Πώς να εργαστείτε στη Microsoft Access. Σύντομες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα Πρόσβαση. Χρώματα εισαγωγής και σύνδεσης δεδομένων από άλλες πηγές.

Microsoft Access   - είναι λειτουργικά ολοκληρωμένο σχεσιακό. DBMS. Παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τον προσδιορισμό και την επεξεργασία των δεδομένων, καθώς και για τη διαχείριση τους όταν εργάζονται με μεγάλα ποσά πληροφοριών.

DBMS   Microsoft Access   παρέχει τη δυνατότητα να ελέγχουν το έργο της δομής και της περιγραφής των δεδομένων τους, να συνεργάζονται μαζί τους και να οργανώνουν τη συλλογική χρήση αυτών των πληροφοριών DBMS Microsoft Access   αυξάνει επίσης σημαντικά τις δυνατότητες και διευκολύνει την καταλογογράφηση και τη συντήρηση μεγάλων όγκων πληροφοριών αποθηκευμένων σε πολλούς πίνακες. DBMS   Microsoft Access   Περιλαμβάνει τρεις κύριους τύπους λειτουργιών: ορισμό (ορισμός και περιγραφή δομής) δεδομένων, επεξεργασία δεδομένων και διαχείριση δεδομένων. Το MS Access είναι σουίτα εργαλείομέσα για τη δημιουργία και τη λειτουργία των συστημάτων πληροφοριών.

Μέσα πρόσβασης μπορεί να πραγματοποιήσει τις ακόλουθες λειτουργίες.

1. Σχεδιασμός βασικόΑντικείμενα IP - πίνακες δύο διαστάσεων με διαφορετικούς τύπους δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των πεδίων αντικειμένων OLE. Πριν συμπληρώσετε το τραπέζι με δεδομένα, είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε τη διάταξη του.

2. Εγκατάσταση συνδέσειςμεταξύ των πινάκων, με υποστήριξη για την ακεραιότητα των δεδομένων, πεδία επικαιροποίησης επικαιροποίησης και καταργήστε εγγραφές με διαδοχικά αποτελέσματα.

3. Εισαγωγή, αποθήκευση, προβολή, διαλογή, τροποποίηση και επιλογή δεδομένων από πίνακες με τη χρήση διαφόρων μέσων ελέγχου πληροφοριών, πίνακες ευρετηρίου και της συσκευής άλγεβρας λογικής (για δεδομένα φίλτρου).

4. Δημιουργία, τροποποίηση και χρήση παράγωγαΑντικείμενα IP (φόρμες, ερωτήματα και αναφορές).

Το αντικείμενο επεξεργασίας MS Access είναι αρχείο βάσης δεδομένωνέχοντας ένα αυθαίρετο όνομα και επέκταση .MDB. Αυτό το αρχείο περιλαμβάνει το κύριο αντικείμεναMS Access: πίνακες, φόρμες, ερωτήματα, αναφορές, μακροεντολές και ενότητες. Έτσι, το σύστημα πληροφοριών που δημιουργήθηκε στην Access είναι το αρχείο βάσης δεδομένων .MDB καθώς και το σύνολο εργαλείων της ίδιας της Access. Η λειτουργία ενός τέτοιου IC είναι η επεξεργασία ενός εγγράφου .MDB από μια εφαρμογή Access.

Οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων της Access παρουσιάζονται ως χωριστοί πίνακες. Επιπλέον, κάθε στήλη του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα πεδίο δεδομένων και σε κάθε σειρά - δεδομένα.

Ένα αρχείο δεδομένων αποτελείται από πολλά πεδία. Ισχύει ο ακόλουθος κανόνας: ένα αρχείο δεδομένων είναι μια ομάδα αλληλένδετων πεδίων που θεωρούνται συνολικά. Για παράδειγμα, ένα αρχείο δεδομένων μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένο πελάτη ή προϊόν. Κάθε εγγραφή δεδομένων στον πίνακα περιέχει τον ίδιο αριθμό πεδίων. Κάθε πεδίο περιέχει τον ίδιο τύπο πληροφοριών. Για παράδειγμα, σε κάθε αρχείο δεδομένων ενός συγκεκριμένου πίνακα, το πεδίο CUSTOMER NAME θα εκχωρηθεί στο όνομα του πελάτη, δηλ. θα περιέχει τον ίδιο τύπο πληροφοριών.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι δεδομένων. Ο τύπος δεδομένων για ένα συγκεκριμένο πεδίο δεδομένων επιλέγεται ανάλογα με τις πληροφορίες που θα βρίσκονται σε αυτό το πεδίο. Το μέγεθος του πεδίου δεδομένων καθορίζεται ανάλογα με τον τύπο που έχει επιλεγεί γι 'αυτό. Περιγραφή των τύπων δεδομένων και των χαρακτηριστικών τους παρέχονται στον πίνακα 2.

Πίνακας 2 - Τύποι δεδομένων

Τύπος δεδομένων	Εφαρμογή	Μέγεθος
Κείμενο (κείμενο)	Κείμενο ή συνδυασμός κειμένου και αριθμών, για παράδειγμα, μιας διεύθυνσης, καθώς και αριθμοί που δεν απαιτούν υπολογισμούς, για παράδειγμα, αριθμούς τηλεφώνου. αριθμούς στοιχείων ή ταχυδρομικό κώδικα.	Έως 255 χαρακτήρες. Μόνο οι χαρακτήρες που έχουν εισαχθεί στο πεδίο αποθηκεύονται, οι θέσεις που δεν χρησιμοποιούνται στο πεδίο κειμένου δεν αποθηκεύονται. Για να ελέγξετε τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που έχουν εισαχθεί, ορίστε την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου (FieldSize).
Πεδίο MEMO	Μεγάλο κείμενο ή αριθμοί, όπως σχόλια ή περιγραφή. Τα πεδία MEMO δεν μπορούν να ταξινομηθούν ή να ταξινομηθούν. Για την αποθήκευση μορφοποιημένου κειμένου ή μεγάλων εγγράφων αντί του πεδίου MEMO. δημιουργήστε ένα πεδίο αντικειμένου OLE.	Έως 65535 χαρακτήρες.
Αριθμός (Αριθμός)	Αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για μαθηματικούς υπολογισμούς, με εξαίρεση τους υπολογισμούς που αφορούν νομισματικές συναλλαγές (για τις οποίες χρησιμοποιείται ο νομισματικός τύπος). Ο τύπος και το μέγεθος των τιμών που μπορεί να υπάρχουν σε ένα αριθμητικό πεδίο. Μπορεί να αλλάξει στην ιδιότητα Μέγεθος πεδίου (FieldSize). Για παράδειγμα, στο πεδίο. καταλαμβάνουν 1 byte σε δίσκο, επιτρέπονται μόνο ακέραιοι αριθμοί (χωρίς δεκαδικά ψηφία) από 0 έως 255.	1, 2, 4 ή 8 byte. 16 byte μόνο για κωδικούς αναπαραγωγής.
Ημερομηνία / Ώρα (Ημερομηνία / Ώρα)	Ημερομηνίες και ώρες. Η αποθήκευση τιμών ημερομηνίας και ώρας σε ένα πεδίο τύπου "Ημερομηνία / Ώρα" εξασφαλίζει την κατάλληλη διαλογή. Όλες οι αλλαγές στις μορφές ημερομηνίας και ώρας στο παράθυρο Γλώσσα και Πρότυπα του Πίνακα Ελέγχου των Windows θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στα πεδία "Ημερομηνία / Ώρα".	8 byte.
Νομισματική (Νόμισμα)	Τιμές συναλλάγματος. Ο τύπος χρήματος χρησιμοποιείται για να αποφευχθεί η στρογγυλοποίηση κατά τη διάρκεια των υπολογισμών. Υποθέτει μέχρι 15 χαρακτήρες στο ακέραιο μέρος ενός αριθμού και 4 σε κλασματικό.	8 byte.
Μετρητής (AutoNumber)	Αυτόματη εισαγωγή διαδοχικών (διαφορετικών κατά 1) ή τυχαίων αριθμών κατά την προσθήκη μιας εγγραφής. Για να δημιουργήσετε έναν αυξητικό μετρητή, πρέπει να αφήσετε όλες τις ρυθμίσεις ιδιοτήτων στο κάτω μέρος του παραθύρου όπως προηγουμένως, το μέγεθος πεδίου ιδιότητας (FieldSize) έχει οριστεί σε Long Integer και η ιδιότητα New Values ​​(Νέες τιμές) - Sequential (Increment). Για να δημιουργήσετε έναν μετρητή τυχαίων αριθμών, η ιδιότητα Νέες τιμές πρέπει να ρυθμιστεί σε Τυχαία.	4 byte. Για κωδικούς αναπαραγωγής - 16 byte.
Boolean (Ναι / Όχι)	Πεδία που περιέχει μόνο μία ή δύο τιμές, όπως Ναι / Όχι, Αληθές / λανθασμένο. Ενεργοποίηση / Απενεργοποίηση	1 bit
Αντικείμενα OLE (αντικείμενο OLE)	Αντικείμενα (για παράδειγμα, έγγραφα του Microsoft Word, υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel, εικόνες, ήχοι και άλλα δεδομένα) που δημιουργήθηκαν σε άλλα προγράμματα χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο OLE. Τα αντικείμενα μπορούν να συνδεθούν ή να ενσωματωθούν σε έναν πίνακα Microsoft Access. Για να εμφανίσετε ένα αντικείμενο OLE σε μια φόρμα ή μια αναφορά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο "Attached Frame" για το αντικείμενο.	Μέχρι 1 gigabyte
Οδηγός αναζήτησης	Δημιουργεί ένα πεδίο. σας επιτρέπει να επιλέξετε μια τιμή από έναν άλλο πίνακα ή από μια λίστα τιμών χρησιμοποιώντας ένα σύνθετο πλαίσιο. Όταν αυτή η επιλογή είναι επιλεγμένη στη λίστα των τύπων δεδομένων, ο Οδηγός φορτώνεται για τον προσδιορισμό τους.	Το μέγεθος είναι ίδιο με το μέγεθος του πεδίου κλειδιού, το οποίο είναι επίσης ο Οδηγός αντικατάστασης, συνήθως 4 byte.
Υπερσύνδεσμος	Το πεδίο στο οποίο αποθηκεύονται οι υπερσυνδέσεις. Ο υπερσύνδεσμος μπορεί να είναι τύπου UNC (Universal Naming Convention - τυπική μορφή αρχείου με τη συμπερίληψη ενός διακομιστή δικτύου) ή μια διεύθυνση URL (Uniform Resource Locator - διεύθυνση ενός αντικειμένου στο Internet ή σε ένα εσωτερικό δίκτυο με τη συμπερίληψη ενός τύπου πρωτοκόλλου πρόσβασης). Μια υπερσύνδεση μπορεί να αποτελείται από τέσσερα μέρη: • κείμενο που εμφανίζεται σε ένα πεδίο ή σε ένα στοιχείο ελέγχου. • Διαδρομή αρχείου (σε μορφή διαδρομής UNC) ή σελίδα (URL). • υποδιεύθυνση - θέση μέσα σε ένα αρχείο ή σελίδα. • επεξήγηση εργαλείου - το κείμενο εμφανίζεται ως επεξήγηση εργαλείου.	Το μήκος κάθε τμήματος της υπερ-σύνδεσης δεν υπερβαίνει τους 2048 χαρακτήρες.
Σημείωση:   Οι αριθμοί, οι νομισματικοί και οι λογικοί τύποι δεδομένων, καθώς και η ημερομηνία / ώρα, παρέχουν τυποποιημένες μορφές απεικόνισης. Για να επιλέξετε μορφές για κάθε τύπο δεδομένων, ορίστε την ιδιότητα Format. Για όλα τα δεδομένα, εκτός από αντικείμενα OLE, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή εμφάνισης. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα που ακολουθεί στην ενότητα Μορφοποίηση ιδιοτήτων πεδίου.

Εκτός από τους πίνακες, οι βάσεις δεδομένων της Access λειτουργούν με τα παρακάτω αντικείμενα:

Μορφές.

Αιτήσεις.

Αναφορές.

Μακροεντολές.

Ενότητες.

Ο πίνακας είναι βασικόΑντικείμενο MS Access. Όλα τα άλλα αντικείμενα είναι παράγωγακαι δημιουργούνται μόνο με βάση πίνακες που είχαν προηγουμένως προετοιμαστεί.

Η φόρμα δεν είναι ένα ανεξάρτητο αντικείμενο Access. Απλώς βοηθά στην εισαγωγή, προβολή και τροποποίηση πληροφοριών σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Τα αιτήματα και οι αναφορές εκτελούν ανεξάρτητες λειτουργίες: επιλογή, ομαδοποίηση, υποβολή, εκτύπωση πληροφοριών.

Κάθε αντικείμενο MS Access έχει ένα όνομα.Το μήκος του ονόματος οποιουδήποτε αντικειμένου MS Access (πίνακες, φόρμες κ.λπ.) δεν υπερβαίνει τα 64 αυθαίρετηχαρακτήρες (εκτός από μια περίοδο και ορισμένους επίσημους χαρακτήρες). Το όνομα μπορεί να περιλαμβάνει κενά και ρωσικά γράμματα. Κάθε αντικείμενο λειτουργεί σε ξεχωριστό παράθυρο και υπάρχουν δύο τρόποι λειτουργίας:

1) ο σχεδιαστής, -όταν η διάταξη, η δομή του αντικειμένου δημιουργείται ή αλλάζει (για παράδειγμα, η δομή του πίνακα)?

2) λειτουργικό- όταν στο παράθυρο εργασίας εμφανίζεται το IP, αλλάζει, οι πληροφορίες είναι επιλεγμένες.

Επιπλέον, το αρχείο βάσης δεδομένων περιλαμβάνει ένα άλλο έγγραφο με δικό του παράθυρο: Σχέδιο δεδομένωνΣε αυτό το παράθυρο δημιουργούνται, προβάλλονται, τροποποιούνται και σπάνε. συνδέσειςμεταξύ των πινάκων. Οι σύνδεσμοι αυτοί βοηθούν στον έλεγχο των δεδομένων, τη δημιουργία ερωτημάτων και αναφορών.

Μορφήαυστηρά μιλώντας, είναι ένα προαιρετικό στοιχείο του IC (κατ 'αρχήν, μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό), αλλά σας επιτρέπει να απλοποιήσετε τις διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων και προβολής.

Αίτηση- Αυτός είναι ένας παράγωγος πίνακας που περιλαμβάνει δεδομένα από άλλους πίνακες και εκτελούνται διάφορες λειτουργίες. Ειδικότερα, ενδέχεται να εμφανιστεί το αίτημα υπολογίζεταιπεδία, δηλαδή πεδία των οποίων οι τιμές είναι λειτουργίεςτιμές άλλων πεδίων (ενδεχομένως από διαφορετικούς πίνακες). Επιπλέον, τα ερωτήματα επιτρέπουν ομάδαλειτουργίες, δηλ. λειτουργίες σε μια ομάδα αρχείων που συνδέονται με κάποιο κοινό χαρακτηριστικό (για παράδειγμα, μπορείτε να συνοψίσετε τον αριθμό για εγγραφές με τον ίδιο κωδικό). Τέλος, τα ερωτήματα σας επιτρέπουν να κάνετε δείγματα από πίνακες με κάποια προϋπόθεση. Σε τέτοιες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται η άλγεβρα της λογικής.

Έκθεση -αυτό είναι στην πραγματικότητα το ίδιο αίτημα, αλλά έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να εκτυπωθεί σε χαρτί και να παρουσιαστεί στις αρχές (με όμορφες επικεφαλίδες, ενδιάμεσα αποτελέσματα κ.λπ.).

Στην πραγματικότητα, πίνακες και φόρμες χρησιμοποιούνται για τη διατήρηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ενώ τα ερωτήματα και οι αναφορές εκτελούν την κύρια λειτουργία της ΙΡ, την εξαγωγή, τη μετατροπή και την παρουσίαση πληροφοριών.

Δημιουργία παράγωγαΤα αντικείμενα - τα αιτήματα, τα έντυπα και οι εκθέσεις - διεξάγονται κατά προσέγγιση σύμφωνα με το ίδιο σύστημα. Ακολουθούν ορισμένα χαρακτηριστικά:

Για τα παράγωγα αντικείμενα, πρέπει να καθορίσετε τα ονόματα του πίνακα (ερώτημα) βάσει του οποίου δημιουργείται αυτό το αντικείμενο.

Όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Toolbox στη γραμμή εργαλείων και στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα σύνολο εικονιδίων (Εικ. 14.5), με το οποίο σχεδιάζετε μια φόρμα (αναφορά, ερώτημα).

Η δημιουργία οποιωνδήποτε αντικειμένων είναι δυνατή με δύο τρόπους: χρησιμοποιώντας τον οδηγό και σε κατάσταση σχεδίασης.

Το MS Access διαθέτει ισχυρά, βολικά και ευέλικτα εργαλεία. οπτικήσχεδιάζοντας αντικείμενα με τη βοήθεια των Wizards και αυτό επιτρέπει στον χρήστη να δημιουργήσει γρήγορα μια ολοκληρωμένη IP στο ελάχιστο της προετοιμασίας - στο επίπεδο των πινάκων, των φορμών, των δειγμάτων ερωτήσεων και των αναφορών.

Οι ίδιοι οι πλοίαρχοι εκτελούν τις απαραίτητες ενέργειες. Όταν καλείτε τον οδηγό, ανοίγει η αντίστοιχη ακολουθία των πλαισίων διαλόγου. Αφού έλαβε απαντήσεις στις ερωτήσεις που τέθηκαν, ο οδηγός εκτελεί όλες τις απαραίτητες ενέργειες. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά. Ο οδηγός αναφοράς θα σας ρωτήσει πώς θα πρέπει να φαίνεται η αναφορά και ποια δεδομένα θα πρέπει να περιέχει. Αφού λάβετε τις απαντήσεις, η έκθεση θα είναι πλήρως προετοιμασμένη. Με τη βοήθεια άλλων οδηγών, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες βάσεων δεδομένων, ερωτήματα και φόρμες.

Η συνεργασία με τους Wizards είναι απλή, αξιόπιστη και αποδοτική και σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τον πλήρη πλούτο των δυνατοτήτων της Microsoft Access.

Ένας κατασκευαστής (Builder) είναι ένα εργαλείο πρόσβασης που διευκολύνει την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Ο κατασκευαστής έκφρασης είναι εξαιρετικά χρήσιμος - σας επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια περίπλοκη έκφραση. Χρησιμοποιώντας το Εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση δειγμάτων δεδομένων για μια φόρμα ή μια αναφορά. Εκτός από αυτά, στην Access υπάρχουν και άλλοι σχεδιαστές. Αυτός είναι ένας κατασκευαστής μακροεντολών, με τον οποίο διαμορφώνονται διάφορες μακροεντολές, καθώς και κατασκευαστές μενού, πεδία, χρώματα, κωδικοί και άλλοι.

1 Εκτελέστε τη Microsoft Access:

Όταν ξεκινά η πρόσβαση, εμφανίζεται ένα παράθυρο στην οθόνη (Εικόνα 1.1), στο οποίο μπορείτε:

Or να δημιουργήσετεΜια νέα βάση δεδομένων, δηλ. Ένα αρχείο με την επέκταση .MDB.

Or να ανοίξειυπάρχουσα βάση δεδομένων, δηλ. ένα αρχείο με την επέκταση .MDB.

Δημιουργία βάσης δεδομένων.Μετά την επιλογή της εντολής [File-New ...], στην οθόνη εμφανίζεται το πρότυπο αρχείο (Εικόνα 1.2), στο οποίο πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τη διεύθυνση δημιουργείταιαρχείο βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, για ένα σύστημα πληροφοριών που ονομάζεται Phone Directory.MDB.

Αφού δημιουργήσετε το αρχείο, η Access ανοίγει κενό παράθυρο βάσης δεδομένωνκαι σε αυτό το παράθυρο γίνονται όλες οι λειτουργίες - η δημιουργία και ο χειρισμός αντικειμένων βάσης δεδομένων. Αυτό το παράθυρο περιέχει 7 αντικείμενα (πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, αναφορά, σελίδες, μακροεντολές, ενότητες) και ομάδες.

DB άνοιγμα. Αφού επιλέξετε την εντολή [Αρχείο-Άνοιγμα ...], στην οθόνη εμφανίζεται το πρότυπο αρχείο, στο οποίο πρέπει να καθορίσετε το όνομα και τη διεύθυνση υπάρχουσεςαρχείο βάσης δεδομένων. Στη συνέχεια αποκαλύπτεται το παράθυρο της εφαρμογής dB παράθυροπαρέχοντας πρόσβαση σε ήδη δημιουργημένα αντικείμενα βάσης δεδομένων και τη δυνατότητα δημιουργίας νέων αντικειμένων.

  MS Access - πολυ-παράθυροΩστόσο, μόνο μία βάση δεδομένων μπορεί να είναι ανοιχτή ανά πάσα στιγμή. Το παράθυρό του είναι το κύριοΗ πρόσβαση στο παράθυρο εγγράφου (Εικόνα 1.3) και το κλείσιμο σημαίνει ότι κλείνει το αντίστοιχο αρχείο .MDB. Ωστόσο, αυτό το παράθυρο δημιουργεί πολλά θυγατρικές εταιρείεςπαράθυρα (πίνακες, ερωτήσεις, φόρμες κ.λπ.). Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντικείμενο (για παράδειγμα, μια διάταξη πίνακα), το παράθυρο του οποίου βρίσκεται στην οθόνη, και μπορείτε να ορίσετε ένα όνομα σε αυτό με τον ίδιο τρόπο που κάνετε με τα αρχεία: χρησιμοποιώντας την εντολή [File-Save] ή [File-Save As ...].

Εργασία με τραπέζια

Έτσι, στο παράθυρο βάσης δεδομένων υπάρχει μια λίστα με υπάρχοντα αντικειμένωνDB - πίνακες, ερωτήματα, κλπ. Με το παράθυρο οποιουδήποτε αντικειμένου (παράθυρο θυγατρικών) μπορείτε να εργαστείτε είτε μέσα λειτουργικό(για παράδειγμα, εισάγετε ή προβάλετε δεδομένα σε έναν πίνακα) ή στο κατασκευαστή(για παράδειγμα, αλλάξτε τη διάταξη του πίνακα).

Πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε αντικείμενο (για παράδειγμα, για να συμπληρώσετε έναν πίνακα με δεδομένα), πρέπει να το κάνετε να δημιουργήσετεαυτό το αντικείμενο (για παράδειγμα, δημιουργήστε μια διάταξη πίνακα).

Εάν επιλεγεί η καρτέλα Πίνακας, εμφανίζεται μια λίστα σε αυτό το παράθυρο καρτέλας. υπάρχουσεςπίνακες αυτής της βάσης δεδομένων.

Για να ανοίξετε έναν υπάρχοντα πίνακα, πρέπει να το κάνετε επισημάνετετο όνομά της βρίσκεται σε αυτήν τη λίστα και πατήστε το κουμπί "Άνοιγμα".

Το σχήμα 1.3 δείχνει το παράθυρο της εφαρμογής MS Access μαζί με το παράθυρο βάσης δεδομένων "Intercity". Δεν υπάρχουν ακόμη αντικείμενα σε αυτό το αρχείο.

Για να συμπεριληφθεί στη βάση δεδομένων νέαπίνακα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".

Για να διορθώσω διάταξηπρέπει να επιλέξετε το όνομά του από τη λίστα και να κάνετε κλικ στο "Designer".

Οι ίδιες λειτουργίες εκτελούνται με όλα τα άλλα αντικείμενα MS Access.

Οποιοδήποτε αντικείμενο (πίνακας, ερώτημα, φόρμα, αναφορά) μπορεί να δημιουργηθεί είτε με μη αυτόματο τρόπο (τρόπος κατασκευής) είτε με τη χρήση του Οδηγού.

Ένας κατασκευαστής (Builder) είναι ένα εργαλείο πρόσβασης που διευκολύνει την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Ο κατασκευαστής έκφρασης είναι εξαιρετικά χρήσιμος - σας επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια περίπλοκη έκφραση. Χρησιμοποιώντας το Εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση δειγμάτων δεδομένων για μια φόρμα ή μια αναφορά.

Όταν καλείτε τον οδηγό, ανοίγει η αντίστοιχη ακολουθία των πλαισίων διαλόγου. Αφού έλαβε απαντήσεις στις ερωτήσεις που τέθηκαν, ο οδηγός εκτελεί όλες τις απαραίτητες ενέργειες. Για παράδειγμα, κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς, ο οδηγός αναφοράς θα ρωτήσει τον τρόπο εμφάνισης της αναφοράς και ποια δεδομένα θα πρέπει να περιέχει. Αφού λάβετε τις απαντήσεις, η έκθεση θα είναι πλήρως προετοιμασμένη. Με τη βοήθεια άλλων οδηγών, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες βάσεων δεδομένων, ερωτήματα και φόρμες.

Πίνακες και ερωτήματα δημιουργούν με το χέρι   (σε κατάσταση σχεδίασης) ;

- να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές χρησιμοποιώντας Δάσκαλοι

Εξετάστε την ακολουθία των βημάτων όταν περιλαμβάνονται στη βάση δεδομένων νέαπίνακες. Πρώτα πρέπει να προσδιορίσετε την περιοχή θεμάτων για την οποία θα δημιουργηθεί η βάση δεδομένων. Ως θέμα, ορίζουμε τις υπεραστικές τηλεφωνικές κλήσεις, τον υπολογισμό του ποσού της πληρωμής για τηλεφωνικές κλήσεις μεγάλων αποστάσεων για μεμονωμένους συνδρομητές. Πρώτα απ 'όλα, τα πεδία που θα περιέχονται στον πίνακα " Συνδρομητές "   βάση δεδομένων "Intercity". Τα απαιτούμενα πεδία εμφανίζονται στον Πίνακα 3, με το πεδίο "Αριθμός Συνδρομητή" να είναι επιλεγμένο ως το κλειδί. Το κλειδί είναι ένα πεδίο στον αντίστοιχο πίνακα. Χαρακτηρίζει μοναδικά κάθε αρχείο που περιέχεται σε ένα τραπέζι.

Πίνακας 3 - Πεδία του πίνακα "Συνδρομητής"

Το ιδανικό πρωτεύον κλειδί είναι πληροφορίες όπως ο αριθμός πελάτη, ο αριθμός λογαριασμού κλπ. Με τη βοήθεια ενός τέτοιου κλειδιού είναι εύκολο να προσδιοριστεί η αντίστοιχη καταχώρηση. Για το πρωτεύον κλειδί, τα πεδία που περιέχουν το όνομα του πελάτη δεν είναι κατάλληλα. Είναι πάντα πιθανό ότι μερικοί άνθρωποι έχουν το ίδιο όνομα.

Αφού ορίσετε τα απαιτούμενα πεδία, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία του δικού σας πίνακα στο MS Access.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το παράθυρο σχεδιαστή πίνακα (εικόνα 2.1) επιλέγοντας την καρτέλα Πίνακας και τη σειρά "Δημιουργία πίνακα σε σχεδιαστή" ή κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".

Στο επάνω μέρος του παραθύρου που ανοίγει, δημιουργείται ή τροποποιείται. διάταξηπίνακα, που είναι απλώς μια λίστα πεδίων με το όνομα του πεδίου, τον τύπο δεδομένων και την περιγραφή. Κάθε πεδίο του πίνακα είναι μια γραμμή στην κορυφή αυτού του παραθύρου (Εικόνα 2.1).

  Σε κάθε πεδίο του πίνακα θα πρέπει να δοθεί ένα μοναδικό όνομα, να προσδιοριστεί ο τύπος των δεδομένων που θα εισαχθούν σε αυτόν και να περιγραφούν τα περιεχόμενα του πεδίου, δηλ. εισάγετε σχόλια κειμένου που υποδεικνύουν τον σκοπό αυτού του πεδίου. Το όνομα πεδίου μπορεί να έχει έως και 64 χαρακτήρες. Η περιγραφή είναι μια προαιρετική παράμετρος και χρησιμοποιείται για να εξηγήσει περαιτέρω το χρησιμοποιούμενο πεδίο.

Στο πεδίο Όνομα πεδίου (Σχήμα 2.2) πληκτρολογείται αυθαίρετα. το όνομα. Η επόμενη στήλη πρέπει να υποδεικνύει τύπο δεδομένωνγια αυτό το πεδίο. Ο τύπος δεδομένων μπορεί να επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη (οι τύποι δεδομένων περιγράφονται στον πίνακα 3). Επιπλέον, μόλις εμφανιστεί ο δρομέας στη στήλη Τύπος δεδομένων, εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου δελτίο ιδιοκτησίας(χαρακτηριστικά) αυτού του πεδίου.

  Η μορφή των ιδιοτήτων (το κάτω μέρος του παραθύρου) είναι ένας κατάλογος ιδιοτήτων (στα αριστερά υπάρχει το όνομα του ακινήτου, στα δεξιά - που σημαίνειαπό αυτή την ιδιοκτησία) με παράθυρο συμβουλές για κάθε ιδιοκτησία.

Η λίστα ιδιοτήτων ποικίλλει ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή στη στήλη Τύπος δεδομένων. Κάνοντας κλικ στο πεδίο τιμέςστο φύλλο ιδιοτήτων, μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την τιμή (εντός των ορίων του έγκυρου τύπου δεδομένων). Οι ιδιότητες πεδίου αναφέρονται στον πίνακα 4.

Πίνακας 4 - Ιδιότητες πεδίου που εμφανίζονται με τη μορφή ιδιοτήτων σχεδιαστή πίνακα

Ακίνητα	Σκοπός
Μέγεθος πεδίου	Καθορίζει το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που εισάγονται σε αυτό το πεδίο.
Νέες αξίες	Καθορίζει τον τρόπο αλλαγής των τιμών μετρητών όταν προστίθενται νέες εγγραφές.
Μορφή πεδίου	Ορίζει τη μορφή εξόδου αυτού του πεδίου.
Δεκαδικό αριθμό	Καθορίζει τον αριθμό των δεκαδικών θέσεων που θα χρησιμοποιηθούν κατά την εμφάνιση αριθμών.
Μάσκα εισόδου	Ορίζει μια μάσκα εισόδου για να διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων στο πεδίο.
Υπογραφή	Καθορίζει το κείμενο που εμφανίζεται ως ετικέτα πεδίου.
Προεπιλεγμένη τιμή	Σας επιτρέπει να ορίσετε την τιμή που εισάγεται αυτόματα στο πεδίο κατά τη δημιουργία μιας νέας εγγραφής
Συνθήκη σχετικά με την αξία	Καθορίζει τις απαιτήσεις δεδομένων που έχουν εισαχθεί στο πεδίο.
Μήνυμα σφάλματος	Σας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε το κείμενο του μηνύματος που εμφανίζεται στην οθόνη, αν τα καταχωρημένα δεδομένα παραβιάζουν την κατάσταση που ορίζεται στην ιδιότητα
Απαιτούμενο πεδίο	Υποδεικνύει εάν το πεδίο απαιτεί μια υποχρεωτική τιμή εισαγωγής
Κενές γραμμές	Προσδιορίζει αν επιτρέπονται κενές γραμμές σε αυτό το πεδίο.
Πεδίο με ευρετήριο	Καθορίζει το ευρετήριο που δημιουργείται από ένα πεδίο.
Συμπίεση Unicode	Ορίζει τη συμπίεση πεδίων για την αποθήκευση δεδομένων που χρησιμοποιούν κωδικοποίηση Unicode (πεδία MEMO, υπερσυνδέσμους και πεδία κειμένου)

Οι περισσότερες τιμές είναι αποδεκτές από το σύστημα από προεπιλογή, μερικές τιμές μπορούν να επιλεγούν από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Για κείμενο και αριθμητικό πεδίο, πρέπει να καθορίσετε μέγεθος(για παράδειγμα, 20 ή 40 χαρακτήρες) και για τον αριθμό - τη μορφή παρουσίασης στο μηχάνημα (byte, integer - δύο byte, μακρύ ακέραιο, κλπ.). Το μέγιστο μήκος πεδίου κειμένου είναι 255 χαρακτήρες. Εάν πρέπει να εισαγάγετε κείμενο που υπερβαίνει αυτή την τιμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων Σημείωση.

Για το πεδίο Ημερομηνία / Ώρα, πρέπει να καθορίσετε τη μορφή έτσι ώστε το σύστημα να γνωρίζει πώς να επεξεργάζεται τα δεδομένα εισόδου. Για παράδειγμα, αν επιλέξετε "Σύντομη μορφή ημερομηνίας", το σύστημα αναμένεται να εισέλθετε ημερομηνίες(στη ρωσική έκδοση - DD.MM.YYYY) και εάν επιλέξετε "Σύντομη μορφή", στο πεδίο αυτό θα πρέπει να πληκτρολογήσετε HH: MM (ώρες και λεπτά).

Στη γραμμή ιδιοτήτων της μάσκας εισόδου, είναι δυνατό να δημιουργηθεί μια μάσκα σύμφωνα με την οποία θα εισαχθούν τα δεδομένα. Για παράδειγμα, για το πεδίο αριθμό τηλεφώνου   μπορείτε να ορίσετε τη μάσκα 00-00-00 , σύμφωνα με την οποία θα εισαχθούν οι αριθμοί τηλεφώνου.

Ως τιμή της ιδιότητας "Condition on value" μπορείτε να καθορίσετε κανόνα επαλήθευσηςδηλαδή, μια λογική έκφραση που πρέπει να είναι TRUE ("True") κατά την εισαγωγή δεδομένων σε αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, αν για το πεδίο καταγράφεται η ημερομηνία της συνομιλίας:

το σύστημα αναγνωρίζει ότι είναι λάθος να εισάγετε στο πεδίο αυτό οποιαδήποτε τιμή ίση ή μεγαλύτερη από την τρέχουσα ημερομηνία.

Στην ακόλουθη ιδιότητα, μπορείτε να γράψετε ένα αυθαίρετο μήνυμα σφάλματος που θα εκδοθεί από το σύστημα, για παράδειγμα: "Αυτή είναι μια τιμή ημερομηνίας δεν είναι έγκυρη" ή "η ημερομηνία είναι εσφαλμένη". Στο μέλλον, εάν η ημερομηνία εισαχθεί εσφαλμένα, αυτό το μήνυμα θα εμφανιστεί στην οθόνη.

Στην ιδιότητα "Απαιτούμενο πεδίο", μπορείτε να ορίσετε "Ναι" (δεν επιτρέπονται κενές τιμές) ή "Όχι" (επιτρέπονται κενές τιμές).

Γιατί πρωτεύουσαΠρέπει να επιλεγεί το κλειδί πίνακα (το πεδίο "Αριθμός συνδρομητή") στην ιδιότητα "Πεδίο ευρετηρίου": "Ναι, δεν επιτρέπονται οι αντιστοιχίσεις" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Ορισμός κλειδιού" (με εικόνα πλήκτρου) στη γραμμή εργαλείων. Αυτό ορίζει ένα πεδίο κλειδιού ή ένα απλό ευρετήριο.

Αφού ολοκληρώσετε τη δημιουργία της διάταξης του πίνακα, πρέπει να αποθηκεύσετε τον δημιουργημένο πίνακα και να βγείτε από το παράθυρο του σχεδιαστή του πίνακα.Αν κλείσετε το παράθυρο του σχεδιαστή χωρίς να αποθηκεύσετε το πρότυπο, το σύστημα θα σας υπενθυμίσει είτε να δώσετε στον πίνακα ένα όνομα ή να ακυρώσετε το έργο του. Ορίστε το όνομα "Συνδρομητής" στον δημιουργημένο πίνακα.

Εάν είναι απαραίτητο να αλλάξει(τροποποίηση) διάταξης υπάρχουσεςαντικείμενο, πρέπει να επιλέξετε αυτό το αντικείμενο στη λίστα της αντίστοιχης καρτέλας του παραθύρου της βάσης δεδομένων και να κάνετε κλικ Κατασκευαστής.   Ένα παράθυρο με τη διάταξη του αντικειμένου θα εμφανιστεί στην οθόνη (το ίδιο όπως κατά τη διάρκεια της δημιουργίας). Μπορείτε να διορθώσετε τη διάταξη και να την αποθηκεύσετε κάτω από το ίδιο ή με διαφορετικό όνομα.

  Μετά τη δημιουργία της διάταξης, τα δεδομένα εισάγονται στον πίνακα. Κάνοντας δύο φορές κλικ στο όνομα του πίνακα, ανοίγει στη λειτουργία πίνακα και μπορείτε να αρχίσετε να εισάγετε δεδομένα (Εικόνα 2.3). Εάν το πρώτο πεδίο στον πίνακα είναι ένα πεδίο κλειδιού του τύπου Counter, τότε τα περιεχόμενα αυτής της στήλης αυξάνονται αυτόματα κατά 1 όταν μεταβείτε στην είσοδο μιας νέας γραμμής. Αυτό εξασφαλίζει τη μοναδικότητα των τιμών της στήλης.

Περιγραφή προγράμματος

Υπάρχουν διάφοροι τύποι συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS), μερικοί επικεντρώνονται σε προγραμματιστές, άλλοι σε απλούς χρήστες.

Τα πακέτα του πρώτου τύπου είναι πραγματικά συστήματα προγραμματισμού που έχουν τη δική τους τυπική γλώσσα στην οποία οι προγραμματιστές δημιουργούν βοηθητικά προγράμματα επεξεργασίας βάσεων δεδομένων. Μετά, αυτά τα προγράμματα χρησιμοποιούνται από τους τελικούς χρήστες.

Microsoft Access αναφέρεται στο ΣΔΒΔ, επικεντρωμένο στους συνηθισμένους καταναλωτές. Επιτρέπει, χωρίς να καταφεύγει στον προγραμματισμό, να εκτελεί εύκολα βασικές λειτουργίες με τη βάση δεδομένων: δημιουργία, επεξεργασία και επεξεργασία δεδομένων.

Αυτό το πακέτο εκτελείται σε Windows σε αυτόνομους υπολογιστές ή σε τοπικό δίκτυο. Χρησιμοποιώντας το MS Access δημιουργούνται και στη συνέχεια λειτουργούν προσωπικές βάσεις δεδομένων (desktop) καθώς και βάσεις δεδομένων οργανισμών με σχετικά μικρό αριθμό δεδομένων.

Η Microsoft Access είναι μέρος της σουίτας του Microsoft Office και περιλαμβάνεται στο πακέτο.

Το περιβάλλον πρόσβασης έχει μια συγκεκριμένη διεπαφή για τα Windows που αποτελείται από τα ακόλουθα στοιχεία: μια γραμμή τίτλου, ένα κύριο μενού, μια γραμμή εργαλείων, πεδία εργασίας και μια γραμμή κατάστασης.

Το ΣΔΒΔ λειτουργεί με δεδομένα που μπορούν να ταξινομηθούν σε μια ιεραρχική ακολουθία. Το κορυφαίο επίπεδο της ιεραρχίας περιέχει τα κύρια αντικείμενα της Access:

Οι πίνακες είναι ο κύριος τύπος αντικειμένου, αφού όλες οι άλλες παραλλαγές των αντικειμένων προέρχονται από τον πίνακα. Τα κύρια στοιχεία του πίνακα είναι πεδία και αρχεία, ορίζουν τις ιδιότητες των στοιχείων του πίνακα.

Έντυπα - βοηθητικά αντικείμενα, η χρήση των οποίων μπορεί να εγκαταλειφθεί. Δημιουργούνται έτσι ώστε να δημιουργούν πρόσθετη ευκολία για τον χρήστη όσον αφορά την προβολή, εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων.

Ερωτήματα - τα αποτελέσματα του χρήστη που έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων για αναζήτηση δεδομένων, διαγραφή, προσθήκη και ενημέρωση εγγραφών. Τα αποτελέσματα αναζήτησης (επιλογές) παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα.

Αναφορές - τα έγγραφα που προορίζονται για εκτύπωση, τα οποία σχηματίζονται στις πληροφορίες που περιέχονται στους πίνακες και τα ερωτήματα.

Σχέδιο - περιγραφή της αρχιτεκτονικής επικοινωνιών πολλών τραπεζών βάσης δεδομένων.

Οι μακροεντολές και οι ενότητες είναι αντικείμενα αυξημένης πολυπλοκότητας · ενδέχεται να μην χρησιμοποιούνται στην καθημερινή εργασία.

Μεταξύ των χαρακτηριστικών της Access, αξίζει να σημειωθεί η παρουσία της VBA - μιας ενσωματωμένης γλώσσας προγραμματισμού, μέσω της οποίας μια εφαρμογή μπορεί να συμπληρωθεί από τις ρουτίνες των χρηστών. Αυτό διευρύνει σε μεγάλο βαθμό τις δυνατότητες της αρχικής έκδοσης του βοηθητικού προγράμματος, εξασφαλίζει την ευκολία της εργασίας.

Το πρόγραμμα λειτουργεί με τις παρακάτω μορφές αρχείων.