Είναι η αρίθμηση των αρχείων "από άκρο σε άκρο" σημαντική; Τεκμηρίωση.

14.09.05

Το δείγμα της εγγραφής του εγγράφου κειμένου

1 Γενικές διατάξεις

Έγγραφα κειμένου   να εκτελεί τα έντυπα που καθορίζονται από τα σχετικά πρότυπα του ενιαίου συστήματος τεκμηρίωσης του σχεδιασμού (ESKD) και το σύστημα των εγγράφων σχεδιασμού κατασκευών (SPDS).

Οι γενικές απαιτήσεις για τα κειμενικά έγγραφα παρατίθενται στοGOST 2.105-95.

2 Ρύθμιση σελίδας:

Επιλογές σελίδας : μορφή A 4, το αριστερό περιθώριο είναι 25 mm, το δεξιό είναι 15 mm, η κορυφή 20 mm, ο πυθμένας 10 mm.

3 Κείμενο

Κείμενο  είναι γραμμένο στη λογοτεχνική ρωσική γλώσσα σύμφωνα με τους κανόνες της γραμματικής.

Το κείμενο του εγγράφου πρέπει να είναι συνοπτικό, σαφές και να μην επιτρέπει διαφορετικές ερμηνείες.

Στην παρουσίαση θα πρέπει να χρησιμοποιούνται στο κείμενο των υποχρεωτικών απαιτήσεων της λέξης «θα», «θα πρέπει», «αναγκαίο», «πρέπει να», «επιτρέπεται μόνο», «δεν επιτρέπεται», «απαγορεύεται», «δεν το κάνουν.»  Στην παρουσίαση άλλων διατάξεων, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται οι λέξεις "μπορεί να είναι", "κατά κανόνα", "αν είναι απαραίτητο", "μπορεί να", "στην περίπτωση" κ.λπ.

Επιτρέπεται η χρήση της αφηγηματικής μορφής του κειμένου του εγγράφου, για παράδειγμα, "εφαρμόστε", "υποδείξτε", κ.λπ.

Τα έγγραφα πρέπει να χρησιμοποιούν επιστημονικούς και τεχνικούς όρους, ονομασίες και ορισμούς που καθορίζονται από τα σχετικά πρότυπα και, ελλείψει αυτών, γενικά αποδεκτοί στην επιστημονική και τεχνική βιβλιογραφία.

Εάν το έγγραφο υιοθετεί μια συγκεκριμένη ορολογία, τότε στο τέλος του (πριν από τον κατάλογο της βιβλιογραφίας) πρέπει να υπάρχει ένας κατάλογος αποδεκτών όρων με τις κατάλληλες εξηγήσεις. Ο κατάλογος περιλαμβάνεται στα περιεχόμενα του εγγράφου.

Το κείμενο του εγγράφου δεν επιτρέπει:

Να χρησιμοποιούν ομιλούμενες λέξεις, τεχνικές, επαγγελματίες.

Εφαρμόστε διαφορετικούς επιστημονικούς και τεχνικούς όρους για την ίδια έννοια, παρόμοιο σε νόημα (συνώνυμα), καθώς και ξένες λέξεις και όροι, με την παρουσία ισοδύναμων λέξεων και όρων στη ρωσική γλώσσα.

Χρησιμοποιήστε αυθαίρετο σχηματισμό λέξεων.

Εφαρμόστε συντομεύσεις λέξεων, εκτός εκείνων που καθορίζονται από τους κανόνες της ρωσικής ορθογραφίας, στα σχετικά πρότυπα του κράτους, καθώς και σε αυτό το έγγραφο.

Μείωση δηλώνουν μονάδες φυσικές ποσότητες, εάν χρησιμοποιούνται χωρίς στοιχεία, εκτός από τις μονάδες των φυσικών μεγεθών στο κεφάλι και πλάγιοι πίνακες και να αποκρυπτογραφήσει το γράμματα στους τύπους και μεγέθη.

Στο κείμενο του εγγράφου, εκτός από τύπους, πίνακες και αριθμούς, δεν επιτρέπεται:

Εφαρμόστε το σύμβολο μείον (-) πριν από τις αρνητικές τιμές των τιμών (θα πρέπει να γράψετε τη λέξη "μείον").

Εφαρμόστε το "Æ "Για να δηλώσετε τη διάμετρο (πρέπει να γράψετε τη λέξη" διάμετρος "). Όταν καθορίζετε το μέγεθος ή περιορίζετε τις αποκλίσεις της διαμέτρου σχέδια που τοποθετούνται στο κείμενο του εγγράφου ,   πριν από τον αριθμό διαστάσεων  γράψτε ένα "Æ »;

Εφαρμόστε μαθηματικά σύμβολα χωρίς αριθμητικές τιμές, για παράδειγμα\u003e (περισσότερα),< (меньше), = (равно), ³   (μεγαλύτερο ή ίσο με),£   (μικρότερη ή ίση με),¹   (δεν ισούται με), καθώς και τον αριθμό των σημείων (αριθμός), το% (ποσοστό).

Εφαρμογή δεικτών προτύπων, τεχνικών όρων και άλλων εγγράφων χωρίς αριθμό εγγραφής.

Ο κατάλογος των επιτρεπόμενων συντομογραφιών λέξεων ορίζεται στο GOST 2.316.

Εάν στο έγγραφο υιοθετηθεί ειδικό σύστημα συντομογραφίας λέξεων ή ονομάτων, τότε θα πρέπει να περιέχει έναν κατάλογο αποδεκτών συντομογραφιών, ο οποίος τοποθετείται στο τέλος του εγγράφου πριν από τον κατάλογο όρων.

Οι υπογεγραμμένοι χαρακτήρες επιστολών, εικόνων ή πινακίδων πρέπει να συμμορφώνονται με εκείνους που υιοθετούνται στην ισχύουσα νομοθεσία και στα πρότυπα του κράτους.  Στο κείμενο του εγγράφου πριν από τον ορισμό της παραμέτρου δίνεται η εξήγησή του, για παράδειγμα, "Προσωρινή αντίσταση στη ρήξη".

Εάν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν σύμβολα, εικόνες ή πινακίδες που δεν καθορίζονται από τα ισχύοντα πρότυπα, θα πρέπει να εξηγούνται στο κείμενο ή στη λίστα σημειώσεων.

Το έγγραφο πρέπει να χρησιμοποιεί τυποποιημένες μονάδες φυσικών ποσοτήτων, τα ονόματα και τις ονομασίες τους σύμφωνα με το GOST 8.417.

Σε όλο το έγγραφο, οι αριθμητικές τιμές των μεταβλητών με το χαρακτηρισμό των μονάδων των φυσικών μεγεθών και μονάδων του λογαριασμού θα πρέπει να είναι γραμμένη σε στοιχεία και αριθμούς, χωρίς ένδειξη των μονάδων φυσικών μεγεθών και μετρήσεις από ένα έως εννέα - λέξεις.

Παραδείγματα:

1 Δοκιμάστε πέντε σωλήνες μήκους 5 μ.

2 Επιλέξτε 15 δοκιμαστικούς σωλήνες πίεσης.

Το κείμενο μορφοποιείται χρησιμοποιώντας μόνο μία γραμματοσειράArial . Άλλες γραμματοσειρές δεν επιτρέπονται. Το κείμενο πρέπει να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας στυλ(το μενού "Format-Styles and Formatting"). Πανομοιότυπα μέρη του κειμένου καθ 'όλη τη διάρκεια των εργασιών του μαθήματος θα πρέπει να μορφοποιηθούν με το ίδιο στυλ. Το κύριο μέρος του κειμένου θα πρέπει να έχει το στυλ "Normal" με τις ακόλουθες παραμέτρους:

4 Αρίθμηση σελίδας

Αρίθμηση σελίδας   στο έγγραφο αρχίζει με τη σελίδα τίτλου και είναι από άκρο σε άκρο, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμογών. Στη σελίδα τίτλου, οι αριθμοί δεν εμφανίζονται. Οι σελίδες αριθμούνται στη μέση του επάνω μέρους του φύλλου.Η αρίθμηση εισάγεται από το επάνω μενού του MSWord   "Εισαγωγή σελίδων αριθμού":

5 Δημιουργία εγγράφου

Εάν είναι απαραίτητο, το κείμενο του εγγράφου χωρίζεται σε τμήματα και υποτμήματα.

Τα τμήματα πρέπει να έχουν αριθμούς ακολουθίας σε ολόκληρο το έγγραφο, σημειωμένο με αραβικούς αριθμούς χωρίς τελεία και γραμμένο με μια εσοχή στο εδάφιο. Τα υποτμήματα πρέπει να αριθμούνται σε κάθε ενότητα. Ο αριθμός υποδιαιρέσεως αποτελείται από τους αριθμούς των τμημάτων και υποδιαιρέσεων που χωρίζονται από μια περίοδο. Στο τέλος του αριθμού της υποενότητας, δεν δίνεται κανένα σημείο. Τα τμήματα, όπως τα υποτμήματα, μπορούν να αποτελούνται από ένα ή περισσότερα αντικείμενα. Στο τέλος του αριθμού του στοιχείου, δεν υπάρχει σημείο, για παράδειγμα:

1 Τύποι και κύριες διαστάσεις

1.1

Εάν το έγγραφο έχει υποτμήματα, τότε η αρίθμηση των στοιχείων πρέπει να βρίσκεται εντός της υποενότητας και ο αριθμός του στοιχείου πρέπει να αποτελείται από τους αριθμούς των τμημάτων, υποδιαιρέσεων και σημείων που χωρίζονται από κουκκίδες, για παράδειγμα:

3 Μέθοδοι δοκιμής

3.1 Συσκευές, υλικά και αντιδραστήρια

Εντός των παραγράφων ή των εδαφίων, μπορούν να γίνουν μεταφορές.

Πριν από κάθε θέση της απαρίθμησης, πρέπει να τοποθετηθεί μια παύλα ή, αν είναι απαραίτητο, αναφορά στο κείμενο του εγγράφου σε μία από τις απαριθμήσεις, ένα μικρό γράμμα ακολουθούμενο από ένα βραχίονα. Για περαιτέρω λεπτομερή απαρίθμηση, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν αραβικοί αριθμοί, μετά τον οποίο τοποθετείται ο βραχίονας και η εγγραφή γίνεται με μια παύλα παραγράφου, όπως φαίνεται στο παράδειγμα.

Παράδειγμα:

α) __________________

β) __________________

1) ________________

2) ________________

Κάθε παράγραφος, υποπαράγραφος και απαρίθμηση καταγράφονται με μια εσοχή στο εδάφιο.

Τα τμήματα, τα υποτμήματα πρέπει να έχουν επικεφαλίδες. Τα στοιχεία, κατά κανόνα, δεν έχουν επικεφαλίδες.

Οι επικεφαλίδες πρέπει να αντικατοπτρίζουν με σαφήνεια και συνοπτικά το περιεχόμενο των τμημάτων, των υποτμημάτων.

Οι κεφαλίδες πρέπει να πληκτρολογούνται με κεφαλαίο γράμμα χωρίς τελεία στο τέλος, χωρίς να υπογραμμίζεται. Δεν επιτρέπεται η περιτύλιξη λέξεων στις επικεφαλίδες. Αν η κεφαλίδα αποτελείται από δύο προτάσεις, διαχωρίζονται από μια περίοδο.

Για παράδειγμα:

Δοκοί οπλισμένου σκυροδέματος	Αυτό είναι σωστό.
ΣΙΔΗΡΟΔΡΟΜΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ	Λάθος;
ZHELEZO BETO N H  ΗΛΕΚΤΡΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ	Λάθος;
Δοκοί οπλισμένου σκυροδέματος.	Λάθος.

Τα κεφάλαια, τα τμήματα, οι παράγραφοι, τα εδάφια πρέπει να έχουν αυτόματη αρίθμηση πολλαπλών επιπέδων. Ονόματα κεφαλαίων, τμημάτων κ.λπ. εκτελούνται στα στυλ "Επικεφαλίδα 1", "Επικεφαλίδα 2" κ.λπ. με τις ακόλουθες παραμέτρους:

6 Δημιουργία εικονογραφήσεων και εφαρμογών

Ο αριθμός των εικονογραφήσεων πρέπει να είναι επαρκής για να εξηγήσει το κείμενο. Εικονογραφήσεις Μπορούν να βρίσκονται είτε στο κείμενο (όσο το δυνατόν πλησιέστερα προς τα σχετικά μέρη του κειμένου), και στο τέλος της. Οι εικονογραφήσεις πρέπει να εκτελούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των προτύπων ESKD και SPDS. Οι απεικονίσεις, εκτός από τις εικόνες των εφαρμογών, πρέπει να αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς μέσω της αρίθμησης. Αν ο αριθμός είναι ένας, τότε ονομάζεται "Σχήμα 1".

Απεικονίζουν παριστάνουν το καθένα μια χωριστή αίτηση αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς με την προσθήκη αριθμό ονομασιών πριν από την εφαρμογή. Για παράδειγμα - Σχήμα Α.3.

Επιτρέπεται η αριθμητική απεικόνιση σε μια ενότητα. Στην περίπτωση αυτή, ο αριθμός απεικόνισης αποτελείται από τον αριθμό του τμήματος και τον αριθμό απεικόνισης, που χωρίζονται από μια κουκκίδα. Για παράδειγμα - Σχήμα 1.1.

Όταν αναφερόμαστε στην εικόνα, θα πρέπει να γράψετε "¼   σύμφωνα με το σχήμα 2 "με αρίθμηση από άκρο σε άκρο και"¼   σύμφωνα με το σχήμα 1.2 "κατά την αρίθμηση εντός τμήματος.

Η εισαγωγή του ονόματος και του αριθμού σχεδίου γίνεται από το επάνω μενού του MSWord "Insert-Link-Name":

Τα εικονογραφήματα, εάν χρειάζεται, μπορεί να έχουν ένα όνομα και επεξηγηματικά δεδομένα (το κείμενο λήψης). Η λέξη "Εικόνα" και το όνομα τοποθετούνται μετά τα επεξηγηματικά δεδομένα.

Παράδειγμα::

Σχήμα 2. 1 - Καταστροφή δοκού οπλισμένου σκυροδέματος.

Εφαρμογές αντιπροσωπεύουν κεφαλαία γράμματα του αλφαβήτου Ρωσικής, αρχίζοντας με Α, με την εξαίρεση των γραμμάτων Ε, G, J, G, H, L, Ν, β Μετά τη λέξη "Εφαρμογή" ακολουθεί ένα γράμμα που υποδεικνύει την ακολουθία της.

Επιτρέπονται οι αιτήσεις αναγνώρισης στο λατινικό αλφάβητο, με την εξαίρεση των γραμμάτων I και O.

Στην περίπτωση της πλήρους αξιοποίησης των γραμμάτων της ρωσικής και της Λατινικής αλφάβητο υποδηλώνουν δέχθηκε την αίτηση με αραβικούς αριθμούς. Εάν υπάρχει ένα έγγραφο στο έγγραφο, ονομάζεται "Παράρτημα Α".

Το κείμενο της κάθε αίτησης, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να χωριστεί σε ενότητες, υποενότητες, παραγράφους, εδάφια που αριθμούνται σε κάθε εφαρμογή. Ο αριθμός αυτής της εφαρμογής τίθεται πριν από τον αριθμό.

Οι αιτήσεις πρέπει να έχουν αρίθμηση σελίδων από άκρο σε άκρο μαζί με το υπόλοιπο έγγραφο.

Όλες οι αιτήσεις πρέπει να παρατίθενται στο περιεχόμενο του εγγράφου (εάν υπάρχει) με τους αριθμούς και τις επικεφαλίδες τους.

Παράρτημα, κατασκευάζεται ως ένα ξεχωριστό έγγραφο, διαδικασία σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες - το πρώτο φύλλο στον πυρήνα σε μορφή επιγραφή 2, μετέπειτα φύλλο - σχήμα 2α GOST 2.104 GOST 21.1101.

7 Δημιουργία πινάκων

Πίνακες  ισχύουν για την καλύτερη προβολή και ευκολία σύγκρισης των δεικτών. Το όνομα του πίνακα, εάν είναι διαθέσιμο, πρέπει να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενό του, να είναι ακριβές, συνοπτικό. Το όνομα πρέπει να τοποθετηθεί πάνω από τον πίνακα.

Όταν μεταφέρετε   μέρη του πίνακα στην ίδια ή άλλες σελίδες ο τίτλος τοποθετείται μόνο πάνω από το πρώτο μέρος του πίνακα.

Οι πίνακες, με εξαίρεση τους πίνακες εφαρμογών, πρέπει να αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς μέσω της αρίθμησης.

Οι πίνακες κάθε αίτησης υποδεικνύονται με ξεχωριστή αρίθμηση με αραβικούς αριθμούς με την προσθήκη του προσδιοριστή εφαρμογής πριν από το ψηφίο. Εάν υπάρχει μόνο ένας πίνακας στο έγγραφο, θα πρέπει να ονομάζεται "Πίνακας 1" ή "Πίνακας B.1", εάν παρουσιάζεται στο προσάρτημα Β.

Επιτρέπεται ο αριθμός των πινάκων μέσα στην ενότητα. Στην περίπτωση αυτή, ο αριθμός του πίνακα αποτελείται από τον αριθμό  και τον αύξοντα αριθμό του πίνακα, διαχωρισμένο από μια περίοδο.

Όλοι οι πίνακες του εγγράφου θα πρέπει να περιέχουν αναφορές στο κείμενο του εγγράφου, με αναφορά είναι απαραίτητο να γράψετε τη λέξη "πίνακας" με την ένδειξη του αριθμού του.

Η εισαγωγή του ονόματος και του αριθμού του πίνακα γίνεται από το επάνω μενού του MSWord "Insert-Link-Name":

Το ύψος των σειρών του τραπεζιού πρέπει να είναι τουλάχιστον 8 mm.

Ο πίνακας, ανάλογα με το μέγεθός του, τοποθετείται στο κείμενο για πρώτη φορά ή στην επόμενη σελίδα και, εάν είναι απαραίτητο, στο παράρτημα του εγγράφου.

Αντικαταστήστε τα ψηφία στον πίνακα με αριθμούς, μαθηματικά σήματα, ενδείξεις και αριθμούς επί τοις εκατό, σήμανση βαθμών υλικού και μεγέθη προϊόντων και σημειώσεις κανονιστικών εγγράφων δεν επιτρέπονται.

Ελλείψει ξεχωριστών δεδομένων στον πίνακα, θα πρέπει να εισαχθεί μια παύλα (παύλα).

8 Τύποι και σημειώσεις για μεταβλητές

Στους τύπουςΤα σύμβολα που καθορίζονται από τα σχετικά πρότυπα κράτους πρέπει να χρησιμοποιούνται ως σύμβολα. Οι επεξηγήσεις για τα σύμβολα και τους αριθμητικούς συντελεστές που περιλαμβάνονται στον τύπο, εάν δεν εξηγούνται προηγουμένως στο κείμενο, πρέπει να δίνονται απευθείας με τον τύπο. Οι εξηγήσεις για κάθε χαρακτήρα πρέπει να δίνονται από μια νέα γραμμή με τη σειρά με την οποία δίνονται τα σύμβολα στον τύπο. Η πρώτη γραμμή της εξήγησης πρέπει να ξεκινά με τη λέξη "όπου" χωρίς ένα κόλον μετά από αυτήν.

Παράδειγμα:

Οι τύποι, με εξαίρεση τους τύπους που τίθενται στην αίτηση, πρέπει να αριθμούνται με αρίθμηση από άκρο σε άκρο με αραβικούς αριθμούς, οι οποίοι είναι γραμμένοι στο επίπεδο του τύπου που βρίσκεται στα δεξιά στις παρενθέσεις. Ένας τύπος υποδηλώνεται με (1).

Οι τύποι που τοποθετούνται στις αιτήσεις πρέπει να αριθμούνται με ξεχωριστή αρίθμηση με αραβικούς αριθμούς μέσα σε κάθε εφαρμογή, προσθέτοντας ένα προσάρτημα πριν από κάθε ψηφίο, για παράδειγμα τον τύπο (Β.1).

Η αρίθμηση των τύπων μέσα σε μια ενότητα επιτρέπεται. Στην περίπτωση αυτή, ο αριθμός φόρμουλας αποτελείται από τον αριθμό του τμήματος και τον αύξοντα αριθμό του τύπου, διαχωρισμένο από μια περίοδο, για παράδειγμα (3.1).

Οι τύποι και οι ονομασίες των μεταβλητών σε ξεχωριστή γραμμή και σε συμβολοσειρά κειμένου εισάγονται ως αντικείμενοΕξίσωση MS. Η εισαγωγή του ονόματος και του αριθμού σχεδίου γίνεται από το επάνω μενού του MSWord Εισαγωγή-Αντικείμενο:

Για παράδειγμα: «διεργασιών στο τοίχωμα του σωλήνα από τις εξισώσεις (2.14), η οποία περιλαμβάνει αδιάστατες συμπλέγματα και να παίζουν το ρόλο των αριθμών ομοιότητας»

Εάν η εταιρεία σας έχει αποφασίσει να αναθέσει τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα και τα τιμολόγια με τον ίδιο αριθμό προϊόντων, μπορεί να είναι πόσο σοβαρή είναι οι συνέπειες της παραβίασης του συνεχούς, χωρίς κενά και τα διαλείμματα, η οποία αριθμεί ως αποτέλεσμα, για παράδειγμα, την ακύρωση; Η απάντηση δόθηκε από εμπειρογνώμονες της Νομικής Υπηρεσίας Συμβούλων GARANT Lilia Fedorova και Sergey Rodyushkin.

Η πώληση αγαθών από τον οργανισμό πραγματοποιείται βάσει αιτήσεων από τον αγοραστή. Για διευκόλυνση του συμβιβασμού των παραγγελιών και των αποστολών (με μορφή N TORG-12), αποφασίστηκε προηγουμένως να τους αριθμηθούν εξίσου. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες η αίτηση μπορεί να ακυρωθεί, συνεπώς, η αρίθμηση των τιμολογίων μπερδεύεται. Είναι δυνατόν να παραλείψετε αριθμούς σε πρωτότυπα έγγραφα και τιμολόγια; Ισχύουν κυρώσεις για παραβίαση της αρίθμησης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων και των τιμολογίων;

Πρωτογενή αρχεία

Κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής υπόκειται σε καταχώριση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων (Μέρος 1 του άρθρου 9 του ομοσπονδιακού νόμου της 06.12.2011 Ν 402-FZ «On Λογιστική», κλπ -. Νόμου Ν 402-FZ).

Με ισχύ από 1ης Ιανουαρίου 2013 με το νόμο Ν οργάνωση 402-FZ έχει το δικαίωμα να αποφασίσει εάν θα εφαρμόσει το Ενιαίο μορφές πρωτογενούς λογιστικά έγγραφα ή να αναπτύξουν ανεξάρτητα τις δικές τους μορφές. Όλες οι μορφές της οργάνωσης πρέπει να εγκριθούν (μέρος 4 του άρθρου 9 του νόμου N 402-FZ).

Διάταγμα της Επιτροπής Κρατικής Στατιστικής της Ρωσίας από 25.12.1998 N 132 ενέκρινε ενοποιημένη μορφή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων για την καταγραφή των εμπορικών συναλλαγών. Ένα από τα εγκεκριμένα έντυπα είναι (μορφή N TORG-12), το οποίο χρησιμοποιείται για να επισημοποιήσει την πώληση (απελευθέρωση) αντικειμένων απογραφής μιας τρίτης οργάνωσης. Οδηγίες Η σειρά αρίθμησης δεν καθορίζεται στις οδηγίες για τη συμπλήρωση αυτής της φόρμας.

Όσον αφορά την αίτηση του αγοραστή, η ενοποιημένη μορφή της αίτησης αυτής απουσιάζει, επομένως, η οργάνωση την αναπτύσσει και την εγκρίνει ανεξάρτητα. Στην περίπτωση αυτή, η αίτηση πρέπει να περιέχει υποχρεωτικές προϋποθέσεις που προβλέπονται στο μέρος 2 του άρθρου. 9 του νόμου N 402-FZ. Ταυτόχρονα, σημειώνουμε, λαμβάνοντας υπόψη το μέρος 2 του άρθρου. 9 του νόμου N 402-FZ ως υποχρεωτική απαίτηση του αριθμού πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου δεν προσδιορίζεται.

Σύμφωνα με το Μέρος 3 του άρθρου. 9 του Ν-FL 402 πρωτοβάθμια λογιστική εγγραφή πρέπει να γίνει κατά τη λήψη της οικονομικής ζωής του γεγονότος, και αν δεν είναι δυνατόν - αμέσως μετά το κλείσιμο της.

Στο κεφ. 13 Οδηγίες για τη λογιστική παρακολούθηση των αποθεμάτων, η οποία εγκρίθηκε με την απόφαση του ρωσικού Υπουργείου Οικονομικών με ημερομηνία 28.12.2001 Ν 119n, δήλωσε ότι οι πρωτογενείς λογιστικά έγγραφα πρέπει να προ-αριθμημένες, ή ο αριθμός έχει τεθεί κατά την εγγραφή και άδεια κυκλοφορίας. Στην οργάνωση της αρίθμησης είναι να διασφαλιστεί ότι δεν διπλοί αριθμοί μέσα σε ένα οικονομικό έτος (βλέπε επίσης επιστολή UMNS Ρωσίας στη Μόσχα από 19.11.2004 N 26-12 / 74950).

Δεδομένου ότι το παρόν έγγραφο δεν αποκαλύπτει την έννοια της αρίθμησης, δανείζουμε αυτόν τον ορισμό από μια στενά συνδεδεμένη βιομηχανία. Έτσι, για παράδειγμα, σύμφωνα με τη σελ. 9 κουταλιές της σούπας. 2 του ομοσπονδιακού νόμου με ημερομηνία 07/07/2003 Ν 126-FZ «On επικοινωνίας» αρίθμηση - συνδυασμός ψηφιακή, γράμμα, χαρακτήρα ή συμβόλου τέτοιων σημείων, συμπεριλαμβανομένων των κωδίκων που προορίζονται για τον μοναδικό προσδιορισμό του δικτύου (ταυτοποίηση) και (ή) τα δομικά στοιχεία ή το τερματικό του στοιχεία.

Έτσι, ο αριθμός του πρωτογενούς εγγράφου είναι ένα αναγνωριστικό, δηλ. ένα μοναδικό χαρακτηριστικό του λογιστικού αντικειμένου. Η μόνη απαίτηση για τη σειρά χορήγησης πιστώσεων είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας κατά τη διάρκεια του έτους αναφοράς και η σύνδεση με τη χρονολογική σειρά των γεγονότων.

Οι απαιτήσεις για τη διατήρηση της συνεχούς αρίθμησης (δηλαδή αρίθμηση χωρίς παραλείψεις και κενά) που είναι γνωστά στα επίσημα έγγραφα δεν περιέχουν.

Δημιουργία εγγράφων πηγής, η τάξη και τους όρους της μεταφοράς τους στο λογιστικό χειρισμό κατασκευάζονται σύμφωνα με το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα των εγγράφων σε μια οργάνωση με βάση το μέγεθος της επιχείρησης, την εσωτερική δομή του, καθώς και την ένταση των οικονομικών δραστηριοτήτων. Αυτό προκύπτει από παρ. 15 του Κανονισμού για Λογιστική στη Ρωσική Ομοσπονδία που εγκρίθηκε από το ρωσικό Υπουργείο Οικονομικών της 29.7.1998 Ν 34ν, καθώς και του κανονισμού σχετικά με τα έγγραφα και της ροής εργασίας στον τομέα της λογιστικής, η οποία εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών της ΕΣΣΔ 07/29/1983 Ν 105 ( περαιτέρω - κανονισμός αριθ. 105).

Στο πλαίσιο αυτό, θεωρούμε ότι η αρχή της (μέθοδος) την αρίθμηση των πρωτογενών εγγράφων σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες και την τεχνολογία επεξεργασίας ροής εργασίας των λογιστικών εγγραφών μπορεί να καθορίζεται από ένα εσωτερικό διοικητικό έγγραφο του οργανισμού (παράγραφοι 4 και 7 PBU 1/2008 «οργανισμός»). Η απόφαση που ελήφθη στη σύνθεση των λογιστικών πολιτικών από τα κατάλληλα οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα (εντολές, κανονισμοί, κτλ) του οργανισμού (παρ. 8 PBU 1/2008 «Λογιστική πολιτική οργάνωση»).

Τιμολόγιο

Σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου. 168 του Κώδικα Φορολογίας κατά την πώληση αγαθών (έργα, υπηρεσίες), τη μεταφορά των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας, και το αργότερο εντός πέντε ημερολογιακών κατά την παραλαβή των ποσών πληρωμής, η μερική καταβολή έναντι μελλοντικών παραδόσεων αγαθών (έργα, υπηρεσίες), τη μεταφορά των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας καθορίζονται αντίστοιχα τιμολόγια ημέρες από την ημερομηνία αποστολής των εμπορευμάτων (έργα, υπηρεσίες), από την ημερομηνία της μεταβίβασης των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας, ή από την ημερομηνία παραλαβής των ποσών πληρωμής, η μερική καταβολή έναντι μελλοντικών παραδόσεων αγαθών (έργα, υπηρεσίες), imuschest μετάδοσης ennyh δικαιώματα.

Τα τιμολόγια αποτελούν τη βάση για τις παρουσιαζόμενες πωλητή φόρο αγοραστή ποσά που αφαιρούνται με την επιφύλαξη των απαιτήσεων που ppt 5, 5.1 και 6 του άρθρου. 169 του Κώδικα Φορολογίας (παράγραφοι 1, 2 του άρθρου 169 του Κώδικα Φορολογίας).

Στις ρήτρες 5, 5.1 και 6 του άρθρου. 169 του Κώδικα Φορολογίας παρέχει έναν κατάλογο των υποχρεωτικών στοιχείων που πρέπει να αναφέρονται στο τιμολόγιο. Ειδικότερα, μεταξύ των απαραίτητες προϋποθέσεις του τιμολογίου, που παρουσιάζονται από τον φορολογούμενο και στην πώληση των αγαθών (έργα, υπηρεσίες), τη μεταφορά των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας, και μετά την παραλαβή της πληρωμής, η μερική καταβολή έναντι μελλοντικών παραδόσεων αγαθών (έργα, υπηρεσίες), η μεταβίβαση περιουσίας δικαιώματα που προβλέπονται αύξοντα αριθμό τιμολογίου και η ημερομηνία της εκτέλεσής του (αρ. 1, σελ. 5, σελ. 1, παρ. 5.1 Αρθ. 169 του φορολογικού κώδικα).

Μορφή των τιμολογίων και πώς να τα συμπληρώσουν, καθώς επίσης και τους κανόνες της καταγραφής των παραληφθεί και έχουν εκδοθεί τιμολόγια, βιβλία αγορών και τα βιβλία των πωλήσεων, σύμφωνα με την παρ. 8, άρθρο. 169 του Κώδικα Φορολογίας ιδρύθηκε από την κυβέρνηση RF για την 26.12.2011 Ν 1137 «Περί τις μορφές και τους κανόνες της πλήρωσης των εγγράφων (αναφοράς) χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του Φόρου Προστιθέμενης Αξίας» (στο εξής - η απόφαση αριθ 1137).

Σύμφωνα με την παρ. «Α» του σημείου 1 του Κανονισμού της πλήρωσης του τιμολογίου, όταν ισχύουν οι υπολογισμοί του ΦΠΑ, η οποία εγκρίθηκε με το ψήφισμα του Ν 1137 (στο εξής - τους κανόνες για την πλήρωση 1). Στη γραμμή 1 του τιμολογίου ο αύξων αριθμός και η ημερομηνία της παρασκευής του τιμολογίου.

Η γενική διαδικασία για την καταχώρηση ενός αριθμού σε ένα τιμολόγιο διόρθωσης, ένα τιμολόγιο καθορίζεται σε ρήτρες. «Α» του σημείου 1 του Κανονισμού συμπληρώνοντας τη διόρθωση των τιμολογίων, που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του φόρου προστιθέμενης αξίας, που εγκρίθηκε με το διάταγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας από 26.12.2011 Ν 1137 (στο εξής: - οι κανόνες της πλήρωσης 2) .. Σύμφωνα με την καθορισμένη σειρά του αριθμού του διορθωτικού τιμολογίου, τα τιμολόγια εκχωρούνται με τη γενική χρονολογική σειρά.

Ειδική σειρά αρίθμησης εκτίθενται διορθωτικά τιμολόγια, τιμολόγια που εκδίδονται μόνο σε οργανισμούς που πωλούν αγαθά (έργα, υπηρεσίες), τα δικαιώματα ιδιοκτησίας μέσα από τις υποδιαιρέσεις, και για τους συμμετέχοντες στη σύμπραξη ή διαχειριστές οι οποίοι εκτελούν τα καθήκοντά του ΦΠΑ. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο αύξων αριθμός του τιμολογίου μέσα από την διαχωριστική γραμμή συμπληρώνεται από έναν αριθμητικό δείκτη του ένα ξεχωριστό τμήμα, που ιδρύθηκε από την οργάνωση της τάξης των λογιστικών πολιτικών για φορολογικούς σκοπούς, ή σε εγκεκριμένο μέλος της ένωσης ή διαχειριστή αριθμητικό δείκτη που αναφέρουν την πλήρωση της επιχείρησης, σύμφωνα με μια συγκεκριμένη σύμβαση της απλής συνεργασίας ή την εμπιστοσύνη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων, αντιστοίχως (παράγραφοι τρία και τέσσερα σημεία "α" παράγραφος 1 των κανόνων συμπλήρωσης 1, παράγραφοι 4 και 5 παράγραφοι "α" n 1 Κανόνες πλήρωσης 2).

Η παράγραφος 3 του Κανονισμού καταγραφή των παραληφθεί και έχουν εκδοθεί τιμολόγια, που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του ΦΠΑ, η οποία εγκρίθηκε με το ψήφισμα Ν 1137, ειδικότερα, διαπιστώνεται ότι τα τιμολόγια (συμπεριλαμβανομένων διορθωθεί, τη διόρθωση), σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφήΥπόκεινται σε ένα ενιαίο εγγραφής κατά τη χρονολογική σειρά στο μέρος 1 του «τιμολόγιο» ημερολόγιο για την ημερομηνία διορισμού τους, καθώς και την κατάρτιση (διόρθωση).

Σύμφωνα με την παρ. 2 του Κανονισμού της διεξαγωγής των πωλήσεων βιβλίων, που εφαρμόζεται όταν οι υπολογισμοί του ΦΠΑ, η οποία εγκρίθηκε με το ψήφισμα Ν 1137, η καταχώριση των τιμολογίων των πωλήσεων του βιβλίου γίνεται με χρονολογική σειρά κατά τη φορολογική περίοδο κατά την οποία προκύπτουν η φορολογική υποχρέωση.

Έτσι, από τους κανόνες του Χ. 21 του Κώδικα Φορολογίας και το ψήφισμα του Ν 1137 δείχνει ότι το τιμολόγιο είναι απαραίτητη για να καταγράψει τους σειριακούς αριθμούς και την ημερομηνία παρασκευής τους, τα οποία είναι γραμμένα με χρονολογική σειρά και είναι εγγεγραμμένοι στο μητρώο που ελήφθησαν και που εκδίδονται τιμολόγια και καθολικό πωλήσεων.

Οι απαιτήσεις για τη διατήρηση της συνεχούς αρίθμησης των τιμολογίων, των τιμολογίων (δηλαδή χωρίς παραλείψεις και διαλείμματα) δεν περιέχουν αυτά τα κανονιστικά έγγραφα.

Οι εκπρόσωποι των φορολογικών αρχών στην εξήγησή τους επεσήμανε ότι η αρίθμηση των τιμολογίων πρέπει να γίνει από τον οργανισμό σε αριθμητική σειρά σε όλο τον οργανισμό (βλέπε επιστολή από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσίας 06.07.2005 Ν 3.1.04 / 1166 / [προστατευμένο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο], Υπουργείο Φόρων και Αμοιβών της Ρωσίας της 21.05.2001 N VG-6-03 / 404).

Το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας εξηγεί ότι τα τιμολόγια για τις προκαταβολές μαζί με τα τιμολόγια για τη ναυτιλία πρέπει να αριθμούνται με γενική χρονολογική σειρά. εμπειρογνώμονες του υπουργείου Οικονομικών έχουν παρατηρήσει ότι ένα ξεχωριστό τιμολόγια αρίθμησης για προπληρωμές διάταγμα Ν 1137 δεν είναι διαθέσιμες (δείτε την επιστολή του ρωσικού Υπουργείου Οικονομικών 16/10/2012 Ν 07.03.11 / 427 από 10.08.2012 N 03.07.11 / 284) .

Επομένως, όταν εκδίδεται τιμολόγηση, η ακολουθία των αριθμών ακολουθίας πρέπει να τηρείται με χρονολογική σειρά.

Σημείωση οποιεσδήποτε άλλες απαιτήσεις για τη διαδικασία (αρχή) αρίθμηση τιμολόγια ούτε ΝΚ RF ή Ν Ανάλυση 1137 δεν περιέχει.

Ταυτόχρονα, πρέπει να σημειωθεί ότι με βάση το δεύτερο εδάφιο της παραγράφου 2 του άρθρου. 169 από τα λάθη Κώδικα Φορολογίας στα τιμολόγια, δεν εμποδίζει τις φορολογικές αρχές κατά τη διάρκεια του φορολογικού ελέγχου για τον προσδιορισμό του πωλητή, τον αγοραστή των αγαθών (έργα, υπηρεσίες), τα δικαιώματα ιδιοκτησίας, την περιγραφή των εμπορευμάτων (έργα, υπηρεσίες), τα δικαιώματα ιδιοκτησίας, το κόστος τους, καθώς και του φορολογικού συντελεστή και το ποσό του φόρου που προσκομίζεται στον αγοραστή δεν αποτελεί λόγο άρνησης αποδοχής εκπτώσεων του ΦΠΑ για έκπτωση.

Τα δικαστήρια σημείωσαν ότι στις παραγράφους 1 σελ. 5 του άρθρου. 169 του Κώδικα Φορολογίας περιλαμβάνει τις απαιτήσεις για τη διαθεσιμότητα των δωματίων, αλλά όχι με τη σειρά της αρίθμησης, και οι υποθέσεις φορολογουμένων παραβίαση της χρονολογική σειρά αρίθμησης των τιμολογίων από μόνη της δεν μπορεί να αποτελέσει λόγο για την άρνηση της έκπτωσης του ΦΠΑ (βλέπε, για παράδειγμα, η απόφαση FAS της Μόσχας Περιφέρεια της 24.06. 2008 Ν KA-A40 / 4542-08, η FAS Νοτιοδυτική Ρωσία από 18.8.2005 Ν A05-2344 / 2005-10, στην περιοχή του Βόλγα-Vyatka από 13.01.2005 Ν A28-9751 / 2004-433/11, απόφαση του Δικαστηρίου διαιτησίας Περιοχή Sverdlovsk της 20.07.2011 N A60-11248 / 2011).

Λάβετε υπόψη ότι η φορολογική νομοθεσία δεν επιβάλλει κυρώσεις για παραβίαση της αρίθμησης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων και των εκδοθέντων τιμολογίων. Η ευθύνη που παρέχεται από το άρθρο. 120 του Κώδικα Φορολογίας της κατάφωρης παραβίασης των εσόδων λογιστικών κανόνων και (ή) τα έξοδα και (ή) τα αντικείμενα της φορολογίας, στην περίπτωση αυτή δεν έχει εφαρμογή, ως κατάφωρη παραβίαση των κανόνων των εσόδων και εξόδων και της φορολογίας αντικείμενα σημαίνει μόνο την απουσία της πρωτογενούς εγγράφων ή απουσία τιμολογίων .

Λαμβάνοντας υπόψη ότι στην υπό εξέταση κατάσταση αποστέλλονται πρωτογενή έγγραφα και τιμολόγια κατά την αποστολή από τον οργανισμό, οι λόγοι για την άσκηση ευθύνης σύμφωνα με το άρθ. 120 του Κώδικα Φορολογίας απουσιάζουν (βλέπε, για παράδειγμα, πληροφορίες η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Φορολογίας της Ρωσίας στην περιοχή Chelyabinsk της 30.11.2011).

Τα κείμενα των εγγράφων που αναφέρονται στην απάντηση των εμπειρογνωμόνων είναι διαθέσιμα στο νομικό σύστημα αναφοράςGARANT .

): "Πόσο σωστά γίνεται η αρίθμηση του περιοδικού του ραμμένου από φύλλα μορφής Α4 μαζί με τον τίτλο και το τελευταίο φύλλο; Είναι επιτρεπτή η αρχή του πίνακα περιοδικών στο πίσω μέρος της σελίδας τίτλου σε αυτή την περίπτωση; Χρειάζεται μια αρίθμηση σελίδας τίτλου σε αυτή την περίπτωση; Σε ποια θέση του φύλλου, στην οποία πλευρά του φύλλου και σε τι (στυλό, μολύβι), είναι σωστό να τοποθετήσετε τον αριθμό φύλλου. Είναι επιθυμητό να απαντήσετε με μια παραπομπή στον κανονιστικό κανόνα αν ρυθμίζεται από οποιοδήποτε από αυτά τα θέματα. " Δεδομένου ότι η απάντηση αποδείχθηκε ότι ήταν ογκώδης, το έδινα ως χωριστή θέση.

Αγαπητέ συνάδελφο,

Ακολουθούν τα σχετικά αποσπάσματα από τους ισχύοντες κανονισμούς και το σχέδιο κανόνων για την οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων.

Αναλύοντας όλες αυτές τις διατάξεις στο σύνολό τους, γίνεται σαφές ότι το "φύλλο" είναι ένα φυσικό φύλλο χαρτιού, όχι μια σελίδα. και μιλάμε για την αρίθμηση των φύλλων και όχι των σελίδων. Ίδια κάλυψη (π.χ., επιχειρήσεις) δεν είναι αριθμημένες, αλλά σε γενικές γραμμές η σελίδα τίτλου της αρίθμησης δεν αποκλείεται, ειδικά αν έχει τοποθετηθεί πίσω ήδη τεκμηριωμένες πληροφορίες - αλλά είναι σαφές ότι αυτό είναι σχεδόν ποτέ δεν αναφέρεται.

Απαιτήσεις για σελιδοποίηση μόνο μολύβι που προβλέπονται για τα έγγραφα της μόνιμης περίοδο αποθήκευσης και να λαμβάνει υπόψη αρκετά συχνά καθίσταται αναγκαία περιπτώσεις αναρίθμηση ένα ή τον άλλο λόγο. Αλλά εδώ στην απαρίθμηση των περιπτώσεων (για παράδειγμα, δείτε παρακάτω.) Κατ 'ανάγκη να χρησιμοποιήσετε ένα στυλό - Εδώ, αντίθετα, αυτό γίνεται για να εμποδίσει τις προσπάθειες αναρίθμηση περίπτωση φύλλα.

1. Αρίθμηση καλύψεων

Η διαδικασία για την προετοιμασία και τη μεταφορά υποθέσεων στο αρχείο της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας για τις κρατικές εγγραφή, Κτηματολόγιο και Χαρτογραφίας (παράρτημα Ν 3 του διατάγματος της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας για τις κρατικές Εγγραφή 25η Δεκεμβρίου του 2014 N P / 637)

3.2.1. Η αρίθμηση των φύλλων στην υπόθεση διεξάγεται προκειμένου να διασφαλιστεί η διατήρηση και ο καθορισμός της σειράς των εγγράφων στην υπόθεση ...

Ένα κενό φύλλο, το οποίο κατατίθεται στην αρχή της υπόθεσης πριν από την εσωτερική απογραφή, και το φύλλο μάρτυρα (το τελευταίο φύλλο του αρχείου) δεν είναι αριθμημένα. Η αρίθμηση αρχίζει με το πρώτο φύλλο του πρώτου εγγράφου που ήταν μετά την εσωτερική απογραφή, ένα δεσμευμένο στην περίπτωση όπου το ψηφίο «1».

Η διαδικασία για την εργασία σχετικά με το σχηματισμό, τη συντήρηση και ταμείο αποθήκευσης το Ενιαίο Μητρώο κρατικών δικαιωμάτων, καταγραφή και έκδοση εγγράφων από το Ενιαίο Μητρώο κρατικών (app Rosreestra Διαχείριση Παραγγελιών στη Μόσχα από 19.05.2011 Ν 143).

3.2.9. Προκειμένου να διασφαλισθεί η ασφάλεια και η θέση των εγγράφων σχετικά με τα φύλλα του αρχείου εγγραφής είναι αριθμημένα κατά σειρά παραλαβής των ακαθάριστων αραβικούς αριθμούς αρίθμηση στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας.

Το φύλλο μάρτυρα, το απόθεμα και η σελίδα τίτλου δεν υπόκεινται σε αρίθμηση.

Διοικητικές ρυθμίσεις του Υπουργείου κοινωνικο-δημογραφική και οικογενειακή πολιτική της περιοχής Σαμαρά για την παροχή δημόσιων υπηρεσιών «Κατεύθυνση και τη μετάφραση των ηλικιωμένων και των ατόμων με αναπηρία σε δημόσια ιδρύματα Σαμαρά περιοχή των σταθερών κοινωνικών υπηρεσιών, την άδεια θέμα για ένα απόσπασμα από την κατάσταση της περιοχής Σαμαρά σταθερών θεσμών κοινωνικής υπηρεσίας» (που εγκρίθηκε. Παραγγελία Υπουργείο Κοινωνικής και Δημογραφικής Ανάπτυξης της Περιφέρειας Σαμάρα από 19.07.2012 N 209, έκδοση 27.11.2013)

3.17. ... Το πρώτο φύλλο του προσωπικού αρχείου (σελίδα τίτλου) δεν είναι αριθμημένο.

Για σύγκριση: GOST R 21.1101-2013 Σύστημα τεκμηρίωσης σχεδιασμού για την κατασκευή. Βασικές απαιτήσεις για το έργο και την τεκμηρίωση εργασίας

8.5. Όλα τα φύλλα της δεσμευμένης έντασης (άλμπουμ) συνιστώνται να αριθμούνται με αρίθμηση φύλλων ξεκινώντας από τη σελίδα τίτλου. Η σελίδα τίτλου δεν είναι αριθμημένη. Ο αριθμός φύλλου εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία του χώρου εργασίας του φύλλου

2. Ταξινόμηση των φύλλων εργασίας

Διάταξη του Δικαστικού Τμήματος του Ανώτατου Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 09.10.2014 N 219
"Σχετικά με την έγκριση της Οδηγίας για την τήρηση αρχείων σε στρατιωτικά δικαστήρια"

20.1.6. Όλα τα φύλλα στην περίπτωση (ενδυμασία), το βιβλίο πρέπει να αριθμείται. Δωμάτια στα φύλλα τοποθετούνται αραβικούς αριθμούς πάνω δεξιά, δεν αγγίζουν το κείμενο, γραφικά μαύρο μολύβι ή αριθμητής (η χρήση του μαύρου και χρωματιστά μολύβια για τον αριθμό των φύλλων απαγορεύεται).

Τα φύλλα της εσωτερικής απογραφής των εγγράφων αριθμούνται ξεχωριστά σε λατινικούς αριθμούς.

"Προσωρινές οδηγίες για την τήρηση αρχείων στο Ανώτατο Δικαστήριο της Ρωσικής Ομοσπονδίας"(εγκρίθηκε με διάταξη του προέδρου του Ανώτατου Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 08.08.2014 N 28-P)

4.3.6. Προκειμένου να διασφαλισθεί η ασφάλεια και η θέση της τάξης των εγγράφων που περιλαμβάνονται στην περίπτωση, και την παραγωγή φόρεμα, όλα τα έγγραφα των φύλλων (συμπεριλαμβανομένων των φύλλων με το ψήφισμα των οδηγών Δικαστηρίου της ιστορικής, επιστημονικής ή πρακτική αξία), εκτός από το φύλλο-μάρτυρα και εσωτερική απογραφή, Οι αριθμοί αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου με ένα απλό μολύβι. Η χρήση μελανιού και έγχρωμων μολυβιών για αρίθμηση φύλλων απαγορεύεται.

Κανόνες συμβολαιογραφικής διαχείρισης ", ut. η απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της 17ης Δεκεμβρίου 2012, Διάταγμα του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Ρωσίας της 16ης Απριλίου 2014 N 78

75. Όλα τα φύλλα των επιχειρήσεων, υπόκεινται σε πλήρη καταγραφή, συμπεριλαμβανομένων των φακέλων τοποθετηθεί σε αυτόν και τις επενδύσεις (εκτός από τις επενδύσεις σε φακέλους αποθήκευσης), αριθμημένα με μολύβι. Το φύλλο μαρτύρων δεν είναι αριθμημένο. Ο εσωτερικός κατάλογος αριθμείται χωριστά.

Η αρίθμηση γίνεται με αραβικούς αριθμούς στην επάνω δεξιά γωνία κάθε φύλλου του εγγράφου. Αν τα φύλλα είχαν προηγουμένως μια αρίθμηση που δεν συμπίπτει με τη νέα, τότε ο προηγούμενος αριθμός χτυπά έξω, ο νέος αριθμός τοποθετείται δίπλα-δίπλα.

Αν η θήκη αποτελείται από αρκετούς όγκους και ο όγκος αποτελείται από πολλά μέρη, τα φύλλα σε κάθε τόμο ή τμήμα αριθμούνται χωριστά.

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ασφάλεια και για καθορισμό σειρά διάταξης των εγγράφων που περιλαμβάνονται στην περίπτωση και όλα τα φύλλα του, εκτός από δίχτυ, φύλλο-μάρτυρας εσωτερική απογραφή και αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς εκτεταμένη μορφή, το ακαθάριστο αρίθμηση. Τα καθαρά φύλλα της θήκης κατασχεθούν (χωρίς να προκληθεί βλάβη στην ακεραιότητα της θήκης) και καταστρέφονται. Τα φύλλα αριθμούνται με ένα απλό μολύβι από πάνω προς τα κάτω με αύξουσα σειρά των αριθμών, αρχίζοντας από την πρώτη. Τα αριθμητικά στοιχεία τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου, χωρίς να αγγίζουν το κείμενο των εγγράφων. Τα φύλλα του εσωτερικού αποθέματος αριθμούνται χωριστά.

Τα φύλλα περιπτώσεων που αποτελούνται από πολλούς τόμους ή τμήματα αριθμούνται για κάθε όγκο ή τμήμα ξεχωριστά, ξεκινώντας από το πρώτο. Τα συνημμένα στη θήκη, τα οποία έχουν εγγραφεί στη σύνδεση, εκδίδονται ως χωριστοί όγκοι και αριθμούνται επίσης χωριστά.

Τυπικές οδηγίες για την τήρηση αρχείων στα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα(που εγκρίθηκε με το διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 08.11.2005 N536, έληξε 01.07.2010 σε σχέση με τη δημοσίευση του διατάγματος του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 11.05.2010 N260)

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ασφάλεια και για τον καθορισμό σειρά διάταξης των εγγράφων που περιλαμβάνονται στην περίπτωση και όλα τα φύλλα εργασίας του, εκτός Δελτίο μάρτυρας εσωτερική απογραφή και αριθμημένα. Τα φύλλα αριθμούνται με απλό μολύβι από πάνω προς τα κάτω, οι αριθμοί τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου.

Οι «κανόνες οργάνωσης της αποθήκευσης, της απόκτησης, της λογιστικής και χρήση αρχειακού κεφαλαίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλων αρχειακών εγγράφων σε κρατικούς φορείς, τοπικές αρχές και οργανισμούς» εφαρμογές "

4.23. Προκειμένου να διασφαλισθεί η ασφάλεια και η θέση της τάξης των εγγράφων που περιλαμβάνονται στην περίπτωση στα χαρτιά, όλα τα φύλλα του (εκτός από το φύλλο-μάρτυρα συμβαίνει και εσωτερική απογραφή) αριθμούνται στο ακαθάριστο σειρά με αραβικούς αριθμούς, ο οποίος αναγράφεται στην πάνω δεξιά γωνία της σελίδας ενός εγγράφου από ένα απλό μολύβι γραφίτη ή αριθμητή . Η χρήση μελανιών και χρωματιστών μολυβιών για φύλλα αρίθμησης απαγορεύεται. Τα φύλλα της εσωτερικής απογραφής των εγγράφων της υπόθεσης αριθμούνται χωριστά.

Τα φύλλα περιπτώσεων που αποτελούνται από αρκετούς όγκους ή τμήματα αριθμούνται για κάθε όγκο ή τμήμα χωριστά.

Δείτε http://archives.ru/sites/default/files/project-2014-pravila-archive.pdf

3. Η απαίτηση αριθμού των φύλλων της θήκης με στυλό

Η σειρά εξοικείωσης με το υλικό υπόθεση στη Μόσχα OFAS Ρωσία(Παράρτημα του Τάγματος της Μόσχας OFAS Ρωσία με ημερομηνία 18 Νοεμβρίου 2008 αρ. 182)

7. Για να δείτε την υπόθεση παρουσίασε, διακοσμημένα κατάλληλα (έγγραφα πρέπει να υποβάλλονται σε χρονολογική σειρά με την υπόθεση, η υπόθεση αριθμημένα φύλλα στυλό επικόλληση μαύρο ή μπλε αραβικούς αριθμούς στην πάνω δεξιά γωνία, σε απογραφή όλων των επιχειρηματικών εγγράφων).

Οδηγίες ενώπιον των διαιτητικών δικαστηρίων της Ρωσικής Ομοσπονδίας (πρώτη, έφεση και αναίρεση) (app. Ψήφισμα της Ολομέλειας του RF από 25.12.2013 N 100, εκδ. Από 11/7/2014)

22.11. διαφορών φύλλα αριθμημένα διαρκείας πάστα στυλό μαύρο, μπλε ή μοβ αραβικούς αριθμούς στο πάνω δεξιά, δεν αγγίζουν το κείμενο του εγγράφου. Δεν επιτρέπεται η αρίθμηση των φύλλων με γράμματα (για παράδειγμα: "5 a", "5 b" κ.λπ.).

Οδηγία για την τήρηση αρχείων στο Ανώτατο Δικαστήριο Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας(που εγκρίθηκε με το διάταγμα του Ανώτατου Δικαστηρίου Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 1ης Ιουλίου 2003, αριθ. 41, όπως τροποποιήθηκε στις 30 Αυγούστου 2010)

3.1.26. Οι λίστες των δικαστικών υποθέσεων αριθμούνται με ένα μαύρο ή μπλε χρώμα αστραγάλου, αραβικούς αριθμούς στην επάνω δεξιά γωνία, χωρίς να αγγίζουν το κείμενο του εγγράφου. Τα έγγραφα υποβάλλονται από τον γραμματέα της δικαστικής συνόδου (ειδικός της δικαστικής εξουσίας) για την αντιμετώπιση της σκληρής κάλυψης. Ο όγκος ενός όγκου μιας δικαστικής διαδικασίας, κατά κανόνα, δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 150 φύλλα. Η αρίθμηση των φύλλων κάθε επόμενου τόμου του αρχείου αρχίζει με ένα. Στο τέλος της εσωτερικής απογραφής κάθε όγκου της θήκης, ο αριθμός των φύλλων που συνθέτουν τον όγκο υποδεικνύεται σε αριθμούς και λέξεις. Η απογραφή πιστοποιείται με την υπογραφή του γραμματέα της συνεδρίασης του δικαστηρίου (σύμβουλος της συνέλευσης του δικαστηρίου), ο οποίος δηλώνει τη θέση, το επώνυμό του, επιθέτει την ημερομηνία πιστοποίησης και υπογραφής.

  Ελπίζω ότι αυτές οι πληροφορίες θα απαντήσουν στην ερώτησή σας.

Με εκτίμηση,
  Νατάσα

Η νομοθεσία της χώρας μας ρυθμίζει μια ποικιλία τομέων οικονομικής δραστηριότητας, συμπεριλαμβανομένων - όπως η εργασία γραφείου και η κυκλοφορία εγγράφων. Η συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις όταν εργάζεστε με έγγραφα είναι ένα σημαντικό συστατικό στοιχείο της αποτελεσματικής λειτουργίας οποιασδήποτε εταιρείας, απλοποιεί την κυκλοφορία εγγράφων, επιτρέπει τη διασφάλιση της ασφάλειας των επιχειρηματικών εγγράφων. Επιπλέον, η συμμόρφωση προς τις εν λόγω απαιτήσεις καθιστά δυνατή την επιτυχή διεξαγωγή διαφόρων επιθεωρήσεων, οι οποίες, όπως είναι γνωστό, δεν είναι ασφαλισμένες από καμία εταιρεία.

Μία από τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν κατά την εφαρμογή της κυκλοφορίας εγγράφων είναι η αρίθμηση των εγγράφων. Δεν είναι πάντα απαραίτητο να το εκτελέσετε, αλλά σε εκείνες τις περιπτώσεις που είναι απαραίτητο, πρέπει να τηρήσουμε ορισμένους κανόνες, τους οποίους θα συζητήσουμε σε αυτήν την αναθεώρηση.

Νομοθετικό πλαίσιο

Προσδιορίστε ποια έγγραφα χρειάζονται αρίθμηση και ποιοι είναι οι κανόνες για την εφαρμογή της, μπορείτε να αναλύσετε τις ακόλουθες κανονιστικές πράξεις:

• GOST R 51141;
• Μεθοδολογικές συστάσεις για την τήρηση αρχείων (το παρόν έγγραφο εγκρίθηκε στις 23 Δεκεμβρίου 2009 με το διάταγμα Rosarkhiv).
• Μεθοδολογικές επεξηγήσεις σχετικά με τη διαδικασία συμπλήρωσης ατομικών εντύπων (το έγγραφο εγκρίθηκε στις 18 Απριλίου 2003 με την απόφαση του Υπουργείου Φόρων και Αμοιβών της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
• κάποιες άλλες.

Τα έγγραφα που αριθμούνται

Η εθνική νομοθεσία προβλέπει την αρίθμηση των εγγράφων που περιλαμβάνονται στα αρχεία μόνιμων και προσωρινών (περισσότερο από 10 ετών) περιόδων αποθήκευσης. Επιπλέον, πρέπει να αναβοσβήνετε και να αριθμείτε:

• το κύριο βιβλίο?
• το μητρώο μισθοδοσίας.
• το μητρώο των RKO και PKO ·
• βιβλίο εγγραφής τιμολογίου ·
• ταμείο;
• κάποιες άλλες.

Πώς πρέπει να γίνει η αρίθμηση των εγγράφων;

Οι νομικές πράξεις που απαριθμούνται στην παρούσα επανεξέταση περιέχουν ορισμένους κανόνες αρίθμησης των εγγράφων:

• Τοποθετήστε αριθμούς στις επάνω δεξιά γωνίες των φύλλων χωρίς να επικαλύψετε το κείμενο.
• Δεν χρειάζεται να διαχωρίζετε σελίδες εγγράφων, αλλά φύλλα.
• τα φύλλα πάνω στα οποία είναι κολλημένα πολλά έγγραφα με μικρές διαστάσεις (το πιο συνηθισμένο παράδειγμα είναι οι εισπράξεις μετρητών) αριθμούνται ως ένα φύλλο.
• Η απαρίθμηση των εγγράφων εξαιρείται από την αρίθμηση.

Υπάρχουν πολλοί άλλοι κανόνες, ένας πλήρης κατάλογος των οποίων δεν είναι δυνατός στο πλαίσιο μιας σύντομης έρευνας.

Σκοπιμότητα επικοινωνίας με μια αρχειακή εταιρεία

Το ερώτημα είναι: πώς θα διασφαλιστεί η αυστηρή τήρηση όλων των κανόνων της αρίθμησης των εγγράφων, εξοικονομώντας τους υπαλλήλους του χρόνου της επιχείρησης και χωρίς να βλάπτουν την παραγωγικότητα; Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να στραφούν σε επαγγελματίες - για παράδειγμα, αυτά που αποτελούν μέρος του προσωπικού της εταιρείας «Αρχείο Κέντρου» Αυτοί που είναι έμπειροι εταιρεία μας έχει μεγάλη εμπειρία στην αρίθμηση των εγγράφων και να έχουν ευρεία γνώση στον τομέα αυτό. Με την εξάλειψή σας από την ανάγκη να μελετήσετε τις αποχρώσεις και τους κανόνες αριθμοδότησης, θα εκτελέσουμε αυτό το έργο για εσάς το συντομότερο δυνατόν. Είναι σημαντικό οι τιμές που έχουμε θέσει για τις παρεχόμενες υπηρεσίες να είναι αρκετά προσιτές.

Ο αριθμός εγγραφής του εγγράφου είναι τα πολυλειτουργικά στηρίγματα. Εκτός από τον κύριο σκοπό - την αρίθμηση αριθμών εγγράφων, ο ευρετήριο του εγγράφου βοηθά στην επίλυση μιας ποικιλίας εργασιών. Σύμφωνα με τα τελικά σειριακούς αριθμούς μπορεί να αποδοθεί στην αύξηση του όγκου της ροής πληροφοριών, περνώντας μέσα από την οργάνωση κατά το τέλος του έτους και, ως εκ τούτου, μέσω του γραμματέα, υποδεικνύοντας ότι η ανάπτυξη της προσωπικής στρες και μπορεί να γίνει η βάση για τα νόμιμα αιτήματα για υψηλότερους μισθούς ή αύξηση της κρατικής γραμματείας.

GOST R 6.30-2003 "Συστήματα ενιαίας τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την εγγραφή των «επιτρέπει στη διακριτική ευχέρεια της οργάνωσης συμπληρώνουν σειριακό δείκτες αναγνώρισης αριθμού καταχώρισης (παρ. 3.12), η οποία συμβάλλει στην επίλυση προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο αναζήτηση ενός εγγράφου.

Έτσι, η αρίθμηση των εξερχόμενων επιστολών συμπληρώνεται με τον κώδικα της υποδιαίρεσης που ενήργησε ως ο ιδρυτής του εγγράφου. Για να αποφευχθεί σύγχυση με τον ορισμό του διοικητικού εγγράφου, οι εντολές του προσωπικού αριθμούνται με ένα ευρετήριο Για να  (προσωπικό) ή Φάρμακα  (για το προσωπικό), ο αριθμός της παραγγελίας γίνεται δεκτός ως συμπληρωμένος με επιστολή P.

Όταν μια αίτηση για να αναζητήσετε το Γενικό Γραμματέα για τον αριθμό, για να είμαστε ακριβείς - για πρόσθετο δείκτη αναθέσεις, μπορούν να βρουν εύκολα το δρόμο τους, στην περίπτωση αυτή (φάκελο) για να τον βρει, για παράδειγμα:

Αριθ. 26-r - στις εντολές.

Αρ. 26 -λσ - στις παραγγελίες προσωπικού.

Όχι. 26 όπερες - μεταξύ των πρωτοκόλλων των επιχειρησιακών συναντήσεων.

Προσθέτοντας τον αριθμό σειράς του ληφθέντος εγγράφου στο γράμμα F  (φαξ) ή Ε (e-mail), μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα της λογιστικής καταγραφής του τρόπου με τον οποίο μια επιστολή παραδίδεται στον οργανισμό σας χωρίς να αυξάνετε τα έντυπα εγγραφής (περιοδικά).

Η καταχώρηση των εγγράφων βασίζεται στους ακόλουθους βασικούς κανόνες.

Ενιαία εγγραφή. Ένα έγγραφο μέσα στα τείχη ενός ιδρύματος καταγράφεται μία φορά (όταν δημιουργείται ή λαμβάνεται). Η διαδρομή από τη μονάδα προς την υποδιαίρεση του εγγράφου διαπράττεται υπό τον μοναδικό αριθμό της, δηλ. εσωτερικές υποδιαιρέσεις, αφού έλαβαν το έγγραφο, το έλαβαν υπόψη βάσει του αρχικά καθορισμένου δείκτη και δεν αναθέτουν νέο. Ο κανόνας αυτός ισχύει τόσο για τα διοικητικά έγγραφα όσο και για την επίσημη αλληλογραφία.

Η επικαιρότητα της καταχώρισης. . (. Όπως τροποποιήθηκε στις 07.09.2011) Σύμφωνα με το άρθρο 16 του Κανονισμού διαδικασιών στα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα, που εγκρίθηκε από το RF κυβέρνηση της 15.06.2009 αριθμό 477, η καταγραφή των εισερχόμενων εγγράφων πραγματοποιείται την ημέρα της εισαγωγής, δημιούργησε - την ημερομηνία υπογραφής ή έγκριση ή για τα ακόλουθα εργάσιμη ημέρα. Οι απαιτήσεις αυτές δικαιολογούνται από το γεγονός ότι η καθυστέρηση στο έγγραφο κατά το στάδιο της εγγραφής μειώνει τον χρόνο εκτέλεσης μέχρι την καθορισμένη ημερομηνία. Μια τέτοια καθυστέρηση μπορεί να αποδειχθεί για τους υπαλλήλους ή ακόμη και για ολόκληρο το ίδρυμα, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας, τις αρνητικές συνέπειες. Η διαδικασία και οι προθεσμίες για την εγγραφή θα πρέπει να αντικατοπτρίζονται στις οδηγίες για τις εργασίες μιας συγκεκριμένης εταιρείας.

Διαχωρισμός αρχείων εγγραφής. Για κάθε είδος εγγράφων υπάρχει ξεχωριστή εγγραφή. Έτσι, σε ξεχωριστά έντυπα εγγραφής λάβετε υπόψη:

εισερχόμενα μηνύματα (εισερχόμενα έγγραφα)?

εξερχόμενα έγγραφα ·

εσωτερικά σημειώματα ·

εντολές για την κύρια δραστηριότητα.

εντολές προσωπικού ·

εντολές ·

πρακτικά του Διοικητικού Συμβουλίου.

πρωτόκολλα ανεμοπλάνων (αριστερόστροφα) κ.λπ.

Η εγγραφή πραγματοποιείται εντός ενός ημερολογιακού έτους. Ετησίως την 1η Ιανουαρίου επαναφέρεται η αρίθμηση σχεδόν όλων των τύπων εγγράφων (εντολές, εισερχόμενα και εξερχόμενα γράμματα, πρωτόκολλα κλπ.). Εξαίρεση αποτελεί η απογραφή των περιπτώσεων μόνιμης αποθήκευσης. Τα δεδομένα απογραφής έχουν έναν αριθμό και μια αρίθμηση των σημείων καθ 'όλη τη διάρκεια ζωής του οργανισμού.

Πληρότητα των πληροφοριών σχετικά με το έγγραφο κατά την εγγραφή. Όταν κάνετε τα δεδομένα εγγραφής στο μητρώο (βάση) δεδομένων έδειξε όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες για το έγγραφο: δείκτης, σήμερα, μια αναφορά στον αριθμό και την ημερομηνία της αίτησης, το όνομα του παραλήπτη / ανταποκριτής, καθώς και περισσότερες λεπτομέρειες παρουσιάζεται το περιεχόμενό της. Εκτός από τα παραδοσιακά λογιστικά στοιχεία, φόρμες εγγραφής πρέπει να συμπληρωθεί με γραφικές παραστάσεις που απεικονίζουν τις πρόσθετες πληροφορίες, η πιο συχνή πρόσβαση από τους υπαλλήλους ή τους πελάτες (για παράδειγμα, μια μέθοδο αποστολής). Ο κατάλογος των χαρακτηριστικών που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη πρέπει να αναφέρεται στις οδηγίες για την τήρηση αρχείων.

Ομοιογένεια των αρχείων εγγραφής, ανεξάρτητα από τη μορφή ή τη μορφή παραλαβής (δημιουργίας) του εγγράφου. Λογιστικά έγγραφα της οργάνωσης βασίζεται στους ίδιους κανόνες, ανεξάρτητα από τις έλαβε έντυπα εγγραφής από τα χέρια του περιοδικού, στο Excel ή τη χρήση ηλεκτρονικής ειδικό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων.

Ας δούμε μερικά συγκεκριμένα παραδείγματα σχετικά με την εγγραφή εγγράφων.

Πρέπει να συνδεθούν τα αρχεία καταγραφής εισερχομένων και εξερχόμενων αλληλογραφίας;

Το υλικολογισμικό των εγγράφων είναι ένα από τα χαρακτηριστικά της σύνταξης αυστηρών εγγράφων αναφοράς ή / και εγγράφων μόνιμης διάρκειας ζωής. Τα αρχεία καταγραφής εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας δεν λαμβάνονται υπόψη αυστηρά και η διάρκεια ζωής τους είναι 5 έτη. Επιπλέον, το ημερολόγιο μπορεί να διατηρηθεί σε ηλεκτρονική μορφή. Επομένως, δεν απαιτείται να αναβοσβήνει αυτό το είδος αρχείων καταγραφής.

Χρειάζεται να εγγραφώ επιστολές που αποστέλλονται με φαξ; Τα μηνύματα που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταχωρούνται;

Είναι απαραίτητο να γίνει διάκριση μεταξύ των τύπων των εγγράφων από τους τρόπους μετάδοσής τους: κανόνες εγγραφής ισχύουν εξίσου για επιστολές που έλαβε με φαξ, e-mail, παραδίδεται με courier ή λαμβάνονται στο «σχόλια» από την επίσημη ιστοσελίδα του οργανισμού.

Δεν είναι πάντα σκόπιμο να δημιουργηθούν ξεχωριστά έντυπα εγγραφής για την εγγραφή εγγράφων που έφτασαν στο γραφείο με μη συμβατικό τρόπο. Αν είναι απαραίτητο να καθοριστεί η μέθοδος παραλαβής του εγγράφου στο γραφείο, ή πιο βολικό να εισέλθουν στην καταχώριση «εισερχόμενο» αναγνωριστικό κωδικό αριθμό (F - φαξ, FL - e-mail), ή να προσθέσετε αρχείο (βάση) του αντίστοιχου γραφήματος, το οποίο δείχνει τη μέθοδο παράδοσης.

Ένα άλλο ερώτημα είναι αν ο οργανισμός πρέπει να ανταποκριθεί σε μια τηλεομοιοτυπία ή ηλεκτρονικό έγγραφοΛαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι στη χώρα μας η σημασία που παραδοσιακά συνημμένο έγγραφο «ζωντανή» την υπογραφή του συγγραφέα, και ο αριθμός των ερευνών (για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για την ελεύθερη κυκλοφορία των κεφαλαίων στο λογαριασμό του φορολογούμενου) και δεν ισχύει χωρίς την «ζωντανή» εκτύπωση. Αλλά αυτό το ζήτημα είναι πέρα ​​από το πεδίο των αρμοδιοτήτων του γραμματέα.

1. Επιτρέπεται η εγγραφή παραγγελιών μετά από ένα γεγονός που έχει ήδη συμβεί, για παράδειγμα, η εντολή να διοριστεί ο υπεύθυνος από 01.06.2012 για να εγγραφεί στις 10.06.2012;

2. Στο ίδρυμα, οι παραγγελίες και οι παραγγελίες καταχωρούνται κατά την τελευταία ημερομηνία και τον αριθμό μέσω ενός κλάσματος (για παράδειγμα 15/1, 15/2). Πώς μπορεί κανείς να εξηγήσει ότι αυτό είναι απαράδεκτο;

Στην Art. 4 του Αστικού Κώδικα ορίζει σαφώς ότι οι πράξεις της πολιτικής νομοθεσία δεν έχει αναδρομική ισχύ, όλες οι διοικητικές πράξεις που ισχύουν για τις σχέσεις που προκύπτουν μετά την έναρξη της ισχύος τους.

Σύμφωνα με την παράγραφο 3.11 του GOST 6.30-2003, η ημερομηνία του εγγράφου είναι η ημερομηνία υπογραφής του. Πριν από αυτή την ημερομηνία, το έγγραφο δεν μπορεί να τεθεί σε ισχύ. Φανταστείτε ότι μετά από λίγο θα αποκαλυφθούν σε οποιοδήποτε αρνητικό γεγονός για το χρονικό διάστημα από 1 έως 10 Ιουνίου συνεπάγονται αντίστοιχες συνέπειες (τιμωρία) για το πρόσωπο που είχε τεθεί επικεφαλής. Πώς μπορεί ένας υπάλληλος να αποδείξει την αθωότητά του; Επιπλέον, πώς θα μπορούσε να αποτρέψει την έναρξη αυτού του γεγονότος ή να εκπληρώσει εγκαίρως την εντολή, την οποία εκείνη τη στιγμή κανείς δεν του έδωσε;

Δεν είναι καθόλου δυνατή η ανάθεση οποιασδήποτε ευθύνης στον υπάλληλο ή η ανάθεση της εκτέλεσης του έργου σε εκ των υστέρων.

Ποια κανονιστικά έγγραφα ρυθμίζουν την εγγραφή εσωτερικών εντολών για τον οργανισμό; Μπορεί ο αριθμός παραγγελίας να τοποθετηθεί μέχρι την ημερομηνία, για παράδειγμα αριθ. 30/08;

Σήμερα, ο νομοθέτης δεν έχει θεσπίσει αυστηρούς κανόνες για την ανάθεση αριθμών καταχώρισης στα εσωτερικά έγγραφα. Κάθε εταιρεία έχει το δικαίωμα να αποδεχθεί οποιεσδήποτε μορφές εγγραφής, καθορίζοντάς τις στις δικές της οδηγίες για την τήρηση αρχείων.

Παραδοσιακά, οι εντολές του οργανισμού χωρίζονται σε δύο κύριες ομάδες: την κύρια δραστηριότητα και το προσωπικό. Η καταχώριση των παραγγελιών πραγματοποιείται ξεχωριστά για κάθε ομάδα με ακαθάριστη αρίθμηση εντός ενός ημερολογιακού έτους. Προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση και η κατωτερότητα, ο αριθμός των εντολών του προσωπικού γίνεται αποδεκτός με το γράμμα K (προσωπικό) ή LS (από το προσωπικό).

Πρέπει να σημειωθεί ότι οι κανόνες στον τομέα της διοίκησης γραφείων δεν προέκυψαν ξαφνικά: ο καθένας από αυτούς δοκιμάστηκε για χρόνια από δίκη και λάθος. Σήμερα, η τήρηση απλών κανόνων, είναι εξίσου κατάλληλο τόσο για τις μικρές επιχειρήσεις και μεγάλες εκμεταλλεύσεις, επιτρέποντας τον Γενικό Γραμματέα να μετακινηθούν από οργανισμό σε οργανισμό χωρίς απώλεια του επαγγελματισμού, καθώς και η ίδια η εταιρεία αναπτύχθηκε χωρίς πρόσθετο κόστος για ριζική μορφή τυποποιημένες διαδικασίες ντοκιμαντέρ.

Η προτεινόμενη παραλλαγή της αρίθμησης των παραγγελιών (κατά ημερομηνία) έχει ένα σημαντικό μειονέκτημα - δεν είναι κατάλληλο για μια εταιρεία όπου περισσότερες από μία παραγγελίες μπορούν να εκδοθούν ημερησίως. Πού είναι η εγγύηση ότι μια μικρή πιλοτική επιχείρηση δεν θα μεγαλώσει αύριο σε μεγάλη εκμετάλλευση παραγωγής;

Στην οργάνωσή μας όλα τα γράμματα καταχωρούνται ανεξάρτητα από τους καλλιτέχνες του περιοδικού, δηλ. κάθε εκτελεστής που προετοιμάζει επιστολές μπορεί, ελλείψει γραμματέως, να καταχωρήσει ανεξάρτητα εξερχόμενο έγγραφο. Είναι δυνατή η εγγραφή χωρίς τη γνώση του γραμματέα και οι εργαζόμενοι της εταιρείας έχουν το δικαίωμα ελεύθερης πρόσβασης στα αρχεία καταγραφής; Είναι δυνατόν να μεταφράσετε το αρχείο καταγραφής σε ηλεκτρονική μορφή (για παράδειγμα, σε μορφή Excel) και να μην χρησιμοποιήσετε καθόλου το παραδοσιακό χαρτί;

Η φόρμα εγγραφής (σε σημειωματάριο, Excel ή EDS) και η διαδικασία για την καταχώριση καθορίζεται από τον οργανισμό ανεξάρτητα. Ταυτόχρονα, η απουσία γραμματέα στο χώρο εργασίας δεν πρέπει να σταματήσει ή να εμποδίσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Σήμερα, η αποκεντρωμένη διατήρηση μιας ενιαίας λογιστικής βάσης σε ηλεκτρονική μορφή γίνεται όλο και πιο δημοφιλής. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε ένα κοινό δίκτυο υπολογιστών, το οποίο τοποθετείται μέσα κοινή πρόσβαση  λογιστικό περιοδικό. Για να αποφευχθεί η εκούσια ή ακούσια στρέβλωση έχει συμβάλει με τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχει προστασία των δεδομένων, καθώς και μια διαφοροποιημένη προσέγγιση για την παραχώρηση δικαιωμάτων πρόσβασης στο προσωπικό της βάσης δεδομένων: προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση γραφείου δομική μονάδα δικαιούται να κάνει ένα νέο ρεκόρ, ενώ το υπόλοιπο προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες μόνο για προβολή (αναζήτηση).

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική μορφή των λογιστικών εγγράφων ανοίγει νέες δυνατότητες στον τομέα της διαχείρισης αρχείων, διευκολύνοντας τη διαδικασία εγγραφής, καθώς και μειώνοντας σημαντικά το κόστος της προσωρινής Γραμματέας ψάχνουν για πληροφορίες σχετικά με μια εισερχόμενη (σταλεί) του εγγράφου, κατόπιν αιτήματος των συναδέλφων και των πελατών.

Είναι δυνατόν να διεξάγει ομοιόμορφη αρχεία καταγραφής των εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων της οργάνωσης (από όλες τις επιχειρηματικές μονάδες) ή σε κάθε μονάδα πρέπει να διαθέτει δικό περιοδικά της;

Προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική οργάνωση των μηχανών αναζήτησης είναι σκόπιμο να έχουν μια ομοιόμορφη λογιστικής καταγραφής για τις εισερχόμενες εξωτερικές αλληλογραφία για τα εξερχόμενα έγγραφα, καθώς και για την εσωτερική διοικητικά έγγραφα. Σε αυτά τα περιοδικά καταγράφεται το γεγονός της παραλαβής, αποστολής, δημοσίευσης εγγράφων από τον οργανισμό. Αλλά για να οργανώσει το γραφείο εγγραφής και υπομνήματα πρέπει, δεδομένης της δομής της εταιρείας: σε μεγάλους οργανισμούς δομικές μονάδες μπορεί ανεξάρτητα να κρατήσει ένα ημερολόγιο των εγγράφων σε μικρές επιχειρήσεις η υποχρέωση αυτή μπορεί να ανατεθεί στον Γενικό Γραμματέα.

Αλλά μαζί με την εγγραφή, ο οργανισμός θα πρέπει να καταγράψει το πέρασμα όλων αυτών των εγγράφων μεταξύ των εσωτερικών δομικών μονάδων. Αυτός ο λογαριασμός επιτυγχάνεται με διάφορους τρόπους:

η μεταφορά εγγράφων από τη μονάδα στην υποδιαίρεση μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω της υπηρεσίας τεκμηρίωσης που καταγράφει το επόμενο στάδιο της διάρκειας ζωής του εγγράφου ·

οι διαρθρωτικές διαιρέσεις μπορούν ανεξάρτητα να τηρούν αρχεία των εγγράφων που διέρχονται από αυτά ·

Η λογιστική της κίνησης του εγγράφου εντός της εταιρείας καθορίζεται από το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Είναι απαραίτητο να γίνει διάκριση μεταξύ της εγγραφής ενός εγγράφου και της εγγραφής του. Έτσι, ένα έγγραφο που έχει παραληφθεί από μια τρίτη οργάνωση καταχωρείται με την ανάθεση εισερχόμενου αριθμού  (εξουσιοδοτημένος υπάλληλος). Μετά την παραλαβή του εγγράφου, ο υπεύθυνος για τη διαχείριση των γραφείων των διαρθρωτικών τμήματα της οργάνωσης προσώπου, καθιστά πληροφορίες σχετικά με αυτό το ημερολόγιο σας με τον αριθμό σύμφωνα με την οποία το έγγραφο ήρθε στον οργανισμό.

1. Το τμήμα μας καταγράφει το πέρασμα κάθε εγγράφου που εισέρχεται στο τμήμα, εσωτερική - επίσημη, σημειώσεις έκθεσης. Ο επικεφαλής του τμήματος ανθρωπίνων πόρων πιστεύει ότι έτσι αυξάνουμε την κυκλοφορία εγγράφων, καθώς τα εσωτερικά έγγραφα δεν υπόκεινται σε εγγραφή. Υπάρχει κανονιστική πράξη σύμφωνα με την οποία τα εν λόγω έγγραφα πρέπει να καταχωρούνται;

2. Δεν καταχωρούμε μια μικρή κυκλοφορία εγγράφων και εσωτερικά έγγραφα στον οργανισμό μας. Όλες οι επεξηγηματικές σημειώσεις, οι εκθέσεις και τα σημειώματα φυλάσσονται από τους επικεφαλής των δομικών μονάδων σε φακέλους. Είναι σωστό αυτό; Εάν πρέπει να εγγραφούν, τότε ποιος πρέπει να το κάνει (κάθε τμήμα ή γραμματέας); Τα έγγραφα σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να καταχωρούνται σε ένα περιοδικό ή σε πολλά;

Ο όγκος της κυκλοφορίας εγγράφων είναι ο αριθμός των εγγράφων που διέρχονται από τον οργανισμό ή την υποδιαίρεση του. Διακρίνονται τρία κύρια ρεύματα:

εισερχόμενα - έγγραφα που λαμβάνονται από εξωτερικούς οργανισμούς.

εξερχόμενα - έγγραφα που δημιουργήθηκαν για αποστολή εκτός του οργανισμού.

εσωτερικές - τις ίδιες επίσημες σημειώσεις και σημειώσεις, δηλώσεις υπαλλήλων, καθώς και εντολές, πρωτόκολλα, πράξεις κ.λπ.

Η εγγραφή εγγράφων λαμβάνει υπόψη αυτά τα έγγραφα, αλλά δεν επηρεάζει τον αριθμό τους. Ανεξάρτητα από το αν το σημείωμα θα είναι καταχωρημένο ή όχι, αυξάνει κατά 1 τον αριθμό εσωτερικών εγγράφων που έχουν υποβληθεί (για εκτέλεση). Η παράγραφος 3.4.9 των μεθοδολογικών συστάσεων σχετικά με την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τη διαχείριση των εγγραφών στα ομοσπονδιακά όργανα της εκτελεστικής εξουσίας, η οποία εγκρίθηκε με την απόφαση του αριθμού 23.12.2009 Rosarkhiv 76, ασφαλίζεται με τις οδηγίες για χώρους γραφείων και τη μέθοδο καταγραφής των εσωτερικών πληροφοριών και των εγγράφων αναφοράς (υπομνήματα, σλιπ υπηρεσιών, την πολιτική, πιστοποιητικά κ.λπ.), τη σειρά μεταβίβασης εγγράφων μεταξύ διαρθρωτικών τμημάτων.

Τα σημειώματα και οι εκθέσεις υπηρεσίας μπορούν να καταχωρηθούν στον τόπο δημοσίευσης (στη δομική μονάδα) ή κεντρικά από τον γραμματέα. Η επιλογή της μεθόδου καταχώρισης εξαρτάται από τη δομή του οργανισμού και πρέπει να περιγράφεται στις οδηγίες για την τήρηση αρχείων.

Ένα άλλο ζήτημα είναι ότι η καταγραφή των εσωτερικών εγγράφων μπορεί να επιβραδύνει την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών, την τοποθέτηση επιπλέον βάρος για τους υπαλλήλους του τμήματος, αλλά είναι καλύτερο από την απαίτηση του επικεφαλής του τμήματος προσωπικού «για να θυμόμαστε» πληροφορίες για όλα τα υπομνήματα και τη μοίρα τους.

1. Στους φακέλους ενός φακέλου φθάνουν για ένα μήνα. Πώς να τις καταχωρίσετε: όλοι οι λογαριασμοί με τον ίδιο αριθμό ή τον ίδιο λογαριασμό πρέπει να αντιστοιχίσουν τον αριθμό εγγραφής τους;

   2. Ποια έγγραφα καταχωρούνται στην υπηρεσία Dow; Πρέπει να καταχωρήσω τα λογιστικά έγγραφα;

Στη διαδικασία διακρίνονται τρεις αυτόνομες ροές εγγράφων: γενικά έγγραφα, προσωπικό και λογιστική. Ο τομέας ευθύνης του γραμματέα περιλαμβάνει γενικά έγγραφα, η διαδικασία για την οποία καθορίζονται οι οδηγίες για την τήρηση αρχείων.

3.4.2. Υποδοχή και αρχική επεξεργασία εισερχόμενων εγγράφων

<*> Τα έγγραφα δεν υπόκεινται σε καταχώριση, περιλαμβάνει τα έγγραφα που δεν απαιτούν την εκτέλεση και δεν περιέχει πληροφορίες που χρησιμοποιούνται για σκοπούς αναφοράς, όπως προσκλήσεις, ευχετήριες επιστολές, τηλεγραφήματα, κάρτες, σχέδια, το πρόγραμμα των σεμιναρίων, συνεδρίων, συμποσίων και άλλες παρόμοιες εκδηλώσεις, έγγραφα σχετικά με τη λογιστική λογιστική, υλική και τεχνική υποστήριξη, προγραμματισμένα, οικονομικά έγγραφα που δεν συνοδεύουν επιστολή, διαφημιστικά έγγραφα, εμπορικές προσφορές, έντυπες δημοσιεύσεις, τυποποιημένα έντυπα και Λάνκα έγγραφα και άλλα.

Πέρασμα (συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών) τα λογιστικά έγγραφα (τιμολόγια, δηλώσεις, εντολές πληρωμής, κλπ) ρυθμίζεται από την λογιστική πολιτική, που αναπτύχθηκε από την Προϊσταμένη Λογιστηρίου, και είναι ευθύνη του λογιστικού προσωπικού.

Ωστόσο, στην πράξη, υπάρχουν περιπτώσεις όταν ο υπουργός κατηγορείται για την απώλεια των λογαριασμών, πιστοποιητικά κλπ. Για να αποφεύγονται οι συγκρούσεις, οι γραμματείς πρέπει να τηρούν αρχεία της εισερχόμενης αλληλογραφίας των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Ταυτόχρονα, για να ληφθεί υπόψη ξεχωριστά από κάθε πράξη και έλαβε από τον ίδιο οργανισμό στον ίδιο φάκελο, πάρα πολύ - απλά να καθορίσετε το όνομα της οργάνωσης και γενικές πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο του φακέλου.