Sieci komunikacyjne i ich rodzaje. Powstanie i rozwój sieci komunikacyjnych. Firmy świadczące usługi sieci komunikacyjnych
Styl komunikacji to sposób, w jaki dana osoba woli komunikować się z innymi. Istnieje wiele różnych stylów, których ludzie używają w komunikacji interpersonalnej. Znajomość stylów pomaga określić, jak się zachować i czego się spodziewać po zachowaniu związanym z danym stylem.
Za podstawę pomiaru komunikacji interpersonalnej można przyjąć następujące dwie zmienne: otwartość w komunikacji i adekwatność informacji zwrotnej. Pierwszy wymiar dotyczy stopnia, w jakim otwieramy się lub ujawniamy w komunikacji z innymi, aby uzyskać od nich odpowiedź, zwłaszcza ich reakcję wskazującą na to, jak postrzegają nas i nasze działania. Drugi wymiar mierzy stopień, w jakim ludzie dzielą się z innymi swoimi myślami i uczuciami na swój temat.
Można wyróżnić pięć stylów komunikacji interpersonalnej (ryc. 4).
Styl komunikacji „samopoznanie”- styl ten charakteryzuje się wysokim stopniem otwartości na innych, ale niskim poziomem informacji zwrotnej od jednostki posługującej się tym stylem. Samopoznanie w tym przypadku mierzone jest w przedziale od średniej do maksimum. Jednostka robi to, koncentrując w ten sposób uwagę na sobie, aby wywołać reakcję innych na swoje zachowanie. Niestety styl ten cierpi na tym, że reakcja innych często pozostaje bez odpowiedniej reakcji i informacji zwrotnej ze strony osoby go wzywającej. Biorąc sobie do serca reakcje innych na swoje zachowanie, osoba posługująca się tym stylem może okazywać niepohamowane emocje, które w niewielkim stopniu przyczyniają się do nawiązania efektywnych relacji między komunikującymi się stronami.
Ryc.4. Style komunikacji
Styl komunikacji „prawdziwy”samoidentyfikacja » - charakteryzuje się zarówno maksymalną otwartością, jak i maksymalnym sprzężeniem zwrotnym. W idealnych warunkach ten styl jest pożądany, ale czynniki sytuacyjne (polityka organizacyjna, różnice w statusie itp.) mogą skłonić osobę posiadającą ten styl do porzucenia go.
Styl komunikacji « zamykanie się w sobie” - jest to zarówno niski poziom otwartości, jak i niski poziom informacji zwrotnej. W tym przypadku jednostka niejako izoluje się, nie pozwalając innym go poznać. Styl ten jest często używany przez „introwertyków” – osoby z tendencją do zwracania uwagi bardziej do wewnątrz. Skrajne przejawy tego stylu wiążą się z ukrywaniem swoich poglądów, opinii, dyspozycji i uczuć wobec innych.
Styl komunikacji”chroniąc siebie" - charakteryzuje się niskim poziomem otwartości, ale wysokim poziomem informacji zwrotnej. Jest szeroko stosowany w celu lepszego poznania innych lub trafniejszej ich oceny. Zazwyczaj osoby stosujące ten styl nie są zbyt otwarte na innych, ale lubią dyskutować o innych. Uwielbiają słuchać o sobie, ale nie lubią rozmawiać z innymi o swoich zaletach, zwłaszcza tych złych.
Styl komunikacji”handluj dla siebie" - charakteryzuje się umiarkowaną otwartością i informacją zwrotną w procesie komunikacji interpersonalnej.
Błędem byłoby sądzić, że którykolwiek z tych stylów komunikacji jest najbardziej pożądany. Praktyka skutecznej komunikacji pokazuje jednak, że styl, w jakim realizuje się jednostka, jest bardziej pożądany i stosowany w większej liczbie sytuacji. Opanowanie tego stylu to prawdziwy atut. W odniesieniu do stosowania innych stylów ważne jest zrozumienie wyzwań związanych ze skutecznym udzielaniem informacji zwrotnej, ujawnianiem siebie i słuchaniem innych.
Sieć komunikacyjna
Sieć komunikacji - jest to połączenie jednostek uczestniczących w określony sposób w procesie komunikacji za pomocą przepływów informacji (ryc. 5). W tym przypadku nie rozważamy jednostek jako takich, ale relacje komunikacyjne pomiędzy jednostkami. Sieć komunikacyjna obejmuje przepływ wiadomości lub sygnałów między dwiema lub większą liczbą osób. Sieć komunikacyjna koncentruje się na wzorcach tych przepływów opracowanych w organizacji, a nie na tym, czy znaczenie lub znaczenie komunikatu zostało pomyślnie przekazane. Jednakże sieć komunikacyjna może wpływać na zmniejszenie lub poszerzenie odstępu pomiędzy wartością wysłaną i odebraną.
Ryc.5. Sieć komunikacji interpersonalnej lidera zespołu w organizacji
Sieć stworzona przez lidera składa się z połączeń pionowych, poziomych i ukośnych. Połączenia pionowe budowane są na linii przywództwa od przełożonego do podwładnego. Połączenia poziome przeprowadzane między osobami lub częściami organizacji na równych poziomach: między zastępcami, między kierownikami wydziałów, między podwładnymi . Połączenia ukośne - Są to powiązania z innymi przełożonymi oraz z innymi podwładnymi. Sieć tych powiązań tworzy rzeczywistą strukturę organizacji. Celem formalnej struktury organizacyjnej jest skierowanie przepływu komunikacji we właściwym kierunku. Wielkość działów w organizacji ogranicza możliwość rozwoju sieci komunikacyjnej. Jeśli wielkość grupy rośnie w postępie arytmetycznym, wówczas liczba możliwych relacji komunikacyjnych rośnie wykładniczo. Stąd sieć komunikacyjna w grupie 12 osób jest bardziej zróżnicowana i złożona niż w grupie trzyosobowej. W zależności od tego, jak zbudowane są sieci komunikacyjne, działania grupy mogą być mniej lub bardziej efektywne.
Istnieją dobrze ugruntowane wzorce sieci komunikacyjnych dla grup o tej samej lub różnej wielkości (ryc. 6). W sieciach typu okręgowego członkowie grupy mogą komunikować się tylko z osobami znajdującymi się w ich pobliżu. Sieci kołowe charakteryzują się formalną, scentralizowaną hierarchią władzy, w której podwładni komunikują się ze sobą za pośrednictwem przełożonego. Obiektywną podstawą takiej sytuacji jest to, że osoba, która jest Vśrodek „koła” ma więcej połączeń komunikacyjnych niż pozostali członkowie grupy. Otrzymuje więcej komunikatów, częściej jest rozpoznawany przez pozostałych członków grupy jako osoba pełniąca funkcje przywódcze, ma większy wpływ społeczny na pozostałych członków grupy, zwykle ponosi większą odpowiedzialność za przekazywanie informacji i oczekuje się od niego więcej niż ostatecznego rozwiązania problemu. inni.
Ryc.6. Przykłady sieci komunikacyjnych w grupach
Podobny obraz obserwuje się w sieciach typu „Y”. Takie sieci nazywane są scentralizowanymi i mogą być skuteczne, jeśli zostaną rozwiązane proste problemy. Inny typ hierarchii władzy reprezentują sieci typu „łańcuchowego”, w których pojawiają się powiązania poziome – element decentralizacji. Sieci „omnichannel” reprezentują grupy całkowicie zdecentralizowane. Jest to zwykle wymagane, gdy wszyscy muszą być zaangażowani w rozwiązywanie złożonych problemów. Takie podejście nazywa się także otwartą komunikacją.
Znajomość rodzajów sieci komunikacyjnych jest szczególnie ważna dla zrozumienia relacji władzy i kontroli w organizacji. Wiadomo, że ukrywanie lub centralizowanie informacji pomaga w utrzymaniu relacji władzy.
Charakter współzależności stanowisk pracy i osób w grupie lub organizacji określi typ sieci komunikacyjnej, która będzie bardziej skuteczna. Prosta współzależność pozwala na wykorzystanie scentralizowanych sieci. Złożona współzależność wymaga „zespołowego” podejścia do budowania sieci komunikacyjnych. Jednak złożona sieć może nie rozwiązać prostego problemu.
Organizując sieci komunikacyjne w przedsiębiorstwie, należy wziąć pod uwagę specyfikę różnych rodzajów i kanałów komunikacji na każdym etapie procesu komunikacji.
Przykłady sieci komunikacyjnych w grupach
Sieć komunikacji interpersonalnej lidera zespołu w organizacji
§ 5. Rodzaje sieci komunikacyjnych
Połączenie między źródłem a odbiorcą, sformalizowane w postaci stałych połączeń wideo, nazywa się siecią komunikacyjną. Sieć komunikacyjna zakładają obecność różnych metod komunikacji między uczestnikami procesu informacyjnego i charakteryzują się pewnymi interakcjami technicznymi i strukturalnymi.
Powstający system sieci komunikacyjnych zależy od:
wielkość organizacji;
złożoność procesu produkcyjnego;
położenie geograficzne oddziałów strukturalnych organizacji;
kwalifikacje menedżera i dbałość, jaką przykłada do tworzenia i pomyślnego funkcjonowania sieci komunikacyjnych.
Główne z nich dla sieci komunikacyjnych to 1:
komunikacja pionowa:
w dół (przepływ informacji od menedżerów do podwładnych);
rosnąco (raport podwładnych do kierownictwa);
powiązania poziome-komunikacja (służą do wymiany informacji pomiędzy uczestnikami produkcji znajdującymi się na tym samym poziomie hierarchii i zwykle występują w formie informacji doradczych);
powiązania diagonalne-komunikacja (powstają z reguły pomiędzy uczestnikami procesu produkcyjnego, którzy nie pozostają w stałych relacjach formalnych, a zatem w większości przypadków mają charakter nieformalny).
Rodzaje sieci komunikacyjnych (wg klasyfikacji V. R. Vesnina) 1:
otwarty(przepływ informacji można zatrzymać dochodząc do ślepego zaułka, czyli do elementu struktury sterującej znajdującego się na końcu kanału lub natrafiając na „mediatora” (pośrednie ogniwo w sieci, którego nie można ominąć) ) i ma zdolność zapobiegania temu ruchowi - zatrzymania, zniekształcenia, skierowania na drugą stronę):
sieci typu wężowego;
sieci gwiazdowe;
sieci typu ostrogowego;
sieci typu namiotowego;
siatki namiotowe;
sieci typu domowego;
Zamknięte(ślepych zaułków i „pośredników” albo nie ma, albo można je ominąć, sieci opierają się przede wszystkim na nieformalnych lub półformalnych powiązaniach wewnętrznych, „pośrednicy” pełnią rolę łączników ułatwiających interakcję pomiędzy uczestnikami tych struktur):
sieci typu okręgowego;
sieci typu kołowego;
łączny(łączą obie zasady konstrukcji i są charakterystyczne głównie dla dużych, wielopoziomowych organizacji):
sieci typu komórkowego.
Najprostszym typem otwartej sieci komunikacyjnej jest typ liniowy wąż(ryc. 17.8).
Ryż. 17.8. Schemat ideowy sieci typu wąż
Charakteryzuje się tym, że elementy struktury zarządzania A I B, które łączy, znajdują się w ślepych zaułkach, a element W nie tylko pełni rolę pośrednika w komunikacji, ale może także ją kontrolować. Sieć taka łączy pracowników na tym samym poziomie lub jest elementem sieci bardziej złożonej i najczęściej ma charakter nieformalny.
Sieci dwu- lub więcejpoziomowe są nieodłącznie związane przede wszystkim z formalnymi strukturami hierarchicznymi i mają centralne łącze, które służy jako punkt wyjścia pionowych kanałów komunikacyjnych.
Jeżeli liczba łączy należących do niższego poziomu struktury zarządzania nie przekracza granic sterowalności, najodpowiedniejszą dla niego siecią komunikacyjną jest sieć typu gwiazda(ryc. 17.9).
Ryż. 17.9. Schemat ideowy sieci typu gwiazda
Pozwala szybko otrzymać informację i skoncentrować ją w centralnym miejscu A i wyślij go wykonawcom tak szybko, jak to możliwe B,W,G. Zvenu AŁatwo jest tu utrzymać porządek w zarządzaniu, gdyż nie ma w komunikacji pośredników ani nieformalnych kanałów komunikacji, przez co nie dochodzi do powstawania różnego rodzaju „zakłóceń”.
Jednak w przypadku dużych struktur zarządczych taka sieć komunikacyjna jest nieodpowiednia, najbardziej odpowiednia jest dla niej sieć komunikacyjna typu ostroga(ryc. 17.10).
Ryż. 17.10. Schemat ideowy sieci typu ostroga
Łącze centralne A nie jest już w stanie samodzielnie opracować wszystkich decyzji i przekazać ich wykonawcom, pojawia się więc pośrednik B, wydawanie poleceń i dystrybucja informacji pomiędzy wykonawcami W, G, D. Działając jako przedstawiciel średniego szczebla zarządzania i de iure pełniąc role drugorzędne, de facto otrzymuje ogromną władzę, gdyż kontroluje informację i może narzucić swoją wolę pierwszej osobie.
W sieciach np gwiazda I ostroga liczba kanałów komunikacyjnych skupionych w jednym centralnym elemencie może w praktyce rosnąć w nieskończoność i ostatecznie przekroczyć możliwości kontrolowania ich przez jedną osobę. Okoliczność ta w naturalny sposób ogranicza rozwój struktur zarządczych, a w konsekwencji uniemożliwia ekspansję samych organizacji, w związku ze wzrostem skali produkcji.
Dlatego duże, multidyscyplinarne struktury funkcjonalne charakteryzują się innymi sieciami komunikacyjnymi, np. markiza i jego modyfikacje (ryc. 17.11).
Istotą tych opcji jest oficjalne założenie, wraz z kanałami pionowymi, poziomych kanałów komunikacji, za pomocą których podwładni mogą bezpośrednio samodzielnie rozwiązywać wiele wtórnych problemów, co pozwala kierownictwu nie rozpraszać się nimi, ale skupić się na najważniejszej sprawie. online namiot dozwolony jest jeden poziom komunikacji poziomej – pomiędzy drugimi stronami; online dom Kanały takie są możliwe na wszystkich poziomach struktury zarządczej, co nadaje temu typowi sieci zamknięty charakter.
Podstawą sieci zamkniętych jest sieć tego typu koło(ryc. 17.12). W dużej organizacji tego typu sieć może być złożona i obejmować dodatkowe kanały komunikacji łączące wszystkich z każdym (opcja II). Jest charakterystyczny dla struktur o korzystnym klimacie moralnym i psychologicznym, pomaga jednoczyć ludzi, ułatwia wymianę informacji i idei oraz stymuluje procesy twórcze.
OpcjaIOpcjaII
Ryż. 17.12. Schemat ideowy sieci typu koło
Koordynację można osiągnąć za pomocą sieci komunikacyjnej, np koło, w którym występuje temat centralny, który ułatwia i przyspiesza proces komunikacji (ryc. 17.13).
Ryż. 17.13. Schemat ideowy sieci typu koło
W dużych organizacjach możliwe jest stworzenie struktury komunikacyjnej typu współTy(Rys. 17.14) Jest to sieć połączona, zasadniczo reprezentująca jedność przestrzeni otwartej węże i zamknięte koła Lub koło.
Ryż. 17.14. Schemat ideowy sieci typu plaster miodu
B.Z. Milner porównał efektywność niektórych typów sieci według trzech zasadniczo ważnych wskaźników (tabela 17.4) 1:
Tabela 17.4
|
Kryterium oceny |
Sieć komunikacji |
||||
|
Łańcuch |
Ostroga |
Koło |
Koło |
Plaster miodu |
|
|
Prędkość | |||||
|
Dokładność | |||||
|
Zadowolenie | |||||
Sieci komunikacyjne nie są danymi raz na zawsze i mogą ulegać zmianom w zależności od zmian w zadaniach stojących przed reorganizacją, wolumenie wytwarzanych produktów i wewnętrznej strukturze zarządzania.
Aby organizacja działała efektywnie, wszystkie jej elementy muszą ze sobą współdziałać. Proces komunikacji jest jednym ze sposobów koordynacji działań tych elementów. Aby jednak przepływ informacji był skuteczny, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, konieczna jest budowa efektywnych sieci komunikacyjnych.
Sieci komunikacyjne to interakcja osób uczestniczących w procesie komunikacji, oparta na przepływie informacji.
Sieci komunikacyjne są elementem łączącym system zarządzania. Łączą wszystkie rodzaje kanałów informacyjnych w organizacji, tworząc jednolity system komunikacji.
Z kolei kanały komunikacji to sposób, w jaki informacje przepływają od nadawcy do odbiorcy.
Zasadniczo istnieją 3 rodzaje sieci komunikacyjnych: otwarte, zamknięte (zamknięte) i połączone.
Otwarte sieci komunikacyjne charakteryzują się obecnością tak zwanych „ślepych zaułków” - obiektów zamykających sieć komunikacyjną, ponieważ nie mają z kim wchodzić w interakcję. Drugą cechą otwartych sieci komunikacyjnych jest możliwość wypowiadania się, zmiany lub ingerowania w proces komunikacji przez osoby kontrolujące przepływ informacji w sieci.
Zamknięte sieci komunikacyjne charakteryzują się brakiem lub możliwością ominięcia „kontrolerów” i barier, ślepych zaułków interakcji z tą siecią.
Sieci kombinowane łączą cechy dwóch pierwszych typów sieci komunikacyjnych. Sieć tego typu, w zależności od liczby obiektów wchodzących w interakcję w tym systemie, może być jednopoziomowa (interakcja pozioma) lub wielopoziomowa (interakcja pionowa).
Podstawowe sieci komunikacyjne.
Typ sieci „Wąż” (łańcuch).
Sieć taką charakteryzuje się obecnością dwóch obiektów „ślepych zaułków” na końcach łączącego je łańcucha, gdy obiekty znajdujące się w środku tego łańcucha pełnią nie tylko rolę pośredniczącą, ale także pełnią funkcję komunikacyjną. kontrolery.
Z reguły taka sieć nie może istnieć samodzielnie. Najczęściej tego typu interakcja stanowi integralną część bardziej złożonej sieci komunikacyjnej, w której pełni rolę nieformalnych powiązań pomiędzy podmiotami sieci komunikacyjnej.
Typ sieci gwiazdowej.
Taka sieć pozwala na szybką interakcję z informacjami, których kontrola odbywa się w łączu centralnym (A). Z kolei łącze centralne przesyła tę informację do wykonawców (B, C, D, D). Ze względu na brak pośredników i nieformalnych powiązań pomiędzy uczestnikami sieci, łącze centralne (A) zarządza procesami komunikacyjnymi. Sieć tego typu stosowana jest wówczas, gdy liczba jednostek wykonawczych niższego szczebla nie przekracza zakresu kontroli kierownika. W przypadku większych organizacji ten typ sieci jest nie do przyjęcia, ponieważ łącze centralne nie jest już w stanie sprawować kontroli i przekazywać informacji wykonawcom bez pośredników.
Zalety sieci Star:
- · Istnieje lider, centralne ogniwo, które jest odpowiedzialne za wszystkie procesy w sieci. Między liderem a wykonawcą istnieje dobra relacja.
- · Ten typ sieci charakteryzuje się dużą stabilnością, ponieważ wszystkie informacje w sieci pochodzą z łącza centralnego i odwrotnie.
- · Możliwość jednoczesnego przesyłania informacji do wszystkich uczestników sieci, co zwiększy efektywność aktualnie realizowanego zadania.
- · Wysoki poziom porządku w sieci, ponieważ wszystkimi procesami steruje centralne łącze. Aby wykorzystać tę przewagę, konieczne jest umieszczenie w centrum sieci silnego lidera, zdolnego do kontrolowania zachodzących procesów.
Wśród wad można wyróżnić poważne ograniczenia takiej sieci, niemożność jej wykorzystania na dużą skalę oraz niezdolność pracowników do przejmowania inicjatywy w swojej pracy.
Typ sieci „Spur”.
Ten typ sieci przypomina gwiazdę. Główną różnicą między tego typu interakcją komunikacyjną jest obecność pośrednika między menadżerem a wykonawcami. Skala takiej sieci jest szersza niż „gwiazdy”, dlatego sama sieć jest bardziej złożona. Nowy element sieci – pośrednik ma w tym przypadku większą władzę niż wykonawcy. Informacje, które otrzymuje, mogą zostać przez niego zniekształcone i zmienione.
Zaletami tej sieci jest to, że w przeciwieństwie do „gwiazdy” jest ona bardziej uporządkowana i dlatego nadaje się do rozwiązywania bardziej złożonych problemów. Do głównych wad można zaliczyć zależność od pośrednika, znaczenie jego roli w tego typu interakcji oraz możliwość zarządzania kanałami komunikacji w sieci.
W sieciach „gwiazdowych” i „bocznych” liczba wchodzących w interakcję osób oraz liczba kanałów komunikacyjnych może przekroczyć dopuszczalny współczynnik sterowalności. Niektóre interakcje komunikacyjne w sieci mogą wykraczać poza zasięg łącza centralnego, będącego głową takiej sieci. Aby uzyskać większą wydajność, duże organizacje wymagają bardziej złożonych, wielowarstwowych sieci komunikacyjnych.
Typ sieci „Koło”.
W tego typu interakcji komunikacyjnej informacja krąży pomiędzy wszystkimi jej uczestnikami. Sieć taka nie ma lidera i najczęściej jest niezorganizowana. Obecność tego typu sieci zapewnia bardziej komfortową atmosferę moralną i psychologiczną w zespole oraz przyczynia się do powstawania dodatkowych czynników motywujących. Ponieważ lider formalnie nie należy do takiej sieci, każda z osób biorących udział w tej interakcji ma możliwość wykazania się cechami przywódczymi i pokazania się z najlepszej strony. Zaletą tego typu sieci jest również brak pośredników: informacja jest przekazywana od nadawcy do wszystkich jednocześnie, bez pośredników, co eliminuje zniekształcenie otrzymywanych informacji. Jednak przy wszystkich pozytywnych cechach sieci takiej jak „Koło” istnieją również cechy negatywne: możliwość pojawienia się „poczucia stadnego”, a także zjawiska „myślenia grupowego”. Ponieważ w tej sieci nie ma żadnej organizacji, istnieje poważne zagrożenie dla stabilności i porządku.
Korzystanie z „koła” jest najskuteczniejsze w rozwiązywaniu złożonych problemów twórczych.
Typ sieci „Koło”.
Duże organizacje i systemy charakteryzują się obecnością grup kreatywnych. Do łączenia takich grup wykorzystywana jest sieć typu „Koło”. Taka sieć jest połączeniem cech typu otwartego „Wąż” i sieci zamkniętych - „Koło” i „Koło”. Ten proces interakcji komunikacyjnej ma swoje bariery w postaci dużej liczby powiązań końcowych. Wśród wad możemy również podkreślić zdolność dowolnego uczestnika procesu komunikacji do kontrolowania i zarządzania przepływami informacji.
Wtórne sieci komunikacyjne.
Typ sieci „Namiot”.
Ten typ sieci stał się powszechny ze względu na swoją prostotę i możliwość zastosowania w dowolnej strukturze organizacyjnej. „Namiot” charakteryzuje się cechami podobnymi do „gwiazdy”: stabilnością, minimalną obecnością nieformalnych interakcji.
Typ sieci „Namiot”.
Sieć tego typu powstaje z „namiotu”, kiedy pomiędzy dwoma ogniwami pojawia się kanał komunikacyjny, który pełni rolę pośredników w procesie komunikacji pomiędzy łączem centralnym a wykonawcami. Możliwa staje się koordynacja działań i współpraca pomiędzy pośrednikami informacyjnymi. Dla większej wydajności i funkcjonalności tej sieci wymagane jest jasne określenie praw i obowiązków pośredników informacyjnych.
Typ sieci „Dom”.
Z kolei sieć typu „Dom” powstaje z sieci „namiotowej”, gdy pomiędzy dolnymi ogniwami procesu komunikacyjnego powstają formalne powiązania komunikacyjne. Sieć tego typu jest siecią zamkniętą, w której każdy uczestnik sieci może komunikować się ze sobą bez pośredników, i to nie tylko na poziomie poziomym, ale także pionowym i ukośnym. Sieć tego typu składa się z dwóch wzajemnie powiązanych obszarów komunikacji, z których jeden stanowi okrąg łączący najwyższe ogniwa procesu komunikacji (ogniwo centralne, menedżer i pośrednicy na najwyższym szczeblu) oraz okrąg niższych ogniw procesu komunikacji ( pracownicy, wykonawcy, pośrednicy niższego szczebla). Formalnie istnieje trzeci taki krąg – łączący pośredników i wykonawców wyższego szczebla. Jedną z negatywnych cech takiej sieci jest częste przeciążenie informacyjne ze względu na dużą liczbę kanałów komunikacji.
Modele procesu komunikacji
Obecnie istnieje wiele modeli procesu komunikacji. Skuteczny lider nie musi znać ich wszystkich, istnieją jednak podstawowe modele procesu komunikacji.
Model Lasswella. Główną przyczyną powstania i zastosowania tego modelu jest potrzeba uporządkowania i podziału etapów procesu komunikacji na odrębne obszary analiz i badań. W istocie model ten służy do analizy odpowiedzi na pytania: „Kto wysyła komunikat?”, „Na jakim kanale?”, „Jaki był efekt?”. Ten schemat pokazuje wzajemne połączenie elementów komunikacyjnych. Za pomocą takiego modelu można identyfikować i przewidywać różne zakłócenia i trudności w procesie komunikacji. Model Lasswella okazał się najbardziej akceptowalny i na jego podstawie w przyszłości różni naukowcy kontynuowali badania procesu komunikacji. Tym samym R. Braddock uzupełnił model Lasswella – dodał do procesu komunikacji dwa dodatkowe etapy. Braddock podkreślał, że warunki, w jakich przebiega proces komunikacji, a także cel, dla którego proces komunikacji się odbywa, wpływają na efekt komunikacyjny. Cechą charakterystyczną wczesnych modeli komunikacji, w tym także tego modelu, jest założenie, że proces komunikowania się w większości przypadków wykorzystywany jest jako środek perswazji.
Model Shannona-Weavera. Model ten również jest uważany za proces jednokierunkowy, jednak w odróżnieniu od modelu Lasswella obecność barier jest przewidziana jako element procesu komunikacji. Istotą tego modelu jest badanie wpływu barier komunikacyjnych na efekt interakcji. Badania tego modelu wykazały, że komunikat wysłany i komunikat otrzymany nie zawsze mają to samo znaczenie i zawierają informacje początkowe. Zjawisko to zachodzi na skutek wpływu barier na proces komunikacji. Jednym z głównych celów i założeń tego modelu jest ograniczenie tego typu barier i ułatwienie procesu wymiany informacji. W tym modelu informacja zwrotna nie jest brana pod uwagę, jest ona procesem jednokierunkowym. W tym modelu komunikacji uwaga skupia się nie na jakości procesu komunikacji, ale na ilości informacji. Za pomocą tego modelu zidentyfikowano właśnie hałas, jako jedną z barier w procesie komunikacji. Czynnik ludzki w tym modelu jest przeciętny. W szczególności osoba w tym modelu komunikacji działa jedynie jako „nadawca” lub „odbiorca” informacji.
Model odpowietrzający. W odróżnieniu od modelu Shannona-Weavera model ten zakłada obecność informacji zwrotnej w procesie komunikacji. Generalnie koncepcje i idee tych dwóch modeli są podobne, jednak tutaj brany jest pod uwagę nie tylko efekt samego procesu komunikacji jako procesu jednokierunkowego, ale także efekt informacji zwrotnej. Model ten uwzględnia jedną z głównych wad modelu Shannona-Weavera, jaką był brak sprzężenia zwrotnego. W takim modelu łańcuch procesu komunikacyjnego został zamknięty, proces komunikacyjny zakończył się przed wygenerowaniem informacji zwrotnej. To Deffluer udowodnił wagę i wagę posiadania czynnika sprzężenia zwrotnego. Pokazał, że informacja zwrotna pozwala usprawnić proces komunikacji i dostosować proces komunikacji. Model Deffluer uwzględnia nie tylko przepływ informacji do odbiorcy, ale efekt sprzężenia zwrotnego, czyli odbiór informacji przez samego odbiorcę. Pod uwagę bierze się przepływ informacji zarówno do odbiorcy, jak i w przeciwnym kierunku, pod wpływem różnych czynników, które mogą zniekształcić informację. Badanie tego modelu pomogło ustalić i ustalić, że obecność informacji zwrotnej wpływa na jakość przekazu i komunikacji w ogóle. Model ten pokazał, że proces komunikacji nie jest procesem jednokierunkowym i może mieć różne zastosowania.
Model Osgooda-Schrama. Zgodnie z tą koncepcją najważniejszym etapem budowania procesu komunikacji jest kodowanie komunikatu. Model ten zakłada, że skuteczna komunikacja jest możliwa tylko wtedy, gdy odbiorca jest w stanie w pełni odkodować otrzymaną informację. Model ten zakłada, że nadawca i odbiorca komunikatu mają podobną logikę i mogą się rozumieć. Pomiędzy uczestnikami komunikacji istnieje wspólne znaczenie, w wyniku którego obie strony mogą odbierać, poprawnie rozszyfrowywać informacje i je interpretować. Obecność informacji zwrotnej według tego modelu jest sygnałem, że odbiorca poprawnie zdekodował i zrozumiał informację.
Model autorstwa Romana Jacobsona. Ideą tego modelu jest zbudowanie procesu komunikacji mowy w oparciu o sześć funkcji komunikacji językowej. Kod, kontakt, komunikaty i kontekst to środki interakcji pomiędzy nadawcą, inicjatorem procesu komunikacji i odbiorcą informacji. Takie formy interakcji są bezpośrednio związane z funkcjami języka. Funkcja języka ekspresyjnego ukazuje zmiany znaczenia rozumianej informacji w zależności od stanu emocjonalnego nadawcy informacji. Zgodnie z tą koncepcją ta sama informacja może mieć różne znaczenia w zależności od zabarwienia emocjonalnego i sposobu jej wyrażenia. Funkcja metajęzykowa pozwala na nadanie znaczenia słowu bez nazywania samego słowa, na przykład poprzez jego opis lub za pomocą objaśnień. Właściwa funkcja skupia się na samym procesie komunikacji, bez wchodzenia w szczegóły informacji zawartych w komunikatach. Funkcja retoryczna opiera się na tym, jak komunikat wygląda i na jakim etapie procesu komunikacji się on znajduje, nie biorąc pod uwagę znaczenia i treści przekazu.
Model Lazarsfelda. Model ten zawiera pomysły dotyczące koncepcji dwuetapowego procesu komunikacji. Istota tej idei polega na tym, że informacja przekazywana „osobom trzecim” może zostać znacznie zniekształcona i utracić swoje pierwotne znaczenie. Przychodzące informacje ulegają zniekształceniu podczas przemieszczania się z drugiego ogniwa procesu komunikacji do trzeciego. Obecnie model ten jest najpowszechniejszy w społeczeństwie. Koncepcja modelu opiera się na wieloetapowym przepływie komunikacji. Podkreślono, że w procesie komunikacji publicznej nie następuje bezpośrednie oddziaływanie na odbiorcę. Wpływ na społeczeństwo następuje w wyniku indywidualnej komunikacji międzyludzkiej. Innymi słowy, napływające informacje są początkowo dystrybuowane do „liderów opinii”. Następnie tacy „liderzy” rozpowszechniają takie informacje wśród swojej grupy społecznej. Ze względu na tak wieloetapowy proces komunikacji, pierwotne informacje często ulegają znacznemu zniekształceniu, a także mogą utracić swoje pierwotne znaczenie. Bardzo często w efekcie tego skuteczność ogólnych spotkań informacyjnych organizowanych w organizacji jest często bardzo niska i nieuzasadniona. Z drugiej strony praktycznie niemożliwe jest jednoczesne zgromadzenie wszystkich pracowników firmy. Wyjściem z tej sytuacji jest zbudowanie kanałów komunikacji, które zapewnią dotarcie ważnych informacji do każdego pracownika. Korzystanie z różnych baz danych (wspomnianych powyżej), innych środków technicznych, wewnętrznej sieci internetowej organizacji i tak dalej – wszystko to poprawia efektywność procesu komunikacji i pozwala uniknąć niepotrzebnego zniekształcania informacji w związku z jej wieloetapowym przejściem od nadawcy do odbiorcy.
Znaczenie formowania informacji zwrotnej w przypadku tego rodzaju komunikacji jest również bardzo duże, ponieważ to poprzez informację zwrotną określa się efekt komunikacji. W rezultacie ważne jest, aby organizacja nie tylko stworzyła system informowania pracowników, ale także stworzyła warunki dla możliwości przekazywania informacji zwrotnej. Takie podejście do rozpowszechniania informacji pozwoli także uniknąć problemów z dekodowaniem komunikatów.
Efekt powstający w wyniku wieloetapowego procesu komunikacji może również zniekształcać informacje płynące z otoczenia zewnętrznego organizacji.
Proces komunikacji i bariery
Proces komunikacji. Proces komunikacji to rodzaj interakcji pomiędzy dwiema lub większą liczbą stron, podczas której następuje wymiana informacji pomiędzy tymi stronami. Proces komunikacji obejmuje także komponowanie komunikatu, budowanie kanałów transmisji i dekatację przesyłanych informacji. Wszystkie te etapy procesu komunikacji są od siebie zależne. Tym samym można podkreślić, że głównym zadaniem procesu komunikacji jest przekazywanie i wymiana zrozumiałych informacji, bez zniekształcania znaczenia samego przekazu.
Proces komunikacji, w zależności od rodzaju samego procesu, może trwać kilka sekund lub znacznie dłużej. Zasadniczo struktura procesu komunikacji jest następująca:
- · Narodziny pomysłu. Ponieważ sam proces komunikacji jest sposobem przekazywania lub wymiany informacji, informacje te należy wygenerować lub wybrać z istniejących informacji. Nadawca musi jasno zrozumieć, jakiego rodzaju generowane informacje chce przekazać. Dobry lider musi zawsze rozumieć, jakiego rodzaju informacje i jak dokładnie je przekazać. W prostszym typie interakcji komunikacyjnej (na przykład interpersonalnej) proces generowania informacji do transmisji z reguły zachodzi w bardziej uproszczonej formie i szybciej niż w złożonych rodzajach komunikacji, w których uczestniczy duża liczba stron. Złożoność tego etapu dla nadawcy zależy także od cech osobistych samego nadawcy: umiejętności formułowania myśli, umiejętności przemawiania przed publicznością. Ale tak czy inaczej, niezależnie od rodzaju komunikacji, ten etap jest niezwykle ważny, ponieważ bez spełnienia warunków tego etapu nie można przejść do następnego.
- · Kodowanie, budowa kanału transmisyjnego. Po wygenerowaniu, sformułowaniu i wybraniu informacji do transmisji informacja powinna zostać zakodowana. Jest to proces przekształcania informacji w symbole, gesty i mimikę, który prowadzi do stworzenia komunikatu z informacji. Następnie w zależności od wybranej metody kodowania nadawca musi także wybrać kanał transmisji wiadomości. Najpopularniejszymi rodzajami kanałów są mowa i komunikacja pisemna. Praktyka pokazuje, że do przekazywania złożonych komunikatów najskuteczniejsze jest jednoczesne wykorzystanie kilku rodzajów takich kanałów.
- · Przekazywanie informacji. Trzecim etapem procesu komunikacji jest przekazywanie informacji. Na tym etapie staje się jasne, jak dobrze nadawca przygotował kanał transmisji. Jeżeli kanał jest słabo ugruntowany, informacja zawarta w przekazie może zostać zniekształcona, mogą pojawić się problemy w postaci nieporozumień i braku możliwości dalszego rozszyfrowania informacji. Uważa się, że przekazanie informacji jest najprostszym etapem procesu komunikacji, ale i najważniejszym, gdyż pojęcie komunikacji najczęściej oznacza przekazywanie informacji.
- · Dekodowanie wiadomości. Zasadniczo dekodowanie to proces wydobywania informacji z wiadomości. Przy prawidłowym kodowaniu informacji (jeśli kodowanie jest zrozumiałe dla odbiorcy) i ustalonym kanale komunikacji informacja zostanie przesłana bez zniekształceń, a odbiorca otrzyma informację, którą otrzymał. W zasadzie proces komunikacji na tym etapie jest już zakończony.
Informacja zwrotna. Często proces komunikacji obejmuje przesłanie komunikatu. Praktyka pokazuje, że reakcja na otrzymaną informację jeszcze bardziej pomoże usprawnić proces komunikacji. Proces wymiany informacji, choć bardziej pracochłonny i złożony, jest także skuteczniejszym sposobem koordynacji procesu pracy.
Proces sprzężenia zwrotnego odwraca nadawcę i odbiorcę. Aby sformułować odpowiedź na otrzymaną wiadomość, poprzedni odbiorca przechodzi przez wszystkie te same etapy procesu komunikacji. Celem tego procesu jest określenie, jak dobrze i jasno sformułowano komunikat. Formułując odpowiedź na otrzymaną wiadomość, odbiorca pokazuje w ten sposób, jak dobrze zrozumiał otrzymaną informację. Informacje zwrotne pomogą skuteczniej ustalić proces przekazywania informacji zarządczej, zarówno w trybie komunikacji pionowej, jak i diagonalnej. Również badacze procesów komunikacyjnych odkryli, że proces dwustronnej wymiany informacji bardziej sprzyja tworzeniu sprzyjającego środowiska w zespole.
Ogólną strukturę procesu komunikacji opisano powyżej. W przypadku różnych typów interakcji komunikacyjnych sama struktura może się różnić. I tak np. w przypadku poziomego procesu komunikacji struktura wygląda nieco inaczej.
Informacje w organizacji mogą przepływać różnymi kanałami, a także przechodzić na różne poziomy. Ale interakcja pracowników jednej warstwy systemu hierarchicznego jest nie mniej ważna. Zbudowanie efektywnego procesu komunikacji na poziomie horyzontalnym pozytywnie wpłynie na koordynację pracy tych działów, co w konsekwencji przełoży się na poprawę produktywności i pracy w ogóle.
W przeciwieństwie do pionowego typu komunikacji w systemie, etapy procesu komunikacji w interakcji pionowej i diagonalnej mają swoją specyfikę.
Bariery w procesie komunikacji. Jak w przypadku każdego procesu, który przebiega etapami, w procesie komunikacji mogą pojawić się przeszkody. Wystąpienie takich przeszkód w procesie przekazywania informacji wskazuje na słabo rozwiniętą sieć komunikacyjną lub niezgodność z warunkami poszczególnych etapów procesu komunikacji.
Bariery komunikacyjne to rodzaj zakłóceń, przeszkód w stosunku do odbiorcy informacji, które pojawiają się na każdym etapie procesu komunikacji. W psychologii i naukach społecznych wyróżnia się różnego rodzaju bariery komunikacyjne, takie jak: zwątpienie w siebie, nieufność do rozmówcy, nieumiejętność wyrażania swoich myśli, nieumiejętność słuchania, odmienny status rozmówców. W praktyce zarządzania pojęcie barier komunikacyjnych ma nieco inne znaczenie.
Bariery informacyjne. Bariery takie kojarzą się przede wszystkim z mechanicznym uszkodzeniem informacji i jej zniekształceniem. Zniekształcenie informacji powoduje niepewność i niejednoznaczność. Taki stan rzeczy może prowadzić do zakłócenia niektórych ważnych procesów zachodzących w organizacji. Kolejnym istotnym problemem związanym z barierami informacyjnymi jest brak informacji. Wskutek braku pełnej informacji o otoczeniu zewnętrznym organizacja nie może funkcjonować i działać efektywnie. Podobnie nadmiar informacji stanowi barierę w procesie komunikacji. Jedną z głównych cech skutecznego procesu komunikacji jest selekcja i przekazywanie konkretnych, niezbędnych informacji.
Bariery logiczne. Tego typu przeszkoda pojawia się głównie w procesie generowania pomysłów. Jeżeli osoba generująca komunikat użyje nielogicznych, niejasnych informacji ze względu na swoje cechy osobowe, wówczas najprawdopodobniej odbiorca takiego komunikatu otrzyma informację niezrozumiałą, niejasną.
Jednym ze sposobów uniknięcia logicznych nieporozumień jest argumentacja. Uwzględnienie cech rozmówcy jako osoby pomoże również pokonać barierę logiczną w komunikacji.
Bariera stylistyczna. Tego typu przeszkoda komunikacyjna wynika z niezrozumienia stron zaangażowanych w proces. Niejednoznaczność może mieć szkodliwy wpływ na proces komunikacji interpersonalnej. Bariera ta reprezentuje rozbieżność pomiędzy stylem komunikowania się nadawcy informacji a stylem komunikowania się odbiorcy. Jeśli styl nadawcy informacji jest zbyt trudny do zauważenia, odbiorca może niechcący nie dostrzec otrzymanej informacji. Jednym ze sposobów uniknięcia takich nieporozumień jest uporządkowanie informacji.
Bariera semantyczna. Bariera ta pojawia się w przypadku niezrozumienia znaczenia, jakie nadawca nadaje słowom. Takie nieporozumienie wynika z faktu, że niektóre słowa mają kilka znaczeń, a różne strony procesu komunikacji mogą odbierać informacje na swój sposób.
Dla każdego menedżera ważne jest, aby wybrać właściwy sposób komunikacji i interakcji ze swoimi pracownikami. Informacje przekazywane pracownikom muszą być dla nich zrozumiałe. Menedżer musi śledzić cechy swoich pracowników, umieć argumentować myśli, poprawnie formułować informacje, które zamierza przekazać i umieć je logicznie uzasadniać. Konieczne jest ustanowienie interakcji komunikacyjnej, aby pracownicy nie czuli się nieautorytatywni lub nie mieli niższego statusu niż menedżer. Komunikacja jest jednym z głównych sposobów koordynacji pracy personelu, menedżer musi to brać pod uwagę i potrafić budować taką atmosferę w zespole i organizacji, aby wszyscy czuli się komfortowo w pracy.
Zwiększenie efektywności procesów komunikacyjnych w organizacji
Niezależnie od rodzaju organizacji, rodzaju jej działalności, systemy komunikacji powinny być otwarte (możliwość wykorzystania przez każdego pracownika przekazanych mu informacji, wymagane kanały informacyjne), proste, zrozumiałe, rzetelne, kompletne i aktualne. Jednym z częstych błędów przy budowaniu systemów komunikacji w organizacji jest brak jednolitego systemu przestrzeni informacyjnej, organizacji i struktury kanałów komunikacji. Również brak możliwości dostarczenia informacji w odpowiednim czasie, w celu poprawy jej jakości, źle wpływa na działalność firmy. Informacje muszą krążyć wewnątrz organizacji, aby wewnątrzorganizacyjne procesy informacyjne nie wychodziły poza granice samej organizacji. Wszyscy pracownicy muszą mieć świadomość działań organizacji na poziomie, do jakiego są uprawnieni. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w których należne mu informacje są ukrywane przed pracownikiem.
Jednym z głównych kryteriów jakości procesów komunikacyjnych w organizacji jest liczba kanałów informacyjnych, możliwość ich wzajemnego połączenia, obecność ogniw pośrednich i nieformalnych połączeń komunikacyjnych. Zachowanie równowagi pomiędzy formalnymi i nieformalnymi relacjami pomiędzy pracownikami jest również wskaźnikiem skutecznej sieci komunikacji. Ważną rolę odgrywają także ugruntowane kontakty pomiędzy poziomem poziomym i pionowym, pomiędzy różnymi poziomami zarządzania, gdyż powiązania pomiędzy tymi elementami systemu w ogromnym stopniu wpływają na szybkość podejmowania decyzji zarządczych. Wymagane informacje w niezniekształconej formie muszą zostać przekazane na wymaganym poziomie, w odpowiednim czasie i w wystarczającej ilości. Spełnienie tych wymagań świadczy o efektywności sieci informacyjnych w organizacji.
Aby zapewnić maksymalną efektywność procesów informacyjnych w organizacji, wymagana jest regularna diagnostyka procesów komunikacyjnych. Ustalenie przyczyn zniekształceń i przyczyn opóźnień informacji jest pierwszym krokiem w kierunku ustalenia procesów informacyjnych. Dla działów informacyjnych w organizacji ważne jest ustanowienie równowagi pomiędzy formalnymi i nieformalnymi relacjami pomiędzy elementami systemu. Przewaga kanałów formalnych doprowadzi w efekcie do dużej centralizacji procesów komunikacyjnych.
Sieć komunikacji- jest to połączenie jednostek uczestniczących w określony sposób w procesie komunikacji za pomocą przepływów informacji. W tym pytaniu uwzględnione zostaną tylko wewnętrzne sieci komunikacyjne organizacji. Należy zauważyć że Sieci komunikacyjne tworzą podstrukturę komunikacyjną organizacji. W tym przypadku nie rozważamy jednostek jako takich, ale relacje komunikacyjne pomiędzy jednostkami. Sieć komunikacyjna obejmuje przepływ wiadomości lub sygnałów (kanały komunikacyjne) pomiędzy dwiema lub większą liczbą osób. Sieć komunikacyjna koncentruje się na wzorcach tych przepływów opracowanych w organizacji, a nie na tym, czy znaczenie lub znaczenie komunikatu zostało pomyślnie przekazane. Jednakże sieć komunikacyjna może wpływać na zmniejszenie lub poszerzenie odstępu pomiędzy wartością wysłaną i odebraną. Zatem w zależności od tego, jak zbudowane są sieci komunikacyjne, działania organizacji mogą być mniej lub bardziej efektywne. W zależności od rodzaju organizacji i rodzaju systemu operacyjnego stosuje się różne typy sieci komunikacyjnych. Zatem proste technologie (rodzaje interakcji) wymagają jasnych relacji władzy i scentralizowanych sieci. Złożone technologie wymagają organizacji pracy grupowej (pracy zespołowej) i odpowiednich sieci komunikacyjnych. Zatem OSU, podstruktura komunikacyjna, sieć komunikacyjna to pojęcia powiązane. Sieć stworzona przez lidera składa się również z połączeń pionowych, poziomych i ukośnych. Sieć tych powiązań tworzy rzeczywistą strukturę organizacji. Celem formalnej struktury organizacyjnej jest skierowanie przepływu komunikacji we właściwym kierunku.
Wielkość działów w organizacji ogranicza możliwość rozwoju sieci komunikacyjnej. Jeśli wielkość grupy wzrasta, to liczba możliwych relacji komunikacyjnych wzrasta w jeszcze większym stopniu. Stąd sieć komunikacyjna w grupie 10 osób jest bardziej zróżnicowana i złożona niż w grupie 3 osób.
Rodzaje sieci komunikacyjnych
W praktyce można wyróżnić trzy typy sieci komunikacyjnych: otwarte, zamknięte i łączone.
W sieci otwarte przepływ informacji może zostać zatrzymany; ponieważ dociera do ślepego zaułka, czyli do elementu struktury sterującej znajdującego się na końcu kanału.
W Zamknięte W sieciach ślepe zaułki albo nie istnieją, albo można je ominąć.
Połączone sieciłączą obie zasady konstrukcji i są nieodłącznym elementem większych organizacji wielopoziomowych.
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu typowi sieci, pamiętając, że mówimy o ich podstawowych schematach, a nie o „portretach” konkretnych rzeczywistych organizacji czy oddziałów.
DO otwarty sieci obejmują sieć typu wężowego (łańcuch), koła i jej odmiany: gwiazda, sieć typu Y, ostroga; namiot itp. Istnieją dobrze ugruntowane wzorce sieci komunikacyjnych dla grup tej samej wielkości. Rozważymy grupy trzy, cztero i pięcioosobowe.
DO sieci zamknięte obejmują okrąg, sieć wielokanałową, spinner. DO sieci połączone obejmują na przykład plastry miodu.
Sieć kół
Ten typ sieci przedstawia formalną, scentralizowaną hierarchię władzy, w której podwładni komunikują się ze sobą za pośrednictwem przełożonego. Obiektywną podstawą tej sytuacji jest to, że osoba w centrum „koła” ma więcej połączeń komunikacyjnych niż pozostali członkowie grupy. Podobny obraz obserwuje się w sieciach typu „Y”. Takie sieci nazywane są scentralizowanymi i mogą być skuteczne, jeśli zostaną rozwiązane proste problemy. Dane sieciowe są wyświetlane Ryż. 13.
Zaletą sieci tego typu jest to, że pozwalają one na szybkie otrzymanie informacji, skupienie jej w centralnym miejscu i przesłanie do wykonawców w możliwie najkrótszym czasie (pod warunkiem uwzględnienia zakresu kontroli). Menedżerowi (ogniwo centralne) łatwo jest utrzymać porządek w zarządzaniu, ponieważ nie ma pośredników. Taka sieć komunikacyjna nie jest jednak odpowiednia dla dużych struktur zarządczych. Ogniwo centralne nie jest już w stanie samodzielnie opracowywać wszystkich decyzji i komunikować ich wykonawcom. W sieciach typu „Spur” i „Y” ma asystenta (pośrednika), który wydaje polecenia i przekazuje informacje pomiędzy wykonawcami.
W sieciach kołowych liczba kanałów komunikacyjnych zbiegających się w centralnym elemencie może w praktyce rosnąć w nieskończoność i ostatecznie przekroczyć możliwości kontrolowania ich przez jednostkę. Dlatego duże struktury charakteryzują się innymi sieciami komunikacyjnymi, na przykład markiza(Ryc.14).
Sieć typu łańcuchowego (wąż)
Inny typ hierarchii władzy reprezentują sieci typu „łańcuchowego”, w których pojawiają się powiązania poziome – element decentralizacji. Sieć ta charakteryzuje się tym, że łączy pracowników tego samego szczebla kierowniczego, najczęściej mającego charakter nieformalny, lub jest elementem sieci bardziej złożonej, np. sieci typu „namiotowego”, będącego rodzajem „ tente”, ale z obecnością poziomych połączeń pomiędzy drugimi stronami.
Ogólnie rzecz biorąc, otwarte struktury komunikacyjne są nieodłącznym elementem organizacji biurokratycznych, w których istnieje ścisłe podporządkowanie niektórych powiązań innym i dominują powiązania formalne. Takie sieci wspierają relacje władzy, ułatwione przez centralizację informacji. Jednakże w ramach takich organizacji mogą istnieć także struktury elastyczne – opiniodawczo-doradcze (komitety, komisje, specjalne grupy twórcze), które opierają się przede wszystkim na nieformalnych lub półformalnych powiązaniach wewnętrznych i zasadach samorządności. Komunikacja odbywa się tu poprzez sieci zamknięte, w których pośrednicy pełnią rolę nie tyle kontrolerów, ile łączników ułatwiających interakcję pomiędzy uczestnikami tych struktur.
Podstawą sieci zamkniętych jest sieć tego typu "koło"(Ryc.16). W takich sieciach członkowie grupy mogą komunikować się tylko z osobami znajdującymi się w ich pobliżu. W dużej organizacji może to być złożone i obejmować dodatkowe kanały komunikacji łączące wszystkich z każdym ( wielokanałowy sieci). Jest to zwykle wymagane, gdy wszyscy muszą uczestniczyć w rozwiązywaniu złożonych problemów, konieczne jest pobudzenie procesów twórczych, co pomaga zbliżać ludzi i ułatwia wymianę informacji i pomysłów. Sieci omnichannel są całkowicie zdecentralizowane ( Ryż. 16).
W dużych organizacjach grupy kreatywne można ze sobą łączyć, wówczas struktura komunikacji przyjmuje formę „plastra miodu”. Ta sieć jest połączona, co reprezentuje jedność łańcucha i koła. (ryc. 17)
Wnioski na temat
1. Proces komunikacji jest podstawowym procesem funkcjonowania organizacji, od którego zależy skuteczność całego procesu zarządzania. Z kolei jednym z warunków skutecznego zarządzania jest podstruktura komunikacyjna organizacji.
2. Podstruktura komunikacyjna organizacji składa się z sieci komunikacyjnych. Można zatem powiedzieć, że w zasadzie czynniki determinujące wybór OSU w dużej mierze determinują rodzaj najbardziej efektywnej sieci komunikacyjnej.
3. Ogólnie można wyróżnić trzy typy sieci komunikacyjnych: otwarte, zamknięte i kombinowane, z których każdy ma swoje zalety i wady oraz obszary najlepszego wykorzystania.
Pytania do samokontroli
1. Podaj pojęcia komunikacji, procesu komunikacji, podstruktury komunikacyjnej zarządzania, sieci komunikacyjnej.
2. Podaj klasyfikację komunikacji.
3. Wymienić i scharakteryzować etapy i kluczowe role w procesie komunikacji.
4. Uzasadnić znaczenie procesu komunikacji w zarządzaniu organizacją.
5. Podaj pojęcie bariery komunikacyjnej, określ przyczyny jej występowania i uzasadnij sposoby ich eliminacji.
6. Scharakteryzuj każdą grupę sieci komunikacyjnych.
7. Określ zalety i wady każdej sieci komunikacyjnej, uzasadnij obszar efektywnego wykorzystania.
Sieć komunikacyjna to połączenie jednostek uczestniczących w określony sposób w procesie komunikacji za pomocą przepływów informacji (ryc. 5). W tym przypadku nie rozważamy jednostek jako takich, ale relacje komunikacyjne pomiędzy jednostkami. Sieć komunikacyjna obejmuje przepływ wiadomości lub sygnałów między dwiema lub większą liczbą osób. Sieć komunikacyjna koncentruje się na wzorcach tych przepływów opracowanych w organizacji, a nie na tym, czy znaczenie lub znaczenie komunikatu zostało pomyślnie przekazane. Jednakże sieć komunikacyjna może wpływać na zmniejszenie lub poszerzenie odstępu pomiędzy wartością wysłaną i odebraną.
Ryż. 5.
Sieć stworzona przez lidera składa się z połączeń pionowych, poziomych i ukośnych. Połączenia pionowe budowane są na linii przywództwa od przełożonego do podwładnego. Połączenia poziome przeprowadzane między osobami lub częściami organizacji na równych poziomach: między zastępcami, między kierownikami wydziałów, między podwładnymi . Połączenia ukośne to połączenia z innymi przełożonymi i innymi podwładnymi. Sieć tych powiązań tworzy rzeczywistą strukturę organizacji. Celem formalnej struktury organizacyjnej jest skierowanie przepływu komunikacji we właściwym kierunku. Wielkość działów w organizacji ogranicza możliwość rozwoju sieci komunikacyjnej. Jeśli wielkość grupy rośnie w postępie arytmetycznym, wówczas liczba możliwych relacji komunikacyjnych rośnie wykładniczo. Stąd sieć komunikacyjna w grupie 12 osób jest bardziej zróżnicowana i złożona niż w grupie trzyosobowej. W zależności od tego, jak zbudowane są sieci komunikacyjne, działania grupy mogą być mniej lub bardziej efektywne.
Istnieją dobrze ugruntowane wzorce sieci komunikacyjnych dla grup o tej samej lub różnej wielkości (ryc. 6). W sieciach okręgowych członkowie grupy mogą komunikować się tylko z osobami znajdującymi się w ich pobliżu. Sieci kołowe charakteryzują się formalną, scentralizowaną hierarchią władzy, w której podwładni komunikują się ze sobą za pośrednictwem przełożonego. Obiektywną podstawą takiej sytuacji jest to, że osoba, która jest ъ centrum „koła”, ma więcej połączeń komunikacyjnych niż pozostali członkowie grupy. Otrzymuje więcej komunikatów, częściej jest rozpoznawany przez pozostałych członków grupy jako osoba pełniąca funkcje przywódcze, ma większy wpływ społeczny na pozostałych członków grupy, zwykle ponosi większą odpowiedzialność za przekazywanie informacji i oczekuje się od niego więcej niż ostatecznego rozwiązania problemu. inni.
Ryż. 6.
Podobny obraz obserwuje się w sieciach typu „Y”. Takie sieci nazywane są scentralizowanymi i mogą być skuteczne, jeśli zostaną rozwiązane proste problemy. Inny typ hierarchii władzy reprezentują sieci typu „łańcuchowego”, w których pojawiają się powiązania poziome – element decentralizacji. Sieci „omnichannel” reprezentują grupy całkowicie zdecentralizowane. Jest to zwykle wymagane, gdy wszyscy muszą być zaangażowani w rozwiązywanie złożonych problemów. Takie podejście nazywa się także otwartą komunikacją.
Znajomość rodzajów sieci komunikacyjnych jest szczególnie ważna dla zrozumienia relacji władzy i kontroli w organizacji. Wiadomo, że ukrywanie lub centralizowanie informacji pomaga w utrzymaniu relacji władzy.
Charakter współzależności stanowisk pracy i osób w grupie lub organizacji określi typ sieci komunikacyjnej, która będzie bardziej skuteczna. Prosta współzależność pozwala na wykorzystanie scentralizowanych sieci. Złożona współzależność wymaga „zespołowego” podejścia do budowania sieci komunikacyjnych. Jednak złożona sieć może nie rozwiązać prostego problemu.
Organizując sieci komunikacyjne w przedsiębiorstwie, należy wziąć pod uwagę specyfikę różnych rodzajów i kanałów komunikacji na każdym etapie procesu komunikacji.
Bardzo ważną cechą każdej formy komunikacji jest jej podatność na wszelkiego rodzaju zakłócenia. Zakłócenia odnoszą się do przeszkód i barier, które powstają podczas tworzenia, przesyłania i odbioru informacji oraz zakłócają komunikację.
Głównymi barierami komunikacyjnymi są zakłócenia związane z treścią przekazu, formą przekazu, środkami komunikacji i organizacją przekazu.
Zakłócenia związane z treścią wiadomości:
- 1. Język werbalny (związany z mową, słowami). Są to przede wszystkim zakłócenia semantyczne spowodowane nieprawidłowym zrozumieniem znaczenia słów (na przykład na skutek złego tłumaczenia), niewystarczającym przygotowaniem zawodowym (brak zrozumienia specjalistycznych terminów), złą wymową itp.
- 2. Język niewerbalny (związany z mową ciała, ruchami ciała, mimiką). To przeszkody, które pojawiają się podczas negocjacji, kiedy różne strony nadają różne znaczenie tym samym gestom (przykładowo kiwnięcie głową u Bułgarów nie oznacza tak jak u nas zgody, ale zaprzeczenie).
- 3. Ingerencja logiczna . Tutaj barierą staje się inny system dowodowy akceptowany przez strony, różne wizje tych samych okoliczności, różne zasady i wytyczne. Tym samym logika bogatych różni się od logiki biednych, logika odważnych różni się od logiki ostrożnych, logika kupującego różni się od logiki sprzedającego itd.
- 4. Zakłócenia percepcyjne . Barierą może być środowisko, w którym informacja jest odbierana (np. nieprzyjazna atmosfera), stronniczy stosunek do otrzymywanej informacji, brak zaufania, sprzeczności z wcześniejszymi komunikatami, brak przygotowania percepcji (np. z powodu zaniedbania) niezbędnych prac przygotowawczych).
Zakłócenia w treści wiadomości można w dużym stopniu złagodzić poprzez:
- - dokładne przygotowanie do generowania, przekazywania i odbioru informacji;
- - zaangażowanie specjalistów w kreację przekazu i jego odbiór;
- - szkolenie personelu organizacji w zakresie procesów komunikacyjnych;
- - tworzenie środowiska sprzyjającego działaniom komunikacyjnym.
Zakłócenia związane z formularzem wiadomości:
- 1. Złożoność formy . Tutaj zakłócenia powstają z powodu trudności w zrozumieniu przekazu (na przykład z powodu nadużywania specjalnych terminów, obfitości danych cyfrowych itp.).
- 2. Niezwykły kształt. Ingerencja ma miejsce np. wtedy, gdy polecenie jest wydane w sposób niekonwencjonalny (np. w nietypowym brzmieniu).
- 3. Niespójność pomiędzy formą i treścią informacji . Na przykład sygnał o niebezpieczeństwie musi zostać wysłany w formie krótkiej wiadomości, a informacje finansowe muszą być wyczerpujące.
- 4. Nieuzasadnione pośrednictwo w przekazywaniu i interpretacji informacji. Zakłócenia powstają na skutek nieuniknionych zniekształceń na każdym etapie odbioru i transmisji wiadomości (efekt „zepsutego telefonu”).
Zakłócenia wynikające z formy wiadomości można przezwyciężyć poprzez:
- - uczynienie przekazu jasnym i przystępnym;
- - przestrzeganie ustalonych i uzgodnionych zasad prezentacji informacji;
- - zapewnienie zgodności formy przekazu z jego treścią;
- - wyłączenie nieuzasadnionych organów pośredniczących w przekazywaniu i odbiorze informacji.
Zakłócenia związane z mediami komunikacyjnymi:
- 1. Niska efektywność przekazu informacji . Przykładowo, kodowanie informacji wymaganych przez to narzędzie powoduje opóźnienie w ich transmisji.
- 2. Niska pojemność . Powoduje to przeciążenie informacyjne, np. gdy w organizacji brakuje sprzętu biurowego niezbędnego do przetworzenia i przesłania komunikatu.
- 3. Niezgodność środków z charakterem przekazywanych informacji. Przykładowo brak sprzętu video zmusza nas do ograniczania się wyłącznie do sprzętu audio, którego możliwości są znacznie mniejsze.
- 4. Słaba odporność na zakłócenia i niska jakość narzędzi komunikacyjnych. Prowadzi to do zakłócenia procesu komunikacji i drastycznie obniża jego jakość. Zakłócenia związane ze środkami komunikacji można znacznie zmniejszyć, przeznaczając dodatkowe środki na wyposażenie łączności w nowoczesną technologię.
Zakłócenia związane z organizacją wiadomości:
- 1. Słaba informacja zwrotna lub jej brak. Zwiększa to ryzyko zniekształcenia informacji i pozbawia organizację możliwości kontrolowania procesu zarządzania.
- 2. Opóźnienie informacyjne . To drastycznie zmniejsza wartość informacji i skuteczność jej wykorzystania.
- 3. Nieudany dobór partnerów w procesie komunikacji. Zwiększa to możliwość zniekształcenia komunikatu, a w niektórych przypadkach może prowadzić do zerwania komunikacji.
- 4. Zły wybór czasu i środowiska komunikacji. Obniża to wartość przekazu i skuteczność jego realizacji.
Zakłócenia związane z organizacją komunikacji można znacznie ograniczyć poprzez:
- - obowiązkowe ustanowienie stałej i trwałej informacji zwrotnej;
- - zapewnienie terminowego przekazywania informacji;
- - staranny dobór uczestników procesu komunikacji;
- - przemyślany wybór czasu i środowiska komunikacji.
