčet niekoľkých buniek v jednom stĺpci alebo riadku. V Exceli si viete vypočítať nielen súčty stĺpcov, ale aj riadkov, takže pomocou neho vypočítame napríklad celkové výdavky na stravu za šesť mesiacov.

Umiestnite kurzor na prázdnu bunku na strane požadovaného riadku (v našom prípade je to H2). Potom kliknite na tlačidlo Sum na záložke Domov v skupine Úprava. Teraz sa vráťme k stolu a uvidíme, čo sa stalo.

V bunke, ktorú sme vybrali, sa zobrazí vzorec s rozsahom buniek, ktorých hodnoty je potrebné sčítať. Zároveň sa opäť objavil bodkovaný rámček zvýraznenia. Len tentoraz orámuje nielen jednu bunku, ale celý rozsah buniek, ktorých súčet je potrebné vypočítať.

Teraz sa pozrime na samotný vzorec. Rovnako ako predtým je na prvom mieste znamienko rovnosti, ale tentoraz nasleduje funkciu„SUM“ je preddefinovaný vzorec, ktorý pridá hodnoty zadaných buniek. Hneď za funkciou sú okolo adries buniek, ktorých hodnoty je potrebné sčítať, umiestnené zátvorky, tzv. vzorec argument. Upozorňujeme, že vzorec neuvádza všetky adresy buniek, ktoré sa sčítavajú, ale iba prvú a poslednú. Dvojbodka medzi nimi to naznačuje rozsah bunky od B2 po G2.

Po stlačení klávesu Enter sa výsledok zobrazí vo vybranej bunke, ale to je všetko, čo tlačidlo dokáže Sum nekončia. Kliknite na šípku vedľa nej a otvorí sa zoznam s funkciami na výpočet priemerných hodnôt (Average), počtu zadaných údajov (Number), maximálnych (Maximum) a minimálnych (Minimum) hodnôt.

V našej tabuľke sme teda vypočítali celkové výdavky za január a celkové výdavky na stravu za šesť mesiacov. Zároveň to robili dvoma rôznymi spôsobmi – najprv pomocou adries buniek vo vzorci a potom pomocou funkcií a rozsahov. Teraz je čas dokončiť výpočty pre zostávajúce bunky, vypočítať celkové náklady na zostávajúce mesiace a nákladové položky.

Automatické dopĺňanie

Na výpočet zvyšných súm použijeme jednu pozoruhodnú vlastnosť Excelu, ktorou je schopnosť automatizovať proces plnenia buniek systematickými údajmi.

Niekedy v Exceli musíte zadať podobné údaje rovnakého typu v určitom poradí, napríklad dni v týždni, dátumy alebo čísla riadkov. Pamätáte si, že v prvej časti tejto série sme do hlavičky tabuľky zadali názov mesiaca do každého stĺpca zvlášť? Vlastne bolo úplne zbytočné zadávať celý tento zoznam ručne, keďže to aplikácia v mnohých prípadoch dokáže urobiť za vás.

Vymažeme všetky názvy mesiacov v hlavičke našej tabuľky, okrem prvého. Teraz vyberte bunku označenú ako „január“ a presuňte ukazovateľ myši do jej pravého dolného rohu tak, aby mala tvar krížika tzv. značka výplne. Podržte stlačené ľavé tlačidlo myši a potiahnite ho doprava.

Na obrazovke sa zobrazí popis, ktorý vám povie hodnotu, ktorú sa program chystá vložiť do ďalšej bunky. V našom prípade je to „február“. Keď posuniete značku nadol, zmení sa na názvy iných mesiacov, čo vám pomôže zistiť, kde sa zastaviť. Po uvoľnení tlačidla sa zoznam automaticky vyplní.

Samozrejme, Excel nie vždy správne „rozumie“, ako vyplniť nasledujúce bunky, pretože sekvencie môžu byť dosť rôznorodé. Predstavme si, že potrebujeme vyplniť riadok párnymi číselnými hodnotami: 2, 4, 6, 8 atď. Ak zadáme číslo „2“ a pokúsime sa posunúť značku automatického dopĺňania doprava, ukáže sa, že program opäť ponúkne vloženie hodnoty „2“ do ďalšej aj do ďalších buniek.

V tomto prípade musí aplikácia poskytnúť trochu viac údajov. Ak to chcete urobiť, do ďalšej bunky napravo zadajte číslo „4“. Teraz označte obe vyplnené bunky a znova presuňte kurzor do pravého dolného rohu oblasti výberu tak, aby mala formu značky výberu. Posunutím značky nadol vidíme, že program teraz pochopil našu postupnosť a zobrazuje požadované hodnoty v popisoch.

V prípade zložitých sekvencií teda pred použitím automatického dopĺňania musíte sami vyplniť niekoľko buniek, aby Excel mohol správne určiť všeobecný algoritmus na výpočet ich hodnôt.

Teraz aplikujme túto užitočnú funkciu programu na našu tabuľku, aby sme mohli manuálne zadať vzorce pre zostávajúce bunky. Najprv vyberte bunku s už vypočítanou sumou (B7).

Teraz „zaháknite“ kurzor v pravom dolnom rohu štvorca a potiahnite značku doprava do bunky G7. Po uvoľnení klávesu samotná aplikácia skopíruje vzorec do označených buniek, pričom automaticky zmení adresy buniek obsiahnutých vo výraze a nahradí správne hodnoty.

Navyše, ak sa značka posunie doprava, ako v našom prípade, alebo nadol, bunky sa vyplnia vo vzostupnom poradí a doľava alebo nahor - v zostupnom poradí.

Existuje tiež spôsob, ako vyplniť riadok pomocou pásky. Využime ho na výpočet nákladových čiastok pre všetky výdavkové položky (stĺpec H).

Vyberieme rozsah, ktorý sa má vyplniť, počnúc bunkou s už zadanými údajmi. Potom na karte Domov v skupine Úprava stlač tlačidlo Vyplňte a vyberte smer plnenia.

Pridajte riadky, stĺpce a zlúčte bunky

Aby sme si viac precvičili písanie vzorcov, rozšírme si našu tabuľku a zároveň sa naučíme pár základných formátovacích operácií. Pridajme napríklad príjmové položky na stranu výdavkov a potom vypočítajme možné úspory rozpočtu.

Predpokladajme, že príjmová časť tabuľky bude umiestnená navrchu výdavkovej časti. Aby sme to dosiahli, budeme musieť vložiť niekoľko riadkov navyše. Ako vždy to možno urobiť dvoma spôsobmi: pomocou príkazov na páse s nástrojmi alebo v kontextovej ponuke, čo je rýchlejšie a jednoduchšie.

Kliknite pravým tlačidlom myši do ľubovoľnej bunky v druhom riadku a vyberte príkaz z ponuky, ktorá sa otvorí Vložiť… a potom v okne - Pridať riadok.

Po vložení riadku dávajte pozor na to, že štandardne je vložený nad vybraný riadok a má formát (farba pozadia bunky, nastavenie veľkosti, farba textu atď.) riadku umiestnený nad ním.

Ak potrebujete zmeniť predvolené formátovanie, ihneď po vložení kliknite na tlačidlo Pridať možnosti ikona, ktorá sa automaticky zobrazí v pravom dolnom rohu vybranej bunky, a vyberte požadovanú možnosť.

Podobným spôsobom môžete do tabuľky vložiť stĺpce, ktoré budú umiestnené naľavo od vybranej a jednotlivých buniek.

Mimochodom, ak riadok alebo stĺpec skončí po vložení na nesprávnom mieste, môžete ho ľahko odstrániť. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku patriacu objektu, ktorý chcete odstrániť, a vyberte príkaz z ponuky, ktorá sa otvorí Odstrániť. Nakoniec uveďte, čo presne chcete odstrániť: riadok, stĺpec alebo samostatnú bunku.

Na páse s nástrojmi môžete použiť tlačidlo na pridávanie operácií Vložiť nachádza v skupine Bunky na záložke Domov a na vymazanie príkazu s rovnakým názvom v rovnakej skupine.

V našom prípade potrebujeme vložiť päť nových riadkov do hornej časti tabuľky hneď za hlavičku. Ak to chcete urobiť, operáciu pridávania môžete zopakovať niekoľkokrát, alebo po jej dokončení môžete použiť kláves „F4“, ktorý zopakuje poslednú operáciu.

Výsledkom je, že po vložení piatich vodorovných riadkov do hornej časti tabuľky ju privedieme do nasledujúceho tvaru:

Biele neformátované riadky sme v tabuľke nechali zámerne, aby sme od seba oddelili časti príjmov, výdavkov a súčtu napísaním príslušných nadpisov. Ale predtým, ako to urobíme, naučíme sa ešte jednu operáciu v Exceli - zlučovanie buniek.

Keď sa skombinuje niekoľko susedných buniek, vytvorí sa jedna, ktorá môže zaberať niekoľko stĺpcov alebo riadkov naraz. V tomto prípade sa názov zlúčenej bunky stane adresou najvyššej bunky zlúčeného rozsahu. Kedykoľvek môžete zlúčenú bunku znova rozdeliť, ale nemôžete rozdeliť bunku, ktorá ešte nebola zlúčená.

Pri zlučovaní buniek sa uložia iba údaje vľavo hore, ale údaje vo všetkých ostatných zlúčených bunkách sa vymažú. Pamätajte na to a najskôr vykonajte zlúčenie a až potom zadajte informácie.

Vráťme sa k nášmu stolu. Aby sme mohli písať nadpisy do bielych riadkov, potrebujeme iba jednu bunku, zatiaľ čo teraz ich tvorí osem. Poďme to napraviť. Vyberte všetkých osem buniek druhého riadku tabuľky a na karte Domov v skupine Zarovnanie kliknite na tlačidlo Skombinujte a umiestnite do stredu.

Po vykonaní príkazu sa všetky vybrané bunky v riadku spoja do jednej veľkej bunky.

Vedľa tlačidla zlúčenia je šípka, kliknutím na ktorú sa zobrazí ponuka s ďalšími príkazmi, ktoré vám umožňujú: zlúčiť bunky bez stredového zarovnania, zlúčiť celé skupiny buniek vodorovne a zvisle a tiež zlúčenie zrušiť.

Po pridaní hlavičiek, ako aj vyplnení riadkov: plat, prémie a mesačný príjem, naša tabuľka začala vyzerať takto:

Záver

Na záver vypočítajme posledný riadok našej tabuľky pomocou znalostí získaných v tomto článku, ktorých hodnoty buniek sa vypočítajú pomocou nasledujúceho vzorca. V prvom mesiaci bude zostatok predstavovať bežný rozdiel medzi príjmami prijatými za mesiac a celkovými výdavkami v ňom. Ale v druhom mesiaci k tomuto rozdielu pripočítame zostatok prvého, keďže počítame úspory. Výpočty na nasledujúce mesiace budú prebiehať podľa rovnakej schémy – úspory za predchádzajúce obdobie sa pripočítajú k aktuálnemu mesačnému zostatku.

Teraz preložme tieto výpočty do vzorcov, ktorým Excel rozumie. Pre január (bunka B14) je vzorec veľmi jednoduchý a bude vyzerať takto: „=B5-B12“. Ale pre bunku C14 (február) možno výraz zapísať dvoma rôznymi spôsobmi: „=(B5-B12)+(C5-C12)“ alebo „=B14+C5-C12“. V prvom prípade opäť vypočítame zostatok predchádzajúceho mesiaca a následne k nemu pripočítame zostatok aktuálneho mesiaca a v druhom sa do vzorca započíta už vypočítaný výsledok za predchádzajúci mesiac. Samozrejme, použitie druhej možnosti na zostavenie vzorca v našom prípade je oveľa vhodnejšie. Koniec koncov, ak budete postupovať podľa logiky prvej možnosti, potom vo výraze pre marcový výpočet už bude 6 adries buniek, v apríli - 8, v máji - 10 atď., a pri použití druhej možnosti tam vždy budú traja.

Na vyplnenie zvyšných buniek od D14 po G14 využijeme možnosť ich automatického vyplnenia, tak ako sme to urobili v prípade súm.

Mimochodom, pre kontrolu hodnoty konečnej úspory za jún, ktorá sa nachádza v bunke G14, si v bunke H14 môžete zobraziť rozdiel medzi celkovou sumou mesačných príjmov (H5) a mesačných výdavkov (H12). Ako ste pochopili, mali by si byť rovní.

Ako je zrejmé z najnovších výpočtov, vo vzorcoch môžete použiť nielen adresy susedných buniek, ale aj akékoľvek iné, bez ohľadu na ich umiestnenie v dokumente alebo príslušnosť k určitej tabuľke. Okrem toho máte právo prepojiť bunky umiestnené na rôznych hárkoch dokumentu a dokonca aj v rôznych knihách, ale o tom budeme hovoriť v ďalšej publikácii.

A tu je naša konečná tabuľka s vykonanými výpočtami:

Teraz, ak chcete, môžete pokračovať vo vypĺňaní sami, vkladaním dodatočných položiek výdavkov alebo príjmov (riadky) a pridávaním nových mesiacov (stĺpcov).

V ďalšom článku si povieme podrobnejšie o funkciách, pochopíme pojem relatívnych a absolútnych väzieb, určite si osvojíme niekoľko ďalších užitočných prvkov úpravy tabuliek a mnoho ďalšieho.

Microsoft Excel je vhodný na vytváranie tabuliek a výpočty. Pracovný priestor je množina buniek, ktoré možno vyplniť údajmi. Následne – formát, použitie na zostavenie grafov, tabuliek, súhrnných správ.

Práca v Exceli s tabuľkami pre začínajúcich používateľov sa môže zdať na prvý pohľad náročná. Výrazne sa líši od princípov vytvárania tabuliek vo Worde. Začneme však v malom: vytvorením a formátovaním tabuľky. A na konci článku už pochopíte, že lepší nástroj na tvorbu tabuliek ako Excel si neviete predstaviť.

Ako vytvoriť tabuľku v Exceli pre figuríny

Práca s tabuľkami v Exceli pre figuríny nie je uponáhľaná. Tabuľku môžete vytvoriť rôznymi spôsobmi a na špecifické účely má každá metóda svoje výhody. Preto najprv vizuálne zhodnoťme situáciu.

Pozrite sa bližšie na pracovný hárok s tabuľkou:

Toto je množina buniek v stĺpcoch a riadkoch. V podstate stôl. Stĺpce sú označené latinkou. Čiary sú čísla. Ak tento list vytlačíme, dostaneme prázdnu stranu. Bez akýchkoľvek hraníc.

Najprv sa naučíme pracovať s bunkami, riadkami a stĺpcami.



Ako vybrať stĺpec a riadok

Ak chcete vybrať celý stĺpec, kliknite na jeho názov (latinské písmeno) ľavým tlačidlom myši.

Ak chcete vybrať linku, použite jej názov (podľa čísla).

Ak chcete vybrať niekoľko stĺpcov alebo riadkov, kliknite ľavým tlačidlom myši na názov, podržte a potiahnite.

Ak chcete vybrať stĺpec pomocou klávesových skratiek, umiestnite kurzor do ľubovoľnej bunky požadovaného stĺpca - stlačte Ctrl + medzerník. Výber riadku – Shift + medzerník.

Ako zmeniť okraje buniek

Ak sa informácie pri vypĺňaní tabuľky nezmestia, musíte zmeniť okraje buniek:

Ak chcete naraz zmeniť šírku stĺpcov a výšku riadkov v určitom rozsahu, vyberte oblasť, zväčšite 1 stĺpec/riadok (presunúť manuálne) - veľkosť všetkých vybraných stĺpcov a riadkov sa automaticky zmení.

Poznámka. Ak sa chcete vrátiť k predchádzajúcej veľkosti, môžete kliknúť na tlačidlo „Zrušiť“ alebo na kombináciu klávesových skratiek CTRL+Z. Ale funguje to, keď to urobíte hneď. Neskôr to už nepomôže.

Ak chcete vrátiť čiary na ich pôvodné hranice, otvorte ponuku nástrojov: „Domov“ - „Formát“ a vyberte možnosť „Automaticky prispôsobiť výšku čiary“

Táto metóda nie je relevantná pre stĺpce. Kliknite na „Formátovať“ - „Predvolená šírka“. Zapamätajme si toto číslo. Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci, ktorej okraje je potrebné „vrátiť“. Opäť „Formát“ - „Šírka stĺpca“ - zadajte ukazovateľ určený programom (zvyčajne 8,43 - počet znakov v písme Calibri s veľkosťou 11 bodov). OK.

Ako vložiť stĺpec alebo riadok

Vyberte stĺpec/riadok vpravo/pod miestom, kam chcete vložiť nový rozsah. To znamená, že stĺpec sa zobrazí naľavo od vybratej bunky. A čiara je vyššia.

Kliknite pravým tlačidlom myši a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „Vložiť“ (alebo stlačte kombináciu klávesových skratiek CTRL+SHIFT+"=").

Označte „stĺpec“ a kliknite na tlačidlo OK.

Poradenstvo. Ak chcete rýchlo vložiť stĺpec, vyberte stĺpec na požadovanom mieste a stlačte CTRL+SHIFT+"=".

Všetky tieto zručnosti sa vám budú hodiť pri vytváraní tabuľky v Exceli. Počas práce budeme musieť rozširovať hranice, pridávať riadky/stĺpce.

Postupné vytváranie tabuľky so vzorcami

Pri tlači budú teraz viditeľné okraje stĺpcov a riadkov.

Pomocou ponuky Písmo môžete formátovať údaje tabuľky Excel ako vo Worde.

Zmeňte napríklad veľkosť písma, hlavičku nastavte na „tučné“. Text môžete vycentrovať, priradiť pomlčky atď.

Ako vytvoriť tabuľku v Exceli: pokyny krok za krokom

Najjednoduchší spôsob vytvárania tabuliek je už známy. Excel má ale pohodlnejšiu možnosť (z hľadiska následného formátovania a práce s dátami).

Urobme si „inteligentnú“ (dynamickú) tabuľku:

Poznámka. Môžete ísť inou cestou - najskôr vyberte rozsah buniek a potom kliknite na tlačidlo „Tabuľka“.

Teraz zadajte potrebné údaje do hotového rámu. Ak potrebujete ďalší stĺpec, umiestnite kurzor do bunky určenej pre názov. Zadajte názov a stlačte ENTER. Rozsah sa automaticky rozšíri.

Ak potrebujete zvýšiť počet riadkov, zaveste ho v pravom dolnom rohu na značku automatického dopĺňania a potiahnite ho nadol.

Ako pracovať s tabuľkou v Exceli

S vydaním nových verzií programu sa práca s tabuľkami v Exceli stala zaujímavejšou a dynamickejšou. Keď sa na hárku vytvorí inteligentná tabuľka, sprístupní sa nástroj „Práca s tabuľkami“ - „Návrh“.

Tu môžeme tabuľku pomenovať a zmeniť jej veľkosť.

Dostupné sú rôzne štýly, možnosť previesť tabuľku na bežný rozsah alebo súhrnný prehľad.

Vlastnosti dynamických tabuliek MS Excel obrovský. Začnime základnými zručnosťami zadávania údajov a automatického dopĺňania:

Ak klikneme na šípku napravo od každého podnadpisu hlavičky, získame prístup k ďalším nástrojom na prácu s údajmi tabuľky.

Niekedy musí používateľ pracovať s obrovskými tabuľkami. Ak chcete zobraziť výsledky, musíte prejsť cez viac ako tisíc riadkov. Odstránenie riadkov nie je možné (údaje budú potrebné neskôr). Ale môžete to skryť. Na tento účel použite číselné filtre (obrázok vyššie). Zrušte začiarknutie políčok vedľa hodnôt, ktoré by mali byť skryté.