Muhasebe belgelerinin "geçişi" numaralandırması önemli midir? Belgeleme.

14.09.05

Metin belgesinin kayıt örneği

1 Genel hükümler

Metin belgeleri   Tasarım Dokümantasyonu için Birleştirilmiş Sistem (ESKD) ve Tasarım için Tasarım Belgelendirme Sistemi (SPDS) ile ilgili standartlar tarafından oluşturulan formlarda gerçekleştirilir.

Metin belgelerinin genel gereksinimleriGOST 2.105-95.

2 Sayfa parametreleri:

Sayfa ayarları : A formatı 4, soldaki kenar boşlukları 25 mm, sağda 15 mm, üst 20 mm, alt 10 mm.

3 metin

metin  Edebiyatta Rusça dilbilgisi kurallarına uygun olarak yazılmıştır.

Belgenin metni kısa, açık ve farklı yorumlara izin vermemelidir.

Metinde zorunlu şartları belirtirken “olması”, “yapması”, “gerekli”, “bunu gerektirir”, “izin verilir”, “izin verilmez”, “yasak”, “yapmaması” ifadeleri kullanılmalıdır.  Diğer hükümleri belirtirken “olabilir”, “kural”, “gerekirse”, “olabilir”, “durumda” vb. İfadeler kullanılmalıdır.

Belge metninin anlatı formunu kullanmak mümkündür, örneğin "başvuru", "belirt" vb.

Belgeler, ilgili standartlar tarafından belirlenen bilimsel ve teknik terimleri, tanımları ve tanımları uygulamalı ve bunların bulunmadığı durumlarda, genel olarak bilimsel ve teknik literatürde kabul edilmelidir.

Belge belirli bir terminolojiyi benimserse, o zaman sonunda (referanslar listesinden önce) uygun açıklamalarla birlikte kabul edilen terimlerin bir listesi bulunmalıdır. Liste, belgenin içeriğine dahil edilmiştir.

Belgenin metni izin vermiyor:

Konuşma konuşma, teknik beceri, profesyonellik temposunu uygulayın;

Aynı kavram için, (Rusça) eşdeğer kelimeler ve terimlerin varlığında yabancı kelimeler ve terimlerin yanı sıra anlamı (eşanlamlı) yakın farklı bilimsel ve teknik terimleri uygulamak için;

Keyfi kelime oluşumları uygulayın;

Rusça yazım kuralları, ilgili devlet standartları ve bu belgede belirtilenler dışında, kelimelerin kısaltmasını uygulayın;

Sayılar olmadan kullanılırsa, fiziksel büyüklükler için notasyonları, tabloların başları ve yanlarındaki fiziksel büyüklükler ve formül ve şekillerdeki harf tanımlarının kopyaları hariç, azaltın.

Belgenin metninde, formüller, tablolar ve şekiller haricinde, buna izin verilmez:

Değerlerin negatif değerlerinden önce matematiksel işareti eksi (-) kullanın ("eksi" sözcüğünü yazmalısınız);

İşaretini uygula "Æ "Çapı belirtmek için (" çap "kelimesi yazılmalıdır). Çapın boyutunu veya sınırlarını saptarken belge metninde yer alan çizimler ,   numara numarası takip etmeden önce  işareti yazÆ »;

Matematiksel sembolleri sayısal değerler olmadan kullanın, örneğin\u003e (daha fazla),< (меньше), = (равно), ³   (daha fazla veya eşit)£   (daha az veya eşit)¹   (eşit değil), işaretlerin yanı sıra № (sayı),% (yüzde);

Kayıt numarası olmadan standartlar, teknik özellikler ve diğer belgelerin indekslerini uygulayın.

İzin verilen kelime kısaltmalarının listesi GOST 2.316'da verilmiştir.

Belgedeki kelimelerin veya isimlerin kısaltması için özel bir sistem benimsenirse, o zaman terimlerin listesi öncesinde belgenin sonuna yerleştirilen kabul edilen kısaltmaların bir listesini içermelidir.

Harflerin, resimlerin veya işaretlerin sembolleri geçerli yasalara ve eyalet standartlarına uygun olmalıdır.  Belgenin metninde, parametrenin tanımlanmasından önce, örneğin, "Kopmaya karşı geçici direnç" açıklamasını verir.

Mevcut standartlarda bulunmayan sembol, resim veya işaretlerin kullanılması gerekiyorsa, metinde veya notasyon listesinde açıklanmalıdır.

Belge, GOST 8.417'ye uygun olarak, standartlaştırılmış fiziksel birimler miktarlarını, isimlerini ve isimlerini kullanmalıdır.

Doküman metninde, fiziksel büyüklükler ve hesap birimleri olarak adlandırılan birimlerin sayısal değerleri, sayı olarak yazılmalı ve sayıları fiziksel rakamlar ve birimlerden bire bir olmak üzere bire dokuzdan bire bir olmak üzere yazılmalıdır.

örnekler:

1 Her biri 5 m uzunluğunda beş boruyu test edin.

2 Basınç testleri için 15 tüp seçin.

Metin sadece bir yazı tipi kullanılarak biçimlendirilmiştir.Arial . Diğer yazı tiplerine izin verilmez. Metin, kullanılarak biçimlendirilmelidir stilleri("Biçim Stilleri ve Biçimlendirme" menüsü). Ders çalışması boyunca metnin eşit olması, aynı tarzda biçimlendirilmelidir. Metnin ana kısmı aşağıdaki parametrelerle "Normal" stiline sahip olmalıdır:

4 Sayfa Numarası

Sayfa Numarası   Belge, bir başlık sayfası ile başlar ve ekler de dahil olmak üzere uçtan ucadır. Başlık sayfasında numaralar yapıştırılmamış. Sayfalar, sayfanın üst kısmının ortasında numaralandırılmıştır.MS üst menüden numaralandırma eklenir.sözcük   "Ek-sayfa numaraları":

5 Bir belge oluşturma

Belge metni, gerekirse bölümlere ve alt bölümlere ayrılmıştır.

Bölümler, belgenin tamamı içinde, bir nokta olmadan Arap rakamları ile işaretlenmiş ve girinti paragrafları ile yazılmış seri numaralara sahip olmalıdır. Alt bölümler her bölüm içinde numaralandırılmalıdır. Alt bölüm, bir nokta ile ayrılmış bölüm numaraları ve alt bölüm sayılarından oluşur. Alt bölümlerin sonunda nokta koyulmaz. Alt bölümler gibi bölümler bir veya birkaç noktadan oluşabilir. Ürün numarasının sonunda puan konmaz, örneğin:

1 Türleri ve ana boyutlar

1.1

Belgenin alt bölümleri varsa, o zaman maddelerin numaralandırılması alt bölüm içinde olmalı ve madde numarası noktalarla ayrılmış bölüm numaraları, alt bölüm ve paragraf sayılarından oluşmalıdır. örneğin:

3 Test yöntemleri

3.1 Aparat, materyaller ve reaktifler

Maddeler veya alt bölümler dahilinde, listeler verilebilir.

Numaralandırmanın her bir konumundan önce, bir kısa çizgi veya gerekirse, belgenin metninde numaralandırmalardan birine, daha sonra da bir parantezin yerleştirildiği küçük harfli bir yazıya başvurmanız gerekir. Sayımların daha ayrıntılı bir şekilde detaylandırılması için, aralarında bir parantez konulmuş olan Arap rakamlarının kullanılması ve girişin örnekte gösterildiği gibi girintiden yapılması gerekmektedir.

örnek

a) __________________

b) __________________

1) ________________

2) ________________

Her öğe, alt paragraf ve listeleme bir paragraf girintisiyle yazılır.

Bölümler, alt bölümler başlıklara sahip olmalıdır. Öğeler, kural olarak, başlıklara sahip değil.

Başlıklar, bölümlerin ve alt bölümlerin içeriğini açıkça ve kısaca yansıtmalıdır.

Başlıklar, alt nokta olmadan, sonunda nokta olmadan büyük harfle yazılmalıdır. Sözcük heceleme izin verilmez. Eğer başlık iki cümleden oluşuyorsa, bir nokta ile ayrılırlar.

Örneğin:

Betonarme kirişler	Bu doğru;
BETON ZEMİNLERİ	yanlış;
F E L E C O B E T O N 'H  S eb l lk i	yanlış;
Betonarme kirişler.	Yanlış.

Bölümler, bölümler, paragraflar, alt paragraflar otomatik çoklu seviye numaralandırmasına sahip olmalıdır. Bölüm, bölüm vb. Başlıklar “Başlık 1”, “Başlık 2” vb. tarzlarda gerçekleştirilir. aşağıdaki parametrelerle:

6 İllüstrasyon ve uygulama tasarımı

Metnin açıklanması için illüstrasyonların sayısı yeterli olmalıdır. çizimler Hem belgenin metninde (muhtemelen metnin karşılık gelen kısımlarına daha yakın) hem de sonunda bulunabilir. Çizimler ESKD ve SPDS standartlarına uygun olarak yapılmalıdır. Çizimler, uygulamaların illüstrasyonları haricinde, numaralandırma yoluyla Arap rakamlarında numaralandırılmalıdır. Resim bir ise, o zaman "Şekil 1" olarak adlandırılır.

Her bir uygulamanın ilüstrasyonları, numaradan önceki başvurunun eklenmesi ile birlikte, Arap rakamlarında ayrı bir numaralandırma ile belirlenir. Örneğin - Şekil A.3.

Bir bölüm içinde resimlerin sayılmasına izin verilir. Bu durumda, çizimin numarası bir nokta ile ayrılan bölüm numarası ve çizimin sıra numarasından oluşur. Örneğin - Şekil 1.1.

Çizimlerden bahsederken, “yazınız.¼   Şekil 2'ye göre "sürekli numaralandırma ve" ile¼   Bir bölüm içinde numaralandırıldığında Şekil 1.2 ”ye göre.

MS üst menüden üretilen resmin adını ve numarasını giriniz.sözcük "Box-link-title":

Gerektiğinde resimler, isim ve açıklayıcı verilere sahip olabilir (şekil çizimleri). "Şekil" sözcüğü ve isim açıklayıcı verilerden sonra yerleştirilir.

örnek:

Şekil 2. 1 - Betonarme kirişin imhası.

App, Z, Y, O, Ch, Ü, Ы, except harfleri hariç, Ekler, A harfi ile başlayan, baş harfleri, Rus alfabesinin harfleri atar. “Uygulama” kelimesinin ardından dizisini belirten harfi takip eder.

Latin alfabesinin harfleri, I ve O harfleri hariç olmak üzere, başvuruların isimlerine izin verilir.

Rusça ve Latin alfabelerinin harflerinin tam kullanımı durumunda, uygulamaların Arap rakamlarında belirtilmesine izin verilir. Belgede bir uygulama varsa, “Ek A” olarak belirtilir.

Gerekirse her bir başvurunun metni, her bir başvuruda numaralandırılmış olan bölümlere, alt bölümlere, maddelere, alt maddelere bölünebilir. Numara önce bu uygulamanın adıdır.

Başvurular belgenin geri kalanıyla ortak bir sayfalama olmalıdır.

Tüm ekler belgenin içeriğinde (varsa) numaraları ve başlıkları ile listelenmelidir.

genel kurallara uygun olarak ayrı bir doküman olarak imal Ek, süreç - şekli yazıt 2, müteakip tabakanın çekirdeğe birinci tabaka - şekilli 2a GOST 2.104 GOST 21,1101.

7 Tabloları oluştur

tablolar  daha iyi görünürlük ve göstergelerin karşılaştırılması kolaylığı için kullanılır. Varsa, tablonun adı, içeriğini kesin, özlü olarak yansıtmalıdır. İsim masanın üstüne yerleştirilmelidir.

Transfer ederken   Tablonun aynı veya diğer sayfalardaki kısımları, masanın sadece ilk kısmının üzerine yerleştirilir.

Tablolar, uygulama tabloları hariç, numaralandırma yoluyla Arap rakamlarında numaralandırılmalıdır.

Her uygulamanın tabloları, rakam göstergesinden önce uygulama göstergesinin eklenmesiyle, Arap rakamlarıyla ayrı bir numaralandırma ile gösterilmektedir. Belgede sadece bir tablo varsa, Ek B'de gösteriliyorsa "Tablo 1" veya "Tablo B.1" olarak adlandırılmalıdır.

Bölüm içindeki tabloların numaralandırılmasına izin verilir. Bu durumda, tablo numarası numaradan oluşur  bölüm ve tablonun bir sayı ile ayrılmış sıra numarası.

Belgenin tüm tabloları, belgenin metninde referanslar içermelidir, referansla, "tablo" kelimesini, sayısının belirtilmesiyle yazmak gerekir.

MS üst menüden üretilen tablonun adını ve numarasını giriniz.sözcük "Box-link-title":

Tablonun sıralarının yüksekliği en az 8 mm olmalıdır.

Tablo, büyüklüğüne bağlı olarak, ilk olarak kendisine atıf yapılan metnin altına ya da bir sonraki sayfada ve gerekirse, belgenin ekinde yer almaktadır.

Tablodaki tekrarlanan rakamlar, matematiksel işaretler, yüzde işaretler ve sayılar, malzeme markalarının ve ürünlerin boyutlarının belirtilmesiyle birlikte, düzenleyici belgelerin atanmasına izin verilmez.

Tabloda ayrı veri yokluğunda bir çizgi (dash) konulmalıdır.

8 Değişkenler için formüller ve notasyon

Formüllerdesembol olarak, ilgili devlet standartlarına göre belirlenen semboller kullanılmalıdır. Formülde yer alan sembollerin ve sayısal katsayıların açıklanması, metinde daha önce açıklanmamışsa, doğrudan formülün altında verilmelidir. Her sembolün açıklaması, sembollerin formülde verildiği sıradaki yeni satırdan verilmelidir. İlk açıklama satırı, kolon olmadan “nerede” kelimesiyle başlamalıdır.

örnek:

Formüller, uygulamaya yerleştirilen formüller haricinde, parantez içinde sağdaki formül düzeyinde yazılan Arap rakamlarında ardışık olarak numaralandırılmalıdır. Bir formül belirtilmiştir - (1).

Uygulamalara yerleştirilen formüller her bir uygulamada, her bir numaranın önüne bir uygulama tanımlaması eklenmesiyle, örneğin formül (B.1) 'de, Arap rakamlarında ayrı ayrı numaralandırılmalıdır.

Bir bölümdeki formüllerin numaralandırılmasına izin verilir. Bu durumda, formül numarası bölüm numarası ve bir nokta ile ayrılan formülün sıra numarasından oluşur. örneğin (3.1).

Ayrı bir satırdaki ve bir metin satırındaki değişkenler için nesne olarak eklenen formüller ve gösterimler.MS Denklemi. MS üst menüden üretilen resmin adını ve numarasını giriniz.sözcük Nesne ekle:

Örneğin: “boru duvarındaki süreçler, boyutsuz kompleksler içeren ve benzerlik sayısının rol oynadığı denklemlerle (2.14) tanımlanmıştır”.

Bir kuruluşta, malları satarken birincil muhasebe belgelerine ve faturalara aynı numaraları atamak alışılmış bir durum ise, ihlalin sonuçları ne kadar ciddi olursa olsun, ihmaller ve süreksizlikler olmadan, örneğin bir siparişin iptal edilmesi sonucu numaralandırma olabilir mi? Hukuk Danışmanlığı Servisi GARANT Lilia Fedorova ve Sergey Rodyushkin'in uzmanları cevaplarını verdiler.

Malların kuruluş tarafından satışı, alıcıdan gelen başvurular temelinde gerçekleştirilir. Başvuruların ve gönderim belgelerinin (Form N TORG-12) doğrulanması için, daha önce aynı şekilde numaralandırılmasına karar verilmiştir. Ancak, uygulamanın iptal edilebileceği durumlar vardır, bu nedenle faturaların numaralandırılmasıyla karıştırılır. Ana belgelerde sayı atlanıyor ve faturalara izin var mı? Birincil muhasebe belgelerinin ve faturaların numaralandırılmasını ihlal eden cezalar var mı?

Birincil muhasebe belgeleri

Ekonomik hayatın her gerçeği, birincil muhasebe belgelerinin kayıtlarına tabidir (bundan sonra, 402-ФЗ sayılı Kanun), 06.12.2011 N 402-ФЗ "Muhasebe Üzerine" Federal Kanununun 9. maddesinin 1. bölümü.

1 Ocak 2013'ten itibaren 402-FZ sayılı Kanun'un yürürlüğe girmesiyle, kuruluş, birincil muhasebe belgelerinin birleşik formlarını uygulayıp uygulamayacağına veya kendi formlarını bağımsız olarak geliştirip geliştirmeyeceğine karar verme hakkına sahiptir. Organizasyonun bütün biçimleri onaylamak zorundadır (N 402-ФЗ sayılı Kanunun 9 uncu maddesinin 4. maddesi).

25 Aralık 1998 N 132 tarihli Rusya Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile ticaret işlemlerinin muhasebesi için ana muhasebe belgelerinin birleşik formları onaylandı. Onaylanmış formlardan biri, üçüncü taraf bir kuruluşun envanterinin satış (tatil) kaydı için kullanılan Form N TORG-12'dir. Bu form numaralandırma prosedürünü doldurmak için doğrudan talimat tanımlanmamıştır.

Alıcının uygulamasına gelince, böyle bir uygulamanın birleşik bir formu yoktur, bu nedenle kuruluş bağımsız olarak geliştirir ve onaylar. Bu durumda, uygulama sanatın 2. bölümünde yer alan zorunlu detayları içermelidir. N 402-FZ Kanununun 9'u. Aynı zamanda, Sanatın 2. bölümünün ışığında, dikkatimizi çekiyoruz. 402-FZ sayılı Kanun'un 9 nolu zorunlu muhasebesi zorunlu muhasebe numarası olarak belirtilmemiştir.

Sanat Bölüm 3'e uygun olarak. 402-FZ sayılı Kanunun 9 uncu maddesinde, ekonomik hayatın gerçeğini yerine getirirken birincil muhasebe belgesi hazırlanmalı ve eğer bu mümkün değilse, tamamlandıktan hemen sonra.

12/12/2001 N 119n tarihli Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Envanter Muhasebesi için Metodolojik Kılavuzun 13. Paragrafı, birincil muhasebe belgelerinin önceden numaralandırılması gerektiğini veya belgenin kayıt ve tescilinde numaralandırılması gerektiğini belirtir. Organizasyonda, numaralandırma prosedürü bir raporlama yılı boyunca tekrar edilmeyen sayıların varlığını sağlamalıdır (ayrıca bkz. 11.19.2004 N 26-12 / 74950 tarihli Moskova için Rusya UMNS mektubu).

Bu belge numaralandırma kavramını açıklamadığı için, bu tanımı yakın bir daldan ödünç alıyoruz. Yani, örneğin, paragraflara göre. 9 çorba kaşığı. 07.07.2003 N 126-FZ “On Communication” numaralandırmasının Federal Yasası'nın 2 numarası - iletişim ağını ve (veya) hub veya terminalini benzersiz bir şekilde tanımlamak (tanımlamak) için tasarlanmış kodlar dahil olmak üzere, sayısal, harf, sembol tanımı veya bu tür tanımların kombinasyonları. öğeleri.

Dolayısıyla, birincil belgenin numarası bir tanımlayıcıdır, yani. muhasebe nesnesinin benzersiz bir özelliği. Görevlendirme sırasındaki tek şart, raporlama yılı boyunca kesişen bir karakter ve olayların kronolojisine bir bağlantıdır.

Sürekli numaralandırmayı sürdürmek için gereklilikler (yani boşluk ve kırılma olmaksızın numaralandırma) bize bilinen resmi belgeler içermez.

Birincil muhasebe belgelerinin oluşturulması, işlem kayıtları ve muhasebe kayıtlarında yansıtılması için son tarihler, şirketin büyüklüğüne, iç yapısına ve ticari faaliyetlerin yoğunluğuna dayanan onaylanmış belge yönetim çizelgesine uygun olarak yapılır. Bu, 29 Temmuz 1983 835 tarihli Maliye Bakanlığı tarafından onaylanan Muhasebe Belgeleri ve Belge Yönetmeliği'nin yanı sıra 29 Temmuz 1998 N 34n tarihli Rusya Maliye Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Rusya Federasyonundaki Muhasebe ve Raporlama Yönetmeliği'nin 15. Maddesinden de kaynaklanmaktadır. bundan böyle - Pozisyon N 105).

Bu bağlamda, biz (yöntemiyle) uygulanabilir kurallar ve muhasebe kayıtlarının iş akışı işleme teknolojisine altında birincil dokümanların numaralandırılması ilkesi organizasyonun bir iç idari belgenin (paragraf 4 ve 7 PBU'yu 1/2008 "örgüt") ile belirlenebilir düşünüyoruz. Muhasebe politikasının bir parçası olarak kabul edilen karar, kuruluşun ilgili organizasyon ve idari belgelerine (siparişler, siparişler, vb.) Kayıt yaptırmakla yükümlüdür (PBU 1/2008 "Kuruluşun muhasebe politikası" nın 8. maddesi).

fatura

Sanatın 3. paragrafına göre. Vergi Kanunu'nun 168 mallar (çalışıyor, hizmetler), mülkiyet haklarının transferi ve ödeme miktarları, mal gelecekteki teslimatları karşı kısmi ödeme (işler, hizmetler) aldıktan sonra en geç beş daha takvimi satan mülkiyet haklarının transferi karşılık gelen faturalar ayarlanır mallar (işler, hizmetler) sevk tarihinden itibaren gün mülkiyet haklarının devir tarihinden itibaren, ya da ödeme tutarları, malların gelecek teslimatları (işler, hizmetler) karşı kısmi ödeme alındığı tarihten itibaren, iletim imuschest ennyh hakları saklıdır.

Faturalar, iadelerde belirtilen şartlara tabi olarak, alıcıya sunulan vergiden düşülebilir tutarları kabul etmek için satıcıya temel teşkil eder. 5, 5.1 ve 6 yemek kaşığı. Rusya Federasyonu Vergi Kanununun 169'u (Rusya Federasyonu Vergi Kanununun 169. Maddesi 1, 2).

Maddenin 5, 5.1 ve 6. paragraflarında. Rusya Federasyonu Vergi Kanununun 169'u, faturada belirtilmesi gereken zorunlu detayların bir listesini sunmaktadır. Özellikle, faturanın vazgeçilmez koşul arasında, mallar (işler, hizmetler), mülkiyet hakkı devri satışında olarak vergi mükellefi tarafından katlanmak ve ödeme makbuzu, gelecekteki mal teslimatları (işler, hizmetler), mülkiyet devri karşı kısmi ödenmesi koşuluyla haklar, faturanın seri numarası ve hazırlanma tarihi için (sf. 1, s. 5, ss. 1, s. 5.1, RF Vergi Kanununun 169 uncu maddesi) verilmiştir.

Fatura formları ve bunları doldurma prosedürü ile birlikte alınan ve çıkarılan faturalar, alım defterleri ve satış defterlerinin kayıt defterlerini, Madde 8'inci paragrafı uyarınca tutmak için kurallar. (- Karar N 1137 bundan) "formları ve Katma Değer Vergisi hesaplanmasında kullanılan (referans) belgeleri doldurarak kurallarına Üzerine" 26.12.2011 N 1137 tarihinde RF Hükümeti tarafından kurulan Vergi Kanunu'nun 169..

Paragraflara uygun olarak. fatura, doldurulma Kuralları alanına 1 "A" olduğunda ebatları K 1137 (buradan sonra 1 - doldurmak için kuralları) tarafından onaylanan uygulanabilir vergi hesaplamaları, fatura seri numarası ve bir fatura hazırlanması tarihi hattı 1,..

Bir faturaya bir düzeltme faturasına bir numara tahsis etmek için genel prosedür, paragraflarda belirlenir. 26.12.2011 N 1137 den Rusya Federasyonu kararı ile onaylanmıştır katma değer vergisi hesaplanmasında kullanılan dolgu düzeltme faturaların Kuralları, alanına 1 "A" (bundan sonra 2 - doldurma Kuralları) .. Ayarlama faturasının belirtilen sırasına göre, faturalar genel kronolojik sıraya göre belirlenir.

maruz düzeltici faturalar numaralandırma Özel düzeni, faturalar yalnızca alt bölümleri aracılığıyla mallar (çalışıyor, hizmetler), mülkiyet haklarını satan kuruluşlara sağlanan ve görevleri KDV gerçekleştirmek ortaklaşa katılımcılar veya mütevelli için. Bu durumlarda, bölünme hattının içinden faturanın seri numarası matrah muhasebe politikalarının sırayla kuruluş tarafından kurulmuş ayrı bir bölümün sayısal endeksi, veya basit ortaklık veya güven belirli bir sözleşmeye uygun olarak operasyonun tamamlandığına ilişkin onaylı bir dernek üyesi veya mütevelli sayısal endeksi ile tamamlanmaktadır sırasıyla mülk yönetimi (paragraflar üç ve dördüncü paragraflar "a", 1'inci Kurallar'ın 1. paragrafı, dördüncü ve beşinci paragraflar "a" paragrafı, 1 Dolum Kuralları 2).

Çözünürlük N 1137 tarafından onaylanmış KDV hesaplanmasında kullanılan alınan ve verilen faturaların kuralları günlüğü, Paragraf 3, özellikle, kağıt üzerinde ya da yapılmış faturalar (düzeltme düzeltilmiş dahil olmak üzere) olduğu tespit edilmiştir elektronik formDüzenleme tarihine kadar, dergi (düzeltme) yanı sıra, muhasebe günlüğünün 1. Kısmındaki "Açıklanmış Faturalar" da kronolojik sıraya göre tek bir tescil işlemine tabi tutulur.

para. 2 kitap satışlarını iletken Kuralları göre, Çözünürlük N 1137 tarafından onaylanmış zaman KDV hesaplamaları, uygulamalı, vergi borcu doğar hangi vergi döneminde kronolojik olarak yapılan kitap satışlarının faturaların kaydı.

Böylece, Ch'ın normlarından. Vergi Kanunu ve Çözünürlük N 1137 21 fatura seri numaraları ve kronolojik sırayla yazılır ve alınan ve kesilen faturalar ve satış defterin siciline kayıtlı onların hazırlanması, tarihini bastırmak için gerekli olduğunu göstermektedir.

Faturaların sürekli numaralandırılmasını, faturaları (yani, ihmaller ve kesintiler olmadan) sürdürme gereklilikleri, bu normatif belgeleri içermez.

Vergi dairelerinin temsilcileri açıklamalarında, faturaların numaralandırılmasının kurum tarafından bir bütün olarak organizasyon için sayıların arttırılması sırasına göre yapıldığını belirtmiştir (bkz. 06 Temmuz 2005 tarihli Rusya Federal Vergi Servisi mektupları 03-03 / 04/1166 / [email korumalı], 21.05.2001 N VG-6-03 / 404 tarihli Rusya Vergi Dairesi ve Vergi Dairesi.

Rusya Maliye Bakanlığı, nakliye faturaları ile birlikte gelen faturaların genel kronolojik sıraya göre numaralandırılması gerektiğini açıklıyor. Mali departman uzmanları, 1137 sayılı Kararı ile ayrı bir faturalandırma avansı verilmediğini fark ettiler (Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 03-07-11 / 427 tarihli ve 03 Ağustos 2012 tarih ve 03-07-11 / 284 sayılı yazılarına bakınız) .

Bu nedenle, faturalama düzenlendiğinde, sıra numaraları dizisi kronolojik sırada gözlenmelidir.

Numaralandırma faturalarının usulüne (prensibine) ilişkin herhangi bir gereklilik bulunmadığını, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun ne de 1137 sayılı N Kararnamesinin içermediğine dikkat çekiyoruz.

Aynı zamanda, Sanatın 2. paragrafının ikinci paragrafı temelinde de belirtilmelidir. Rusya Federasyonu Vergi Kanununun 169'unda, vergi denetiminde vergi idaresi sırasında satıcıyı, malların (işlerin, hizmetlerin), mülkiyet haklarının, malların (hizmetlerin), mülkiyet haklarının, değerlerinin, vergi oranının ve malların tanımlanmasını engelleyen faturalardaki hatalar ve Alıcıya sunulan vergi tutarı, KDV tutarlarının düşürülmesini kabul etmeyi reddettiği için bir dayanak teşkil etmez.

Mahkemeler paragraflarda belirtmiştir. 1 s 5 Sanat. RF Vergi Kanununun 169'unun bir numaraya sahip olmakla birlikte bir numaralandırma düzenine ilişkin gereklilikleri içermesi ve faturaların kronolojik numaralandırmasının vergi mükellefinin ihlali, KDV miktarlarının düşürülmesini reddetmek için bir dayanak teşkil edemez (bkz. Örneğin, Moskova Bölgesi'nin 24.06 tarihli FAS kararına bakınız). 2008 N KA-A40 / 4542-08, Kuzey-Batı Bölgesi'nin 18 Ağustos 2005 tarihli FAS'sı A05-2344 / 2005-10, Volgo-Vyatsky Bölgesi 13 Ocak 2005 Sayılı A28-9751 / 2004-433 / 11, Tahkim Mahkemesinin kararı Sverdlovsk bölgesi 07.20.2011 tarihli, N 60-6048 / 2011).

Vergi mevzuatının, birincil muhasebe belgelerinin ve faturaların numaralandırılmasının ihlali durumunda ceza uygulanmadığını lütfen unutmayın. Sanatta Sorumluluk. Rusya Federasyonu Vergi Kanununun 120 fıkrası, gelir kaydedilmesi ve (veya) gider ve / veya vergilendirme objelerinin ihlali ile ilgili kuralların ihlali nedeniyle, bu durumda geçerli değildir, çünkü gelir ve giderlerin kaydedilmesi ve vergi objelerinin brüt bir ihlali, yalnızca birincil belgelerin olmaması veya faturaların olmaması anlamına gelir. .

Göz önünde bulundurulan durumda, kuruluş tarafından sevkiyat için ana belge ve faturaların maruz kaldığı düşünüldüğünde, Sanat'a göre sorumluluğu üstlenme gerekçesi. Vergi Yasası'nın 120'si mevcut değildir (örneğin, 30.11.2011 tarihli Chelyabinsk bölgesi için Rusya Federal Vergi Servisi'ne bakınız).

Uzmanların yanıtında belirtilen belgelerin metinleri yasal referans sisteminde bulunabilir.Garant .

): “Başlık sayfa ve son sayfa ile birlikte A4 sayfalarından dikilmiş olan dergiyi doğru şekilde nasıl numaralandırılır? Bu durumda başlık sayfasının arkasındaki dergi tablosunun başlangıcı müsaade edilir mi? Bu durumda bir başlık sayfası numaralandırmasına mı ihtiyacınız var? Kağıdın hangi yerinde, hangi sayfa ve hangi tarafta (kalem, kurşun kalem) sayfa numarası koymak doğrudur. Bu soruların herhangi birini düzenlerse, standardı referans alarak cevaplamak istenebilir. ” Cevap hacimli olduğu için ayrı bir yazı olarak yaydım.

Sevgili meslektaşım.

Aşağıda, mevcut yasal düzenlemelerden ve dökümlerin saklanmasını düzenleyen yasa taslaklarından ilgili alıntılar bulunmaktadır.

Bütün bu hükümleri toplu olarak analiz etmek, “sayfa” nın bir sayfa değil, fiziksel bir sayfa olduğu; ve sayfaların değil sayfaların numaralandırılmasından bahsediyoruz. Ayrı bir örtü (örneğin, vakalar) numaralandırılmamıştır, ancak genel durumda başlık sayfası, özellikle sırtında zaten belgelenmiş bilgi mevcutsa, numaralandırma dışında bırakılmaz - ancak bu neredeyse hiç belirtilmez.

Sadece kalemle sayfaların numaralandırılması için gereksinimler, kalıcı bir raf ömrünün belgeleri için ayarlanır ve bir nedenden ötürü vakaları yeniden sıralamak için oldukça sık görülen ihtiyacı hesaba katar. Ancak, mahkeme davalarını numaralandırırken (aşağıdaki örneklere bakınız), bir tükenmez kalem kullanmak zorunludur - bunun aksine, bu, vaka sayfalarının yeniden numaralandırılmasını zorlaştırmak için yapılır.

1. Kapak numaralandırması

hazırlanması ve İl Sicil, Kadastro ve Haritacılık Federal Servisi arşive dava transferi için prosedür (25 Aralık Devlet Kaydı için Federal Servisi Sipariş Ek N 3 2014 N P / 637)

3.2.1. Davadaki sayfaların numaralandırılması, davadaki belgelerin sırasının güvenliğini ve sabitlenmesini sağlamak için gerçekleştirilir.

İç envanterden önce davanın başlangıcında açılan boş bir sayfa ve tanık listesi (davanın son sayfası) numaralandırılmamıştır. Numaralandırma, "1" sayısının eklendiği durumda, iç envanterden sonra yer alan birinci belgenin ilk sayfası ile başlar.

Birleşik Devlet Kayıt Haklarının fonunun oluşturulması, muhafaza edilmesi ve depolanması, USRR Fonu'ndan belgelerin düzenlenmesi ve saklanması (19.05.2011 tarihli ve 143 Nolu Moskova Sicil Kayıt Servisi Ofisi tarafından onaylanan)

3.2.9. Belgelerin sırasının güvenliğini ve sağlamlaştırılmasını sağlamak için, kayıt dosyasının sayfaları, çarşafın sağ üst köşesindeki brüt numaralandırmada Arap rakamlarına göre sıralanır.

Tanık sayfası, envanter ve başlık sayfası numaralandırmaya tabi değildir.

"Yön ve yaşlı ve sabit sosyal hizmet kurumlarının Samara bölgenin durumundan bir ekstre için durağan sosyal hizmetler Samara bölgesi, konu izni kamu kurumlarında engellilerin çeviri" kamu hizmetlerinin sağlanması için Samara bölgenin sosyo-demografik ve aile politikası Bakanlığı İdari düzenlemeler (onayladı. Sipariş Samara bölgesinin sosyal ve demografik gelişiminin bakanlığı 07/19/2012 N 209, sayı 11.27.2013)

3.17. ... Kişisel dosyanın ilk sayfası (başlık sayfası) numaralandırılmamıştır.

Karşılaştırma için: GOST R 21.1101-2013 İnşaat için tasarım dokümantasyonu sistemi. Tasarım ve çalışma belgeleri için temel gereksinimler

8.5. Tüm ciltlenmiş cilt sayfalarının (albüm), başlık sayfasıyla başlayarak sayfalar halinde numaralandırılması önerilir. Aynı zamanda başlık sayfası numaralandırılmamıştır. Sayfa numarası çalışma sayfasının sağ üst köşesinde belirtilmiştir.

2. Sayfa numaralandırma prosedürü

09.10.2014 N 219 Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesinde Yargı Bölümü Kararı
"Askeri mahkemelerde büro çalışmalarına ilişkin talimat onayı üzerine"

20.1.6. Durumdaki tüm sayfalar (kıyafet), kitap numaralandırılmalıdır. Sayfalardaki sayılar, sağ üst köşede, metne dokunmadan siyah bir grafik kalem veya pay ile (rakamların kullanılması için mürekkep ve renkli kalemler kullanılması yasaktır) Arap rakamlarına yerleştirilir.

Dokümanların iç envanterinin sayfaları, Romen rakamlarında ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

"Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesinde kayıt tutma ile ilgili geçici talimatlar"(08.08.2014 N 28-P Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesi Başkanının emriyle onaylanmıştır)

4.3.6. Dava, üretim ve üretimde yer alan belgelerin sırasının güvenliğinin ve sağlamlaştırılmasının sağlanması amacıyla, tanıklık belgesi ve iç envanter hariç, tüm belgeler (tarihsel, bilimsel veya pratik değere sahip olan Mahkeme Kılavuz İlkelerinin kararı olan belgeler dahil), Bir kalemle sayfanın sağ üst köşesindeki Arap rakamları ile numaralandırılmıştır. Levhaların numaralandırılması için mürekkep ve renkli kalem kullanılması yasaktır.

Noterlik çalışmalarının kurallarıtarafından onaylandı 17 Aralık 2012 tarihli FNP Yönetim Kurulu kararı ile 16 Nisan 2014 tarihli ve 78 Adalet Bakanlığı kararı ile

75. Kutuya yerleştirilen zarflar ve ekler dahil olmak üzere, eksiksiz bir tescile konu olan tüm dava kağıtları (saklama zarflarına ekler hariç) kalemle numaralandırılacaktır. Levha tanıklığı numaralandırılmamıştır. İç envanter ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

Numaralandırma, belgenin her bir sayfasının sağ üst köşesindeki Arap rakamlarıyla yapılır. Sayfalarda daha önce yeni numarayla uyuşmayan numaralandırma varsa, önceki sayıya geçilir, yeni sayı yanına konur.

Durumda birkaç cilt varsa ve birim birkaç parçadan oluşuyorsa, her bir birimdeki veya parçalardaki sayfalar ayrı ayrı numaralandırılır.

Davada yer alan belgelerin emniyeti ve güvenliğinin sağlanması amacıyla, boş, tanık ve iç envanter dışındaki tüm sayfalar, Arap rakamları, brüt numaralandırmada genişletilmiş biçimde numaralandırılmıştır. Temiz sayfalar dosyadan kaldırılır (dosyanın bütünlüğü bozulmadan) ve imha edilir. Sayfalar, birinciden başlayarak, sayıların artan düzeninde yukarıdan aşağıya doğru basit bir kalemle numaralandırılır. Sayılar, belgelerin metinlerine dokunmadan sayfanın sağ üst köşesine yerleştirilir. İç envanter sayfaları ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

Her bir hacim veya parça için birkaç cilt veya parçadan oluşan kasalar, ilkinden başlayarak ayrı ayrı numaralandırılır. Sınır uygulamaları ayrı birimler olarak düzenlenir ve ayrıca ayrı ayrı numaralandırılır.

Federal yönetim organlarında kayıt tutma için tipik talimatlar(08.11.2005 N536 Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır, kaldırılan 07/01/2010, 05/11/2010 N260 tarihli Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emriyle bağlantılı olarak)

Davada yer alan belgelerin emniyeti ve güvenliğinin sağlanması için, tanık sayfası ve iç envanter hariç tüm sayfaları numaralandırılmıştır. Sayfalar yukarıdan aşağıya doğru basit bir kalemle numaralandırılır, sayılar sayfanın sağ üst köşesine yerleştirilir.

“Rusya Federasyonunun Arşiv Fonu'nun belgelerinin depolanması, satın alınması, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması ile devlet organları, yerel yönetimler ve kuruluşlardaki diğer arşiv belgelerinin” ekleri ile birlikte düzenlenmesi ”

4.23. Kâğıtta yer alan belgelerin sırasının güvenliğini ve sağlamlaştırılmasını sağlamak için, tüm sayfaları (davanın ve iç envanterin tanıklığı hariç), basit bir grafit kalem veya pay ile belge sayfasının sağ üst köşesine yerleştirilen Arap rakamları ile numaralandırılır. . Levhaların numaralandırılması için mürekkep ve renkli kalem kullanılması yasaktır. Dava belgelerinin iç envanterinin sayfaları ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

Her bir hacim veya parça için ayrı ayrı olmak üzere çeşitli hacimlerde veya parçalardan oluşan kasalar numaralandırılır.

Bkz. http://archives.ru/sites/default/files/project-2014-pravila-archive.pdf

3. Bir tükenmez kalemle davanın sayfalarını numaralandırma gereği

Moskova OFAS Rusya'da davanın materyallerine aşina olma prosedürü(18 Kasım 2008 N 182 tarihli Moskova OFAS Rusya siparişine ek)

7. Tanıklık için, uygun şekilde tasarlanmış vakalar sunulur (belgeler kronolojik sıraya göre dosyalanır; vaka sayfaları, sağ üst köşede Arapça rakamlarla siyah veya mavi bir kalemle numaralandırılır; davanın tüm belgelerinin bir envanteri hazırlanmıştır).

Rusya Federasyonu tahkim mahkemelerinde (ilk, temyiz ve mahkumiyet davaları) (11.07.2014 tarihinde tadil edilen 25.12.2013 N 100 Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi Kararı'nın kararı ile onaylanmıştır)

22.11. Mahkeme davası, belgenin metnine dokunmadan sağ üst köşedeki Arap rakamlarına siyah, mavi veya mor hamurlu tükenmez kalemle numaralandırılır. Harf ile harflerin (örneğin: "5 a", "5 b" vb.) Sayfalarının numaralandırılmasına izin verilmez.

Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi'nde büro çalışmalarına dair talimat(30 Temmuz 2010 tarihinde değiştirilen 1 Temmuz 2003 tarihli Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi Kararı ile onaylanmıştır)

3.1.26. Mahkeme davaları, belgenin metnine dokunmadan, sağ üst köşedeki Arap rakamlarıyla siyah veya mavi hamurlu tükenmez kalemle numaralandırılır. Belgeler, mahkeme memuru (mahkemenin uzmanı) tarafından, bir sert kapaklı bir davada dosyalanır. Bir davanın bir cildinin hacmi, kural olarak 150 sayfayı geçmemelidir. Dosyanın sonraki her bir biriminin sayfalarının numaralandırması bir ile başlar. Davanın her bir hacminin iç envanterinin sonunda, sözcüklerdeki sayı ve sayfalar, hacmi oluşturan sayfa sayısını gösterir. Envanter, mahkeme memurunun (mahkemenin uzmanı) imzası ile onaylanmış olup, pozisyonunu, soyadını, listenin ve imzanın belgelendirildiği tarihi belirtir.

  Umarım bu bilgi sorunuza cevap verir.

Saygılarımızla,
  Natasha

Ülkemiz mevzuatı, evrak ve iş akışı gibi en çeşitli ekonomik faaliyet alanlarını düzenlemektedir. Belgelerle çalışırken yasal gerekliliklere uyum, herhangi bir şirketin etkin çalışmasının önemli bir bileşenidir, iş akışını basitleştirir, iş belgelerinin güvenliğini sağlamanıza olanak tanır. Ayrıca, söz konusu şartlara uygunluk, bildiğiniz gibi, hiçbir şirketin sigortalı olmadığı çeşitli çekleri başarılı bir şekilde geçirmeyi mümkün kılar.

İş akışının uygulanmasında yapılması gereken eylemlerden biri de belgelerin numaralandırılmasıdır. Her zaman yerine getirilmemeli, ancak gerekli olduğu hallerde, bu incelemede tartışacağımız bir dizi kural izlenmelidir.

Yasama temeli

Hangi belgelerin numaralandırmaya ihtiyaç duyduğunu belirlemek mümkündür ve aşağıdaki yasal eylemleri analiz ederek uygulanması için kurallar nelerdir:

• GOST R 51141;
• Büro çalışmalarına ilişkin metodolojik öneriler (bu belge Rosarkhiv'in emriyle 12/23/2009 tarihinde onaylanmıştır);
• Belli formdaki belgelerin doldurulmasına ilişkin usulle ilgili usul açıklamaları (belge, 18 Nisan 2003 tarihinde Rusya Federasyonu Vergi Dairesi ve Vergi Dairesi emriyle onaylanmıştır);
• bazı diğerleri.

Numaralandırılacak belgeler

Yerli mevzuat, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) raf ömrüne sahip arşivlere aktarılan dosyalarda yer alan belgelerin numaralandırılmasını öngörmektedir. Ayrıca, flaş ve numaraya ihtiyacınız var:

• ana kitap;
• ödeme bildirimlerinin kaydı;
• nakit ödeme hizmetlerinin ve PKO'nun tescili kaydı;
• fatura kayıt defteri;
• nakit defteri;
• bazı diğerleri.

Belgelerin numaralandırılması nasıl olmalı?

Bu incelemede listelenen yönetmelikler, belgelerin numaralandırılması için bir dizi kural içermektedir:

• sayfaların üst sağ köşelerine metinleri örtüşmeden koy;
• belgelerin ayrı sayfalarını değil, sayfalarını numaralamak gerekli değildir;
• küçük boyutlara sahip bir dizi belgeye yapıştırılan bu sayfalar (en yaygın örnek nakit kuponlardır) tek sayfa olarak numaralandırılır;
• belgelerin stokları numaralandırmadan çıkarılır.

Diğer bir çok kural var, kısa bir anket çerçevesinde tam bir liste mümkün değil.

Arşiv şirketiyle iletişim kurma avantajı

Meşru bir soru: Şirketinizin çalışanları için zamandan tasarruf ederken ve üretkenliğe zarar vermeden, belgelerin numaralandırılmasına yönelik tüm kuralların sıkı bir şekilde nasıl yerine getirileceğinin nasıl sağlanacağı. Bunu yapmak için profesyonellere (örneğin, “Arşiv Merkezi” firmasında çalışanlara) ihtiyacın var.Şirketimizin uzmanları belge numaralandırma konusunda geniş deneyime sahipler ve bu alanda kapsamlı bilgiye sahipler. Nüansları ve numaralandırma kurallarını öğrenmeniz gerektiğinden sizi rahatlatan, bu işi sizin için mümkün olan en kısa zamanda yapacağız. Sağlanan hizmetler için belirlediğimiz fiyatların oldukça uygun olması önemlidir.

Belge kayıt numarası - gerekli çok işlevli. Ana amacına ek olarak - belgelerin sıra numaralaması, belge indeksi çeşitli görevlerin çözülmesine yardımcı olur. Nihai seri numaralarına göre kişisel stres artışı ve yüksek ücret ya da devlet sekreterya artırılması için meşru talepleri için temel oluşturabilir belirten Sekreter aracılığıyla, bu nedenle, yıl sonunda örgüt geçerek, bilgi akışının hacminin büyümesine izlenmesini.

GOST R 6.30-2003 “Birleştirilmiş dokümantasyon sistemleri. Birleştirilmiş organizasyonel ve idari belgeler sistemi. Belgelerin uygulanması ile ilgili gereklilikler ”, kuruluşun belirli bir belgenin hızlı bir şekilde aranması için görevlerin çözümüne katkıda bulunan kimlik kayıt numaralarıyla (3.12 nolu madde) seri kayıt numaralarını desteklemesine izin verir.

Böylece, giden harflerin numaralandırılması, belgeyi başlatan bölümün koduyla desteklenir. İdari belgenin tanımı ile karışıklıktan kaçınmak için, personel siparişleri bir indeks tayini ile numaralandırılır. K  (personel) veya ilaçlar  (personel tarafından), sipariş numarası genellikle bir harfle desteklenir P.

Bir belgeyi aramak için bir talep geldiğinde, sekreter, daha kesin olarak, atanan bir dizin tarafından, daha doğrusu, hangi durumda (klasör) aramak için, kolayca bulabilir, örneğin:

-26-p - mevcut;

No. 26-лс - personelin emriyle;

26 numaralı opera, operasyonel toplantıların tutanakları arasında yer alıyor.

Alınan belgenin seri numarasını mektuba ekleyerek F  (faks) veya E (e-mail) Kayıt formlarını (dergi) arttırmadan mektubun kuruluşunuza teslim edilme yöntemini dikkate alarak problemi çözebilirsiniz.

Belgelerin kaydı aşağıdaki temel kurallara dayanmaktadır.

Bir kez kayıt. Bir kurumun duvarlarındaki bir belge bir kez kaydedilir (oluşturulduğunda veya alındığında). Üniteden, belgenin alt bölümüne, kendi benzersiz numarası altında hareket etmesi, ör. Belgeyi almış olan iç departmanlar, başlangıçta atanan dizin altında değerlendirir ve yeni bir tane atamaz. Bu kural hem idari belgeler hem de resmi yazışmalar için geçerlidir.

Kaydın zamanlaması. . (. 07.09.2011 tarihinde değişik şekli) RF Hükümeti 15.06.2009 sayısına 477 tarafından onaylanmış federal yürütme organlarının yargılama Kuralları, Bölüm 16 uyarınca, gelen belgelerin kayıt yarattı, başvuru gününde gerçekleştirilir - Aşağıdaki imza veya onay veya üzerinde tarihini çalışma günü Bu gibi gereklilikler, kayıt aşamasında belgede meydana gelen gecikmenin, belirtilen son başvuru tarihine kadar gerçek yürütme süresini kısalttığı gerçeği ile doğrulanır. Böyle bir gecikme, sahiplik biçimine bakılmaksızın çalışanlar veya kurumun tamamı için olumsuz sonuçlara yol açabilir. Kayıt için prosedür ve son tarihler belirli bir şirketin çalışmasına ilişkin talimatlara yansıtılmalıdır.

Kayıt kayıtlarının ayrılması. Her bir belge türü için ayrı bir kayıttır. Dolayısıyla, ayrı kayıt formlarında aşağıdakileri dikkate alınız:

gelen yazışmalar (gelen belgeler);

giden belgeler;

dahili notlar;

ana faaliyet için emirler;

personel emirleri;

düzenlenmesi;

yönetim kurulu tutanakları;

zamanlama protokolleri (RAM), vb.

Kayıt, bir takvim yılı içerisinde gerçekleştirilir.. Yıllık olarak 1 Ocak'ta, hemen hemen her tür belgenin numaralandırılması (siparişler, gelen ve giden harfler, protokoller, vb.) Sıfırlanır. İstisna, kalıcı depolama vakalarının envanteridir. Bu envanterlerin, kuruluşun tüm ömrü boyunca bir numara ve sürekli numaralandırması vardır.

Kayıt sırasında dokümandaki bilgilerin eksiksizliği. Kayıt (kayıt) verilerini kayıt defterine (veri tabanı) girerken, belge üzerinde mevcut olan tüm bilgiler belirtilir: indeks, tarih, isteğin numarası ve tarihine yapılan başvuru, muhatabın / muhabirin adı ve içeriği mümkün olduğunca ayrıntılı olarak açıklanır. Geleneksel olarak dikkate alınan bilgilere ek olarak, muhasebe formları, çalışanlar veya müşteriler tarafından en çok talep edilen ek bilgileri yansıtan grafiklerle desteklenmelidir (örneğin, gönderim yöntemi). Göz önünde bulundurulacak işaretlerin listesi, büro çalışma talimatlarında yazılmalıdır.

Belgenin biçimi veya biçimi ne olursa olsun, kayıtların tekdüzeliği. Bir kuruluştaki belgelerin muhasebesi, kabul edilen kayıt formundan bağımsız olarak aynı kurallara dayanır: bir dergi, Excel'de veya özel bir elektronik belge yönetim programı kullanarak.

Belgelerin kaydedilmesiyle ilgili birkaç özel örnek düşünün.

Gelen ve giden postaların kayıtları dikilmeli mi?

Belge yazılımları, sıkı raporlama belgelerinin ve / veya daimi saklama süresinin belgelerinin uygulanmasının niteliklerinden biridir. Gelen ve giden yazışmaların kayıtları, katı raporlama kategorisine ait değildir ve raf ömrü 5 yıldır. Ayrıca, kayıt kütüğünün elektronik formda tutulmasına izin verilmektedir. Bu nedenle, bu tipteki günlükleri flaş etmek gerekli değildir.

Faks ile gönderilen mektupları kaydetmem gerekiyor mu? E-postalar kayıtlı mı?

Belge türleri, transfer yöntemlerinden ayırt edilmelidir: Kayıt kuralları, faks, e-posta, kurye ile teslim edilen veya kurumun resmi web sitesinden “geri bildirim” ile alınan mektuplara eşit olarak uygulanır.

Ofise gelen belgelerin sıra dışı bir şekilde kaydedilmesi için ayrı kayıt formları oluşturmak her zaman uygun değildir. Belgenin ofise ulaşma şeklini kaydetme ihtiyacı varsa, "gelen" numarasına (F - faks, E - posta) bir kimlik kodu girmeniz veya teslimat yöntemini belirttiğiniz uygun sütunda kayıt günlüğüne (baz) eklenmesi daha uygun olur.

Başka bir soru, kuruluşun bir faksa cevap vermesi gerekip gerekmediğidir. elektronik belgeÜlkemizde, geleneksel olarak, yazarın canlı imzasının belgenin önemini verdiği ve bir takım baskıların (kişisel verilerin, vergi mükellefinin hesabındaki fonların hareketleri hakkında) canlı bir baskı olmaksızın tamamen geçersiz olduğu dikkate alınarak. Ama bu soru sekreterin yetkisinin ötesinde.

1. Önceden gerçekleşmiş bir olaydan sonra siparişlerin kaydedilmesine izin veriliyor mu, örneğin 10.06.2012 tarihinden 01.06.2012 tarihine kadar sorumlu bir kişiyi atayan bir emirdir.

2. Kurumda, siparişler ve siparişler geçmiş tarihe ve sayıya bir kesirle kaydedilir (örneğin, 15/1, 15/2). Bunun kabul edilemez olduğunu nasıl açıklayabilirim?

Sanatta. Rusya Federasyonu Medeni Kanununun 4'ünün açıkça medeni hukuk eylemlerinin geriye dönük olmadığını, herhangi bir idari eylemin yürürlüğe girdikten sonra ortaya çıkan ilişkilere uygulandığını açıkça belirtmektedir.

3.11 maddesine göre 6.30-2003 GOST belgesinin tarihi, imzalandığı tarihtir. Bu tarihten önce belge yasal zorunluluğa giremez. Bir süre sonra, 1 Haziran'dan 10'a kadar olan dönem için herhangi bir olumsuz gerçeğin bilineceğini ve bunun sorumlu kişi için karşılık gelen sonuçları (cezalandırmayı) içerdiğini düşünün. Bir çalışan masumiyetini nasıl kanıtlayabilir? Dahası, bu gerçeğin başlangıcını nasıl önleyebilirdi, ya da o zamanın kimsenin kendisine vermediği bir emri yerine getirmeyi nasıl başarabilirdi?

Çalışana her türlü sorumluluğu empoze etmek veya görevini yerine getirmesini emretmek her halükârda mümkün değildir.

Kuruluş için iç siparişlerin kayıtlarını hangi normatif belgeler düzenler? Sipariş numarası tarihe göre yerleştirilebilir mi, örneğin, 30/08?

Bugün, yasa koyucu, iç belgelere kayıt numaralarını atamak için katı kurallar koymamıştır. Her şirket, kayıt tutma konusunda kendi talimatı ile sabitlenmiş herhangi bir kayıt formunu kabul etme hakkına sahiptir.

Geleneksel olarak, organizasyon emirleri iki ana gruba ayrılır: çekirdek faaliyet ve personel tarafından. Siparişlerin tescili, her grup için takvim yılı içinde brüt numaralandırmaya göre ayrı ayrı yapılır. Karışıklık ve geri kalmışlığı önlemek için, personel emirlerinin sayısı genellikle K harfi (personel) veya BOS (personel tarafından) ile desteklenir.

Ofis yönetimi alanındaki kuralların aniden ortaya çıkmadığı unutulmamalıdır: Her biri yıllar boyunca deneme yanılma ile rafine edilmiştir. Günümüzde, küçük şirketler ve büyük holdingler için eşit derecede uygun olan basit kurallara uymak, sekreterin profesyonel belgesizlik kaybı olmaksızın organizasyondan organizasyona geçmesine ve kuruluşun standart belgesel süreçlerin kardinal formatlaması için ek maliyetler olmadan geliştirilmesine olanak tanımaktadır.

Teklif edilen sipariş numaralandırmasının (tarihe kadar) önemli bir dezavantajı vardır - günde birden fazla siparişin verilebileceği bir şirket için uygun değildir. Küçük bir pilot kuruluşun yarın büyük bir endüstriyel holdingde büyümeyeceği garantisi nerede?

Organizasyonumuzda, tüm mektuplar sanatçılar tarafından derginin kendileri tarafından kaydedilir, örn. Mektubu hazırlayan herhangi bir yönetici, sekreterin yokluğunda, giden belgeyi bağımsız olarak kaydedebilir. Sekreter bilgisi olmadan kayıt altına alınması mümkün mü ve işletmenin çalışanlarının günlüklere ücretsiz erişim hakkı olup olmadığı kayıt altına alınabiliyor mu? Günlüğü elektronik forma (örneğin Excel formatında) aktarmak ve geleneksel kağıt günlüğünü kullanmamak mümkün mü?

Kayıt formu (bir defter, Excel veya EDS) ve giriş yapma prosedürü kuruluş tarafından bağımsız olarak belirlenir. Aynı zamanda, işyerinde bir sekreterin yokluğu, iş süreçlerini durdurmamalı veya engellememelidir. Günümüzde, elektronik ortamda tek bir muhasebe tabanının merkezi olmayan bakımı giderek daha popüler hale gelmektedir. Bunu yapmak için genel bir bilgisayar ağı kullanın. paylaşılan erişim  muhasebe kaydı Daha önce girilen bilgilerin kasıtlı veya tesadüfi çarpıtılmasından sakınmak için, veri korumanın yanı sıra, personele veri tabanına erişimin verilmesine yönelik farklılaştırılmış bir yaklaşım öngörülmelidir: Yapısal birime ait büro işinden sorumlu çalışanlara yeni kayıt yapma hakkı verilirken, diğer personelin sadece bilgi kullanabileceği görüntüle (arama).

Muhasebe belgelerinin elektronik formlara geçişi, ofis çalışması alanında yeni fırsatlar ortaya koymakta, kayıt sürecini kolaylaştırmakta ve sekreterin meslektaşları ve müşterilerin talebi üzerine gelen (gönderilen) belge hakkında bilgi bulma konusunda harcadığı süreyi önemli ölçüde azaltmaktadır.

Kuruluşun gelen, giden ve dahili belgelerinin (tüm yapısal birimler için bir kerede) veya her bir bölümün kendi kayıtlarının olması gerektiğine dair tek bir kayıt kaydını tutmak mümkün mü?

Bir organizasyon için etkin bir arama sistemi sağlamak amacıyla, gelen yazışmalar, gönderilen belgeler ve iç idari belgeler için tek bir muhasebe kütüğünün bulunması tavsiye edilir. Bu dergiler, kuruluş tarafından belgelerin alınması, gönderilmesi, yayınlanması gerçeğini kaydeder. Ancak, şirketin yapısını göz önünde bulundurarak hizmet ve not kayıtlarının düzenlenmesi gerekmektedir: Büyük organizasyonlarda, yapısal birimler bu belgelerin bağımsız olarak bir günlük tutulması, küçük firmalarda bu sorumluluğun bir sekretere verilebilmesidir.

Ancak kayıtla birlikte, kuruluş tüm bu belgelerin iç yapısal bölümler arasındaki geçişinin bir hesabını oluşturmalıdır. Bu muhasebe çeşitli yollarla elde edilir:

dokümanların bölümden bölüme aktarımı, belgenin yaşamının bir sonraki aşamasını kaydeden dokümantasyon destek servisi aracılığıyla yapılabilir;

yapısal birimler, içinden geçen belgelerin kayıtlarını bağımsız olarak tutabilir;

belgenin şirket içinde taşınması için muhasebe, elektronik belge yönetim sistemini kaydeder.

Belgenin kaydını kayıttan ayırt etmek gereklidir. Dolayısıyla, üçüncü taraf bir kuruluştan alınan bir belge atama ile kayıtlıdır gelen numara  Sekreter (yetkili çalışan). Böyle bir belgeyi alan kuruluşun organizasyon biriminin büro işinden sorumlu olan çalışan, belgenin kuruluşa girdiği numaraya göre onun defterine bilgi verir.

1. Departmanımıza giren her bir belgenin geçişini kayıt altına alır. iç hizmet raporları. Personel departmanının başkanı, iç belgelerin kayıt altına alınmadığından iş akışını nasıl artırdığımızı düşünmektedir. Bu belgelerin kayıtlı olması gerektiğini belirten bir düzenleme var mı?

2. Kuruluşumuzdaki küçük belgeleri ve dahili belgeleri kaydetmiyoruz. Tüm açıklayıcı, memorandum ve ofis notları klasörlerdeki yapısal bölümlerin başkanlarında saklanır. Doğru mu Eğer kayıtlı olmaları gerekiyorsa, o zaman kim yapmalıdır (her bölüm veya sekreter)? Bu durumda bulunan dokümanlar bir dergide veya birkaçda kaydedilmelidir?

Belge hacmi, kuruluştan veya bölümden geçen belgelerin sayısıdır. Üç ana akım ayrılır:

gelen - dış kuruluşlardan alınan belgeler;

giden - kuruluş dışına göndermek için oluşturulan belgeler;

iç - aynı resmi ve memorandum notları, çalışanların ifadeleri, siparişler, protokoller, eylemler vb.

Belgelerin kaydedilmesi bu belgeleri dikkate alır, ancak numaralarını etkilemez. Notun kaydedilip kaydedilmeyeceğine bakılmaksızın, sunulan kurum içi belgelerin sayısı (1) artar. 23 Aralık 2009 tarih ve 76 sayılı kararıyla Rosarkhiv'in emriyle onaylanan Federal İdare Makamlarında Büro Çalışmaları için Talimatların Geliştirilmesine Yönelik Metodolojik Önerilerin Madde 3.4.9'u, içsel bilgi ve referans belgelerinin (raporlar, resmi, analitik notlar, referanslar, vb.), bölümler arası belgeleri aktarma prosedürü.

Servis notları ve raporlar yayın yerine (yapısal birimde) veya merkezi olarak sekreterden kaydedilebilir. Kayıt yönteminin seçimi, kuruluşun yapısına bağlıdır ve büro çalışmalarına ilişkin talimatlarda belirtilmelidir.

Bir başka soru da, iç belgelerin kayıt altına alınmasının bölümler arası dokümanların değişimini yavaşlatması, bölüm çalışanlarına ek bir yük getirmesidir, ancak bu, personel memurunun başkanı için tüm hatırlatmalar ve onların kaderi hakkında “akılda tutulması” konusundaki bilgiden daha iyidir.

1. Bir zarf içinde ay için faturalar gelir. Kayıt nasıl yapılır: Aynı sayıya veya her hesaba sahip tüm hesaplara bir kayıt numarası atanmalıdır?

   2. Dow servisine hangi belgeler kaydedilir? Muhasebe belgelerini kaydetmem gerekiyor mu?

Yargılamalarda, üç özerk belge akışı ayrılmıştır: genel belgeler, personel ve muhasebe. Sekreterin sorumluluk alanı, genel belgeler, büro çalışmalarıyla ilgili talimatla belirlenen çalışma prosedürünü içerir.

3.4.2. Gelen evrakların alınması ve öncelikli olarak işlenmesi

<*> belgeler, tescile tabi değildir yürütülmesine gerek yoktur ve bu tür davetler, tebrik mektupları, telgrafları, kartlar, planlar, seminer, konferans, sempozyum ve benzeri olayların programı, muhasebe ile ilgili belgeler olarak referans amaçlar için kullanılan bilgiyi içermiyordu belgeleri bulunmaktadır Muhasebe, lojistik, planlama, finansal belgeler, kapak mektubu olmadan ulaşma, reklam belgeleri, ticari teklifler, yayınlar, standart formlar ve Lanka belgeleri ve diğerleri.

Muhasebe belgelerinin (hesaplar, eylemler, ödeme emirleri, vb.) Pasajı (muhasebe dahil), muhasebecinin geliştirdiği organizasyon muhasebesi politikasına tabidir ve muhasebe personelinin yetkisi dahilindedir.

Ancak, uygulamada sekreterin muhasebenin, eylemlerin, vb. Kayıplarla suçlanması pek yaygın değildir. Çatışmalardan kaçınmak için, sekreterler gelen ana muhasebe belgelerinin kayıtlarını tutmak zorunda kalmaktadır. Aynı zamanda, her bir hesabın ayrı ayrı ele alınması ve tek bir kuruluştan alınan bir zarfın ayrı ayrı ele alınması gereksizdir - bu organizasyonun adını ve zarfın içeriği hakkında genel bilgileri belirtmek yeterlidir.