Excel-Zusammenfassungsbericht

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PivotTables-Übersicht

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Trotz der Tatsache, dass die erste Gelegenheit zum Erstellen einer Pivot-Tabelle in erschien Excel 5.0(schon 1993)Schon jetzt verwenden wenige Excel-Benutzer Pivot-Tabellen, um Probleme zu lösen. Jemand denkt, dass Pivot-Tabellen etwas zu kompliziert sind, jemand hat noch nicht einmal von ihnen gehört. In diesem Abschnitt (Übersichtstabellen)  Ich werde versuchen, Leser davon zu überzeugen, dass es nicht ist. In der Tat gibt es nichts Schwieriges in den Übersichtstabellen. Aber die Vorteile der Informationsanalyse sind einfach von unschätzbarem Wert.

Warum brauchen wir konsolidierte? In Excel kann Arbeit in zwei Kategorien unterteilt werden: Analyse (Berechnung) und Datenformatierung. Mit Berechnungen und Analysen meine ich, einige Indikatoren auf der Grundlage der verfügbaren Daten zu erhalten. Und Formatierung ist keine Füllung von Zellen mit Farbe, sondern eine Sicht auf die Darstellung von Datentabellen. All dies kann mit Formeln gemacht werden. Angenommen, es gibt erste tägliche Daten zum Verkauf aller Filialen für sechs Monate. Aus diesen Daten muss ein Bericht im Zusammenhang mit jedem Zweig und für den Zweig nach Monat erstellt werden. Plus zusammenfassende Berichte für jede Branche für alle ein halbes Jahr. Und jetzt stellen wir uns vor, wie es wie Formeln aussehen wird:
  - Zuerst müssen Sie eine Liste von Monaten bekommen;
  - dann Mitgliedsorganisationen;
  - Erstellen Sie weiterhin Tabellen mit Fischtabellen, in denen Daten mit Hilfe und dergleichen aus der Quellentabelle gesammelt werden müssen.
  Mit der richtigen Erfahrung können Sie die Minuten um 15-20 Uhr treffen. Mit konsolidierten dies kann in zwei Minuten erledigt werden.

Pivot-Tabelle ist ein Excel-Tool zum Erstellen einer eindeutigen Präsentation von Daten und anschließende Analyse. Die Pivot-Tabelle kann auf der Grundlage einer wohlgeformten Quelldatentabelle erstellt werden:

• datentabelle darf keine verbundenen Zellen enthalten
• darf keine vollständig leeren Zeilen und leeren Spalten enthalten
• jede Spalte sollte Daten desselben Typs (entweder Text oder Datum oder Zahlen) enthalten.
• jede Spalte sollte einen eindeutigen, prägnanten und informativen Header haben
• spalten müssen in einer Zeile sein und dürfen keine leeren und verbundenen Zellen enthalten

Pivot-Tabellendaten können gruppiert, sortiert, gefiltert und ausgetauscht werden, um verschiedene analytische Berichte zu erhalten. Was wichtig ist - die Übersichtstabellen verändern in keiner Weise die Quelldaten, auf deren Grundlage die Zusammenfassung erstellt wird. Es ist möglich, die Daten an bestimmten Stellen in der Zusammenfassung willkürlich zu ändern und aus dem Bericht auszuschließen - die ursprünglichen Daten bleiben unverändert.
  Wenn Sie jedoch die Quelldaten ändern, wird die Datenänderung nicht automatisch in den Pivot-Tabellen widergespiegelt. Dazu müssen Sie den Pivot-Tabellenbericht unbedingt aktualisieren:

Wählen Sie eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle → Rechte Maustaste → Aktualisieren  oder Registerkarte Daten (Daten) → Alle aktualisieren (Alle aktualisieren) → Aktualisieren (Aktualisieren).

ERSTELLEN EINER KONSOLIDIERTEN TABELLE

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in der Quellentabelle aus.
2. Tab Einfügen (Einfügen) → Gruppentabelle (Tabelle) → PivotTable
3. In dem Dialogfeld Erstellen Sie PivotTable  Überprüfen Sie die Korrektheit der Datenbereichsauswahl (oder installieren Sie eine neue Datenquelle), bestimmen Sie den Speicherort der Pivot-Tabelle:
   • Auf einem neuen Blatt (Neues Arbeitsblatt)
   • Auf einem vorhandenen Arbeitsblatt (vorhandenes Arbeitsblatt)
4. drücken Ok

KONSOLIDIERTE TABELLE BESTEHT AUS VIER BEREICHEN:
   Der Datenbereich ist der primäre Zusammenfassungsbereich.   die Tabelle, in der die Berechnungen durchgeführt werden. Enthält grundlegende Summen für numerische Felder. Im Datenbereich können Sie das gleiche Feld, aber mit unterschiedlichen Berechnungen setzen (Zum Beispiel ein Betrag über das Feld, eine weitere Menge über das Feld).
  Grundlegende Rechenfunktionen des Datenbereichs:

 Summe (Summe)
   Graf (Anzahl)
   Durchschnitt
   Maximum (Max)
   Min (Min)
   Produkt (Produkt)

Zeilenbereich - besteht aus Überschriften im linken Teil der Pivot-Tabelle und zeigt die eindeutigen Werte des eingefügten Feldes an.
   Spaltenbereich - besteht aus Spaltenüberschriften der Pivot-Tabelle.
   Der Seiten- und Filterbereich ist ein optionaler Bereich. Es befindet sich im oberen Teil der Pivot-Tabelle und führt Filterfunktionen durch die darin eingefügten Felder aus.

Beachten Sie bei der Verwendung einer Pivot-Tabelle, dass sie ihre Werte nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Werte in den Quelldaten ändern. Um das Update durchzuführen, müssen Sie eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle auswählen → Rechte Maustaste → Aktualisieren  oder Registerkarte Daten (Daten) → Aktualisieren (Aktualisieren). Dies liegt daran, dass die Zusammenfassung keine direkte Verknüpfung zu den Originaldaten enthält, sie jedoch im Cache speichert, wodurch die Zusammenfassung die Daten schnell verarbeiten kann.

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Excel ist eine leistungsstarke Office-Anwendung, mit der Sie die komplexesten Berechnungen durchführen, Informationen systematisieren und analytische Berechnungen erstellen können. Leider verwenden viele Benutzer, die die Feinheiten von Excel nicht verstehen, sie nur als einfaches Berechnungswerkzeug wie einen Taschenrechner.

In einer kurzen Rekordzeit können die präsentierten Informationen, begleitet von numerischen Indikatoren, analysiert werden, basierend darauf effektive Managemententscheidungen treffen, die Pivot-Tabelle in Excel unterstützen und verständlich machen, indem die Empfehlungen von fortgeschrittenen Benutzern gelesen werden.

Eine Pivot-Tabelle wird erstellt, indem eine vorhandene Tabelle zugrunde gelegt wird, bei der es sich um ein Excel-Produkt oder eine andere Datenbank handeln kann.

Wenn der Benutzer sich entschieden hat, einen ersten Kurs zum Erstellen einer Pivot-Tabelle in Excel durchzuführen, ist es für ihn besser, in der von dieser Office-Anwendung erstellten Tabellenversion zu üben. Nachdem Sie die Grundlagen für die Erstellung von Pivot-Tabellen in Excel gemeistert haben, können Sie zu erweiterten Optionen wechseln, wenn Indikatoren durch Laden von Dokumenten erstellt werden, die von völlig verschiedenen Anwendungen erstellt wurden.

Grundlegende Anforderungen

Es gibt eine Reihe von Anforderungen, die obligatorisch sind, andernfalls führt die Übersichtstabelle die Aufgaben nicht aus, auf die der Benutzer angewiesen ist.

Die Hauptanforderung ist, dass alle Daten in Form einer Tabelle eingegeben werden müssen, an deren Anfang selbstverständlich der Header (mit den Namen der angegebenen Spalten) erstellt wird.

Außerdem sollten leere Zeilen und Spalten vollständig ausgeschlossen werden. Außerhalb der Tabelle sollten keine Notizen und überflüssigen Einträge in den Zeilen oder Spalten neben dem genutzten Bereich aufgeführt werden.

Es ist wünschenswert, dass auch alle Tabellenzellen Daten eingegeben haben, möglichst sollten leere Zellen vermieden werden, da dies die Systematisierung und anschließende Analyse von Informationen beeinträchtigen kann.

In Excel kombinieren Benutzer häufig mehrere Zellen. Wenn Sie zusammenfassende Berichte erstellen müssen, müssen Sie eine solche Zusammenführung vermeiden. Es ist nicht akzeptabel, Zeilen oder Spalten auszublenden, die nach Meinung des Benutzers in dieser Situation nicht wichtig sind.

Anleitung zum Erstellen

Nachdem der Benutzer alle oben genannten Anforderungen erfüllt hat, können Sie fortfahren weitere Maßnahmenum zu verstehen, wie man eine Pivot-Tabelle in Excel erstellt.

Zuerst müssen Sie die erste Zelle unterhalb der Tabellenüberschrift finden und aktiv machen. Dazu müssen Sie den Mauszeiger auf diese Zelle setzen und die linke Taste drücken.

Gehen Sie dann im Hauptmenü zur Registerkarte "Einfügen", woraufhin das Untermenü angezeigt wird. Darunter befindet sich ein Symbol mit dem Namen des Elements "Pivot Table". Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird der Master der Erstellung von Zusammenfassungsberichten aktiviert, wodurch es viel einfacher ist, einen analytischen Tabellenbericht zu erstellen.

In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld werden Sie vom Tabellenkalkulations-Editor nach dem zu analysierenden Bereich gefragt. In den meisten Fällen wird der Assistent vom Assistenten unabhängig bestimmt, sodass keine Änderungen erforderlich sind.

Sie müssen außerdem angeben, wo der Benutzer einen Zusammenfassungsbericht erstellen möchte:

• auf demselben Blatt, wo die Hauptindikatoren sind;
• auf einem neuen Blatt.

Wechselt man zu einem neuen Blatt, findet der Benutzer dort einen Bereich für die Tabelle sowie eine Liste der gültigen Felder. Nachdem entschieden wurde, welche spezifischen Indikatoren analysiert werden sollen, sollte der Benutzer die ausgewählten Felder in den Bereichen "Filter", "Spalte" mit der Maus ziehen. Auf diese Weise können Spalten des Zusammenfassungsberichts erstellt werden.

Außerdem werden die Linien auf genau die gleiche Weise gezeichnet, indem die erforderlichen Felder mit der Maus gezogen werden. Wenn es mehrere Zeilen gibt, ist es wichtig zu bestimmen, was oben und unten sein sollte. Sie können die Zeilen zuerst in der gleichen Reihenfolge anordnen und beobachten, wie praktisch es ist, wie gut die Übersichtsinformationen angezeigt werden. Wenn es schwierig ist, die Daten an diesem Ort zu analysieren, dann ist alles leicht zu korrigieren - halten Sie einfach ein bestimmtes Feld mit der Maus gedrückt und bewegen Sie es nach oben oder unten.

Abschließend bleibt der letzte Bereich des zusammenfassenden Berichts "Werte" übrig. Das Feld, das der Schlüssel für die Analyse ist, z. B. die Gesamtmasse, die Gesamtmenge, wird darauf übertragen.

Wenn alles streng nach den Anweisungen erfolgt, wird zu diesem Zeitpunkt ein Analysebericht angezeigt. Wenn Fehler erkannt werden, reicht es aus, Felder zu tauschen, die Daten zu aktualisieren, und die Tabelle wird automatisch neu erstellt.

Verwenden von Zusammenfassungsberichten

Der Benutzer entscheidet, eine Pivot-Tabelle zu erstellen, wenn es erforderlich wird, häufig auf analytische Aktivitäten zurückzugreifen. In diesem Zusammenhang ist es nützlich zu wissen, dass die Tabelle mit einem Filter ausgestattet ist, mit dem Sie Daten anhand der angegebenen Kriterien organisieren können.

Filter anwenden

Es ist hilfreich für Anfänger, zu wissen, wie eine Pivot-Tabelle in Excel aktualisiert wird und wie eine Abfrage basierend auf Gruppierungsdaten erstellt wird.

Das Aktualisieren von Daten in der Pivot-Tabelle ist wichtig, wenn der Benutzer Änderungen an der Haupttabelle vorgenommen hat. Um die Daten zu aktualisieren, klicken Sie mit der Maus innerhalb des Tablespace und rufen ein zusätzliches Menü auf. Es ist leicht, den Punkt "Update" zu finden, und die Auswahl wird automatisch aktualisiert.

Die Verwendung eines Filters in Zusammenfassungsberichten ist ebenfalls sehr wichtig. Sehr oft werden die täglichen Daten der Mitarbeiter aufgezeichnet, und der für analytische Berichte verantwortliche Mitarbeiter muss die Daten für das viertel oder halbe Jahr analysieren.

Nur um dieses Problem zu lösen hilft der Filter. Es ist nicht nötig, wieder etwas Kompliziertes zu tun. Es genügt, mit der Maus auf ein beliebiges Datum zu klicken (Rechtsklick), in kontextmenü  Wählen Sie "Gruppe", gefolgt von einem Dialogfeld, in dem Sie akzeptable Gruppierungsmethoden definieren können. Danach wird die Tabelle automatisch neu erstellt, erheblich verkleinert, in Verbindung damit wird es viel einfacher sein, die Daten zu analysieren.

Es ist daher einfach, Übersichtstabellen zu erstellen, wenn Sie zuerst an einer einfachen Tabelle üben, alle Anforderungen beachten und die richtigen Daten eingeben. Wenn diese Fähigkeiten beherrscht werden, wird der Benutzer sehr schnell die Vorteile spüren, da die Datenanalyse in kurzer Zeit und mit absoluter Genauigkeit durchgeführt wird.

Die Fähigkeit, Daten schnell analysieren zu können, hilft häufig, effizientere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Aber manchmal ist es nicht klar, wo ich anfangen soll, besonders wenn es eine große Menge an Informationen gibt. Pivot-Tabellen vereinfachen die Zusammenstellung, Analyse, Untersuchung und Präsentation von Daten. Sie können mit nur wenigen Aktionen erstellt und schnell angepasst werden, je nachdem, wie Sie die Ergebnisse anzeigen möchten. Sie können Pivot-Diagramme auch basierend auf Pivot-Tabellen erstellen, die bei Änderungen automatisch aktualisiert werden.

Zum Beispiel ist hier eine einfache Liste der Familienausgaben und eine daraus erstellte Übersichtstabelle:

Und hier ist die Übersichtstabelle:

  Hinweis:  Die Screenshots in diesem Artikel wurden in Excel 2016 erstellt. Wenn Sie eine andere Version verwenden, kann die Oberfläche etwas anders aussehen, aber die Funktionen sind identisch.

Bevor du anfängst

Erstellen einer Pivot-Tabelle

Wenn Sie nicht genügend Erfahrung mit Pivot-Tabellen haben oder nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist es besser zu verwenden empfohlene Pivot-Tabelle. Dabei ermittelt Excel das passende Layout, indem es die Daten mit den am besten geeigneten Bereichen in der Pivot-Tabelle abgleicht. Auf diese Weise erhalten Sie einen Ausgangspunkt für weitere Experimente. Nach dem Erstellen der empfohlenen Pivot-Tabelle können Sie verschiedene Ausrichtungsoptionen erkunden und die Reihenfolge der Felder ändern, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Empfohlene Pivot-Tabellen wurden zuerst in Excel 2013 angezeigt. Wenn Sie eine frühere Version haben, erstellen Sie manuell eine Pivot-Tabelle, wie unten beschrieben.

Arbeiten Sie mit einer Liste von Pivot-Tabellenfeldern

Im Gebiet Feldname  Aktivieren Sie oben die Kontrollkästchen für die Felder, die Sie der Pivot-Tabelle hinzufügen möchten. Standardmäßig werden nicht-numerische Felder zum Bereich hinzugefügt. reihen, Datums- und Uhrzeitwertfelder - zum Bereich spaltenund numerische Felder - zu der Region werte. Sie können Elemente auch manuell in beliebige Felder der Pivot-Tabelle ziehen. Wenn das Objekt nicht mehr benötigt wird, ziehen Sie es einfach aus der Feldliste oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Die Möglichkeit, Elemente neu anzuordnen, ist eine der Eigenschaften des Pivot-Tisches, dank dem Sie schnell und einfach sein Aussehen ändern können.

Werte in der Pivot-Tabelle

Aktualisieren Sie PivotTables

Wenn neue Daten zur Quelle hinzugefügt werden, müssen alle auf ihrer Basis erstellten Übersichtstabellen aktualisiert werden. Um eine Pivot-Tabelle zu aktualisieren, können Sie klicken rechtsklick  Mäuse  irgendwo in ihrer Reichweite und wählen Sie einen Befehl Aktualisieren. Wenn mehrere Pivot-Tabellen vorhanden sind, wählen Sie zuerst eine beliebige Zelle in einer Pivot-Tabelle aus und dann ein band  auswählen Arbeiten Sie mit Pivot-Tabellen > Analysein einer Gruppe Datenklicken Sie auf  Pfeil unter dem Knopf Aktualisieren  und wählen Sie den Befehl Alle aktualisieren.

Lösche Pivot-Tabelle

Wenn Sie keine Pivot-Tabelle mehr benötigen, wählen Sie sie einfach aus und drücken Sie die Taste LÖSCHEN. Dies wirkt sich nicht auf andere Daten- und Pivot-Tabellen oder Diagramme aus. Wenn sich die Pivot-Tabelle auf einem separaten Blatt befindet, wo die notwendigen Daten nicht mehr verfügbar sind, können Sie einfach entferne dieses Blatt  . Also der einfachste Weg, um die Pivot-Tabelle loszuwerden.

Zusätzliche Informationen

Sie können dem Excel Tech Community-Spezialisten immer eine Frage stellen, in der Answers-Community um Hilfe bitten oder eine neue Funktion oder Verbesserung auf der Website vorschlagen.